采购职能传统上包括确定需求、选择供应商、达成一个合适的价格、确定条款和条件、发出合同或订单和随后的确定合适的交货。即从正确的来源获得满足质量、数量和价格要求的合适的设备、原料、储备物资和服务。或者被定义为：从外部获得的，使运营、维护和管理公司的基本活动和辅助活动处于最有利位置与必需的所有货物、服务、能力和知识。在类似的描述中，采购被认为主要是一种生产作业活动，即是一种商业采购，因此要注意与消费者购买的区别。

消费者购买一般认为：市场运作是一种零售型的，相对于一般的商品都有很多供应商，每个顾客都是在当前需求的基础上购买并同时是所购产品或服务的最终消费者；产品价格可能会随供应商的不同而变动，这主要取决于供应商选择的营销策略；消费者可以自由选择产品质量和类型以及合适的供应商；除非是例外，否则单个顾客没有能力影响产品价格和营销方式，也无法改变由供应商所选定的生产企业，各个顾客的交易量占供应商销售总量的比例也非常小。

商业采购则与消费者采购完全不同。大多数企业的需求通常是专业化的，并且采购规模一般都很大。潜在的货源也很少，甚至可能在整个市场中也只有几个客户能提供。很多采购企业的规模比它们的供应商大得多，因此在与供应商打交道的过程中可能会扮演多重角色。由于涉及的金额很大，供应商为单个顾客承担了很大风险。为了获得一笔交易，供应商通常会运用多种策略。在这种情况下，能否得到交易象征着供应商的真正实力。一方面，就需要有专门的技能来保证满足需求；另一方面，为了达到连续有效和满意的运行效果，还需要有合适的体系和程序。

采购并没有一个标准定义，这是因为企业购买商品或劳务的目的和要求不尽相同。但在实践中人们对采购概念的基本认识分为以下几个方面：

1.采购是从资源市场获得资源的过程

资源包括物资资料（如原材料、设备、工具等）和非物资资料（如软件、技术、信息等）。能够提供这些资源的供应商形成了一个资源市场。企业正是通过采购的方式从资源市场获取这些资源，因此采购的基本功能就是帮助企业从资源市场获取所需的各种资源。

2.采购是一项复杂的商业活动

企业的采购不仅种类多、数量大、供应市场范围宽，而且企业对采购活动的要求特别严格。这就需要对整个企业的需求品种、需求量、需求规律进行深入的研究，不仅要对国内国外众多的供应商进行分析研究，还要对采购过程各个环节进行深入研究和科学操作，这样才能完成好采购任务，保证企业生产所需的各种物资的适时适量供应。(www.daowen.com)

3.采购既是一个商流过程，又是一个物流过程

采购是将资源从资源市场的供应者手中转移到客户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的所有权从供应者手中转移到客户手中；二是要实现将资源的物质实体从供应者手中转移到客户手中。前者是一个商流过程，后者是一个物流过程。采购过程就是这两个过程的有机结合，缺一不可。

4.采购存在“利润杠杆效应”

采购在企业管理中具有重要地位的原因首先在于采购存在“利润杠杆效应”。（假设一家企业50％的资金用于采购原材料，其税前利润为10％。那么它每收入10万元，它将获得1万元的利润，并且这10万元收入中将有5万元用于采购。我们假设采购部门经过努力降低了2％的采购成本，那么在利润中将增加1000元，如果换成通过增加销售来获取这1000元利润的话，那么要增加10％销售额才能实现，即多卖1万元才行。）效应的存在才使得企业的高层管理者们想方设法在采购上下功夫，为企业“挤”出利润，也正是因为如此，才使得采购部门越来越受到这个微利时代的企业高层管理者们的重视。

5.采购能够以间接方式提高企业竞争力

除了直接降低采购价格，采购也能够以一种间接的方式对企业竞争力的提高做出贡献。这种间接贡献以产品品种的标准化、质量成本的降低和产品交货时间的缩短等形式出现。