一张订单通过订单处理、库存分配、产生出货指示后，并不意味着订单处理作业已经结束。订单上的物品是否按时出货、是否按量出货、是否已付货款、是否发生意外，以及意外情况如何处理，都是提升客户服务水平并掌握营运状况的重要因素。

要掌握订单在整个流程中的完成情况，必须先了解订单从进入系统到结束离开系统（或与系统无直接关系）的过程中，订单状态如何转换，以及系统档案如何设计。

1.订单状态

订单进入订单管理系统后，其状态随着作业流程的进行，相应地发生变动。一般可分为下面几种状态：已输入及已确认订单；库存已分配订单；已拣选订单；已出货订单；已收款订单；已结账订单。

2.订单档案

根据订单的不同状态，建立系统档案，准确地反映订单完成情况，特别是不同状态订单进行转换时的情况，以明确处理过程中各个环节的责任。如果发生异常情况，要及时处理并记录在案。系统档案通常包括以下内容：预计销售资料及不合格资料；已分配未出库的销售资料及缺货资料、转录资料、补送资料；已拣选未出库销售资料；在途销售资料；销售资料；历史销售资料。

3.订单状态资料的查询打印(www.daowen.com)

当订单的状态及相关档案记录完毕以后，就可以随时查询并打印订单的状况资料，如订单状态明细表、未出货订单明细表、缺货订单明细表、未取款订单、未结账订单等，这些资料为客户跟踪订单完成情况提供了依据。

4.异常情况下的订单处理

掌握订单状态的变化并详细记录各阶段相关的档案资料后，对于订单处理过程中发生的异常情况便能采取更加及时、合理的措施，正确处理突发情况。

5.订单资料分析

通过建立订单资料档案，并进行整理、分析，物流企业可以获得大量的商业信息。这些信息经过整理、分析，对物流企业及其客户来讲都是十分重要的。可以从物品销售量、每种物品的市场销售情况、客户等级、每位客户的订货特点、订单处理过程中每个环节的情况、每种物品的库存情况、物流中心的作业效率等方面进行分析，为物流企业及其客户今后改进经营活动提供参考。例如，联邦快递公司（FedEx）和联合包裹服务公司（UPS）都十分重视订单信息处理及跟踪，它们都能够随时告诉客户商品在起运地与目的地之间的具体位置。推动其跟踪系统发展的关键技术因素有激光条码技术、世界范围的计算机网络，以及专门设计的软件等。这两个公司的信息系统能够报告何人、何时、何地收到了商品。除电话通知以外，托运人只要掌握商品装运批号，还能通过互联网随时跟踪其在国内外的商品。

又如，戴尔计算机公司利用并且拓展了该技术的应用，他们从订单录入开始，直到客户收到商品为止，跟踪每一笔订单，一般的进程包括订单确认、信用审查、等待零配件、生产、等待承运人提货、运输途中的各阶段，客户在知道订单号码后就可以在整个订单周期中通过戴尔公司的网站查询订单履行的情况，或者利用免费电话向客户服务中心进行查询。