使用数据源做好基本的数据透视表以后，需要对透视表进行一些格式化处理，使得数据透视表呈现的数据显示得更清晰、更美观易读。

数据透视表的结构包括4个区域：行标签、列标签、值和筛选器，如图1-3-12所示。

行标签：用于分类字段下的项目，垂直排列。

列标签：用于分类字段下的项目，水平排列。

值：用于汇总计算字段下的数据。

筛选器：用于筛选整个数据透视表。

数据透视表中的几个术语解释如下。

数据区域：包括数据标题在内的完整的单元格区域。

字段：数据源中一列的数据，标题就是字段名，出现在“数据透视表字段列表”中，进行字段拖放构建数据透视表，如图1-3-13所示。

项目：字段下面不重复的数据，如图1-3-14所示。记录：表中的每一行数据就是一个记录。

图1-3-12　数据透视表的4个区域

图1-3-13　数据透视表字段

图1-3-14　地区字段的项目　

例3-4　以“各地区省市店面销售情况.xlsx”工作簿中数据制作多层分类汇总的数据透视表，并对数据透视表进行格式化。具体操作步骤如下。

（1）数据透视表基本布局。在新工作表中插入数据透视表，参照图1-3-15，在右侧的字段列表和四个小窗格中拖放字段，或者勾选字段。

图1-3-15　汇总各地区中每个省份不同性质店面的销售情况

提示：如果想对数据透视表重新布局，有两种方法。

方法1：在“数据透视表字段”窗格中，取消选中字段前面的复选标记。(www.daowen.com)

方法2：通过单击“数据透视表工具”下的“分析”选项卡，然后单击“操作”组中的“清除”按钮，在下拉列表中选择“全部清除”选项进行设置。

（2）对数据透视表设置样式，美化数据透视表。单击“数据透视表工具”下的“设计”选项卡，通过“数据透视表样式”组选择美观合适的样式即可。例如，设置数据透视表样式为“中等深浅2”，可单击“数据透视表工具”下的“设计”选项卡，然后单击“数据透视表样式”组中的下拉按钮，在下拉列表中选择相应选项即可。

（3）设置报表的布局，设置为表格形式。单击“数据透视表工具”下的“设计”选项卡，然后单击“布局”组下的“报表布局”下拉按钮，如图1-3-16所示。报表布局有三种：压缩形式，大纲形式，表格形式。

压缩形式：所有字段压缩在一列显示，此时标题不是真正的字段名称。（默认的显示形式）

大纲形式：所有字段分列显示，分类汇总在顶部，标题是字段名称。

表格形式：所有字段分列显示，分类汇总在底部。（普通的形式）

（4）修改字段名称或者项目名称。把“求和项：销售金额”“求和项：销售成本”分别改成“销售金额”“销售成本”。在单元格里直接更改名字即可；也可以双击字段名称单元格，在出现的“值字段设置”对话框中修改。

图1-3-16　报表布局

提示：如果更改的名称与“数据透视表字段”中的字段名相同，Excel会弹出如图1-3-17提示框。此时可在字段标题的后面多加一个空格符号解决，如将“销售金额”改为“销售金额”。

图1-3-17　同名字段提示

（5）隐藏分类汇总。在默认情况下，每个分类字段都有分类汇总，当不需要这个分类汇总时，可以将其隐藏起来。在不想显示汇总的列单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中取消选中“分类汇总”栏下“地区”选项前的复选标记。如果想重新显示，再在相应列单击鼠标右键，重新选中复选标记即可。也可选择“数据透视表工具”下的“设计”选项卡，然后通过“布局”组中的“分类汇总”下拉按钮，选择“不显示分类汇总”选项进行设置。

（6）隐藏表格总计。每个数据透视表都有两个总计：行总计和列总计。行总计是透视表右侧一列或几列的总计；列总计是透视表底部一行的总计。当不需要时可以隐藏起来，可通过“数据透视表工具”下的“设计”选项卡，然后通过“布局”组中的“总计”下拉按钮进行相应设置。

（7）合并单元格。当行字段和列字段中有两个以上的字段时，外层的字段项目可以合并居中显示。在数据透视表中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选项”选项，打开“数据透视表选项”对话框，在“布局和格式”选项卡下选中“合并且居中排列带标签的单元格”复选按钮，即可见“加盟”“自营”“东北”等单元格均被合并居中。

（8）隐藏“折叠＼展开按钮”。单击“数据透视表工具”下的“分析”选项卡，然后单击“显示”分组下的“+/-按钮”进行隐藏折叠/展开图标。

提示：

1.在数据透视表中，布局完字段后，字段的项目会按照默认的规则自动排序。如果想更改字段项目的顺序，可采用手工排序的方法：将光标对准要调整顺序的字段单元格边框，当指针出现四个小箭头后，按鼠标左键拖动即可。

2.如果数据透视表的原始数据变了，可通过单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“刷新”，使得数据透视表更新。

3.复制/移动数据透视表。单击“数据透视表工具”下的“分析”选项卡，然后选择“操作”组中的“整个透视表”按钮，则可选中整个数据透视表，在此基础上进行复制操作。

4.对数据透视表进行位置的移动。单击“数据透视表工具”下的“分析”选项卡，然后选择“操作”组中的“移动数据透视表”，在此基础上选择移动位置即可。