(一)提升财务管理机制的标准性
很多企业已认识到财务共享模式的积极作用,以将其应用到企业财务管理中,但是财务管理机制标准还是传统的管理标准,这种财务管理机制标准不适用于新型的财务管理方式,使得财务共享模式无法有效应用,也就导致内部控制力度较弱,这就需要提升财务管理机制的标准性。企业要根据财务共享模式建立新的标准业务机制,并将标准业务机制实施情况的评估作为落实财务共享服务的前提依据。加强财务管理机制的监管落实,以确保财务管理机制作用的有效发挥。通过财务管理机制,来提升内部控制力度,提升企业财务管理水平,提高工作效率,强化集团对于各子公司财务的控制。
(二)加强集中管理
我国企业应用财务共享这一模式较晚,在一些流程上还存在着一定的不足,使得一些工作流程无法迎合企业员工工作需要,无法有效的开展财务共享模式。财务共享模式作为一种集中性管理体系,其主要是运用服务端以及客户端分离的形式,来重新界定集团和各个子公司之间的业务关系,将财务管理工作进行标准化,划分到财务共享模式中,提升财务管理工作人员的集中性。通过加强集中管理的方式,将流程进行标准化,确保财务管理工作人员按照工作流程来开展财务管理工作,提升工作效率,确保各项数据信息的传递、交互、控制等的畅通。另一方面,企业要根据各项规章制度,制定可行、详细的实施细则,并成立专门的监督管理督导部门,负责日常事务的监管等工作,确保财务管理工作人员按照流程来开展财务管理工作,利于加强内部控制,降低财务风险。
(三)优化内部控制手册
财务共享模式下,企业的财务管理业务流程也发生了重大变革,总账、应收、应付、费用报销、会计档案管理等业务均交由共享中心来处理,为确保内部控制的有效性,就要重新进行风险评估,重新编制或修订企业风险清单和内部控制矩阵。企业要加强内部控制检查评价,依据内部控制手册,与经营管理实际相融合,扩展检查评价的广度和深度,认定内部控制缺陷,形成评价结论,持续改进内部控制。
(四)加强风险管控
财务共享模式使得财务部门职能发生转变,财务人员转型,减少了基础、琐碎工作,财务人员将更多的精力放到了财务管理、内控和风险管控上,为企业决策者提供了有力的决策依据,有效避免了各类风险的发生。但是,会计对业务的控制力减弱,加之财务共享模式业务处理流程长、环节多、工作量大等因素,使得作业高峰期存在信息质量缺陷和内控合规性风险。为此,企业应建立相应财务质量和风险控制体系,加强审核、稽核、复核和抽检等专业化的管理手段,识别存在的风险,并采取针对性措施及时应对。
(五)建设财务共享服务智能“云”平台
通过连接和数字化改造,实现了财务与业务的实时连带发生,构建满足内部控制要求的流程。把前端销售、物流线上化,同时将后端的财务、采购、内部资源配置与前端的新模式进行匹配。
基于“互联网+”和商业智能技术,财务共享平台涵盖了共享中心的所有基本模块,还增加了外联模块。财务共享云与携程、12306等商旅网站互联互通,通过移动填报、移动审批、移动查询等应用,员工能够随时随地进行业务处理,减少报销过程中人力资源投入,消除单据在流转过程中的安全隐患,提高企业协同效率,提升财务共享中心服务水平。单据流转的每个节点可随时调阅原始单据扫描的影像信息,解决共享模式下跨地域业务处理的难题,实现票据影像与实物统一管理,打通全电子化、可视化的财务共享中心业务流程。实现预算、费用、资产、合同、资金、核算等数据连动与共享,内部控制能够在业务发生各个环节发挥作用,进行有效稽核,堵住漏洞。
实现银行与企业互通,将系统对接,实现集中支付。通过财务云系统进行费用的申请与审批,实现事前控制;业务完成后,在系统中及时完成凭证审核,实现事中控制;审核无误的业务费用在系统中集中支付。银企之间信息的互联互通、数据资源的共享及各节点的把控实现了有效的内部控制。(www.daowen.com)
(六)加强人员培训
财务管理人员是财务共享模式的应用者,财务共享模式作为一种全新的财务管理模式,融入了大量的先进思想理念,具有极强的创新性,对财务管理人员提出了更高的要求。企业为确保财务共享模式下内部的有效控制,就要加强人员培训活动,及时更新员工的思想理念,提高他们的专业技能,提升综合素质,更好地开展财务管理工作,服从企业财务管理要求。另外,企业还需制定绩效考核机制,对员工展开绩效考核,及时找出员工工作中存在的不足,并开展针对性的培训工作,确保员工达到工作岗位要求,还要给予优秀员工适当的奖励,以提高他们的工作积极性,激发工作主动性。
【注释】
[1]杨雅莉.论财务共享服务中心实施与研究[J].财会研究,2014(9):28-29.
[2]暴娟.企业人力资源共享中心形态及战略性功能研究[D].天津:南开大学,2010.
[3]陈继勇.洛咖管理评论[M].武汉:武汉大学出版社,2007.
[4]陈力卡.基于扁平化管理理论的财务共享服务应用分析[J].财会通讯,2014(11):51-53.
[5]王小琛.集团企业财务共享中心的构建及实践研究——以MN集团为例[D].首都经贸大学,2016.
[6]虞莉.基于共享中心的成本管理——以宜家(中国)集团为例[D].上海:复旦大学,2008.
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