备用金是指为满足企业内部各部门以及职工个人生产经营活动的需要，而暂时付给有关部门与人员使用的现金。备用金可通过“其他应收款——备用金”进行核算，也可单独设置一个“备用金”科目。此外，借方应登记备用金的领用数额，而贷方登记备用金的使用数额，余额也在借方，用来表示暂付周转使用的备用金数额。

备用金的管理，通常采用定额管理与非定额（一次性）管理这两种方式。定额管理指财务部门对经常需要使用备用金的部门核定其备用金定额，并按核定好的定额付备用金。在使用定额备用金后进行报销时，财务部门就会按照核准的报销金额付给现金，以补足备用金。

其核算过程如下。

按照定额拨付备用金。

借：其他应收款——备用金

贷：库存现金

在先使用后报销时应按照花多少补多少的原则，花掉的费用计入成本费用，而“补”是指用现金补足花掉的费用。

【例】某企业员工经单位领导审批通过后，总共报销办公用品费共计2 630元，出纳用现金补足了其定额备用金，并在发票上加盖了“现金付讫”章。编制的会计分录如下。

借：管理费用 2 630

贷：库存现金 2 630

而在具体的实际工作中，还应附上购买物品之前的请购单、报销时的报销单及发票。在请购单和报销单中，还需要有相关领导及经手人的签字。此外，在定额管理方式下，不涉及其他应收款，无论花费多少，都只涉及这两个账户，即花多少补多少。

非定额管理是指财务部门按照企业内部某部门或者某个人的实际需要，一次付给其所需的现金。在使用过后，使用者需持有关原始凭证进行报销，报销时财会部门应按照所付款项及应报销的金额进行清算，如果有余款则应全部收回，但如果金额不足则应补足其差额。

核算过程如下。

（1）按照实际数额拨付备用金，应编制的会计分录如下。

借：其他应收款——备用金（××）

贷：库存现金

（2）在先使用后报销时依据实报实销、多退少补的原则，应编制的会计分录如下。

借：管理费用（销售费用等）

库存现金（原借有余额，由经办人员退回的现金）(www.daowen.com)

贷：其他应收款——备用金（××）

会计分录也可以如下所示。

借：管理费用（销售费用等）

贷：其他应收款——备用金（××）

库存现金（原借数额少，需补给经办人员的现金）

【例】某企业员工因公出差，经单位领导审批同意之后，需报销差旅费1 560元，冲销上月预支款1 600元，余款40元缴回现金。应编制的会计分录如下。

借：库存现金 40

管理费用——差旅费 1 560贷：其他应收款——×× 1 600

但如果实际发生的差旅费为1 620元，则会计分录如下。

借：管理费用——差旅费 1 620

贷：其他应收款——×× 1 600

库存现金 20

在非定额管理的方式下，原借款应全部予以冲掉，即票是多少，费用就是多少；如果钱没花完则出纳收回，如果钱超过借支的数额则应再给员工补上。此外，实行定额管理的“备用金”科目，其金额在平时不做变动，只有在企业改变备用金的定额时才做出变动。

1.备用金的领用

企业内部人员需要领用备用金时，通常是由经办人填写借款单据。借款单据通常采用一式三联式凭证：第一联是付款凭证，可作为财务部门的记账依据；第二联是结算凭证，由出纳人员在借款期间留存，在报销时可作为核对依据，报销之后应随同报销单据作为记账凭证的附件；第三联需交借款人员保存，在报销时由出纳人员签字后，作为及时交回财务借款的收据。

2.备用金的保管

出纳人员在管理备用金的收支时，可设置一个“备用金”账户，并且编制“收、支日报表”，及时反映备用金的支出情况，然后交由财务主管审查；备用金账户应该做到逐月结清；出纳人员要妥善保管各种与备用金相关的各种票据；无论采用哪种方式管理备用金，都要严格遵守备用金的预借、使用及报销的手续制度。