1.会议人员

(1)会议主体,指主要策划、组织会议的人员。

(2)会议客体,即参加会议的对象,包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。

(3)其他与会议有关的人员,包括主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

2.会议名称

会议的名称要求能概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。如“深圳××股份有限公司第××次(××年度)股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质和参加对象。

3.会议议题

商务会议的议题是根据会议目的来确定并付诸讨论或解决的具体商务问题,是商务会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议” 什么。

4.会议时间

会议时间是指商务会议的召开时间和会期两方面。(www.daowen.com)

会议的召开时间,指的是会议开始和结束的时间节点。

会期通常是指会议期间聚会活动一次以上的会议,从开始到结束所需要的时间段。会议可短可长,短则几分钟、十几分钟,长则数小时、几天,甚至十几天。

5.会议地点

会议地点是指商务会议的举办地,也可指举行会议活动的场所。

为了使会议取得预期效果,应根据会议的性质和规模来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备等因素。

6.会议方式

会议方式,即为了提高会议效率,实现商务目的而采取的各种形式或手段,如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。现在,随着电讯媒体的广泛运用,有些企业已采用虚拟实境会议,也就是视频会议的形式,还有有线电视、卫星通信等手段,使企业在开会方式上有了空前的发展。

7.会议结果

会议结果,即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能与预想的目标一致,也可能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标;如果不能,也至少要有会议结果,即使只是一个初步的决议或达成初步协议。会议结果通常以会议决议的形式记载下来,可以归档保存,也可以直接传达。