例1-3　打开“教工系部信息表.xlsx”工作簿，在“各学院系部”工作表中（工作表内容如图1-1-52所示），为“学院”单元格区域B1：K1定义一个名称“学院名称”，为每个学院所属的系部单元格区域分别定义相应的名称。例如，把B2：B4单元格区域的名称定义为“经济与贸易学院”，把C2：C5单元格区域的名称定义为“财政与公共管理学院”，以此类推，把K2：K6单元格区域的名称定义为“法学院”。然后通过设置多种限制的数据验证，在“教工系部信息”工作表中，快速输入如图1-1-53所示的各系部名称。

图1-1-52　“各学院系部”工作表中的内容

图1-1-53　需输入的教工所属学院及系部信息

（1）定义名称。

方法1：用“定义名称”对话框定义名称。

①在“各学院系部”工作表中，选取要定义名称为“学院名称”的单元格区域B1：K1。

②单击“公式”选项卡，然后单击“定义的名称”组中的“名称管理器”按钮，如图1-1-54所示，打开“名称管理器”对话框，如图1-1-55所示。

图1-1-54　单击“定义名称”按钮

图1-1-55　打开“名称管理器”对话框

提示：①如果选择的单元格区域最上面的一个单元格或最左边的一个单元格是文本型数据，在“新建名称”对话框中，Excel会自动将该文本作为默认的名称，如图1-1-56所示，单击“确定”按钮，可将该选定的单元格或单元格区域命名为默认的名称。②也可以通过按“Ctrl+F3”组合键打开“名称管理器”对话框。

③在“名称管理器”对话框中单击“新建”按钮，打开“新建名称”对话框。在“名称”文本框中输入“学院名称”，如图1-1-57所示，单击“确定”按钮，返回“名称管理器”对话框。单击“新建”按钮，在“名称”文本框中输入“经济与贸易学院”，在“引用位置”输入框中输入单元格区域“＝各学院系部！$B$2：$B$4”（或者单击“引用位置”栏右边的收缩按钮缩小对话框后，用鼠标选取要命名的单元格区域B2：B4，再单击展开按钮，回到“新建名称”对话框的初始状态），如图1-1-58所示。

图1-1-56　“新建名称”对话框

图1-1-57　定义名称为“学院名称”

④采用同样的方法继续定义其他单元格的名称，如图1-1-59所示。本案例中定义的名称及相应的引用位置如表1-1-2所示。

图1-1-58　定义名称为“经济与贸易学院”

图1-1-59　继续定义其他的名称

表1-1-2　定义的名称及对应的引用位置

续表(www.daowen.com)

定义名称的规则如下。

①名称可以是任意字符与数字的组合，但不能以数字开头，不能以纯数字作为名称，名称不能与单元格地址相同。

②名称中不能包含空格。例如，名称不能是“NanNing”。

③名称中不能使用除下划线、点号、斜线（/）、反斜线（＼）和问号（？）以外的其他符号，其中，反斜线（＼）和问号（？）不能作为名称的开头。例如，不能使用“？gxufe”作为名称，可以使用“gxufe？”作为名称。

④名称字符长度不能超过255个字符。一般情况下，名称应该便于记忆且尽量简短，否则就违背了定义名称的初衷。

⑤名称中的字母不区分大小写。例如，名称“GXUFE”和名称“gxufe”是相同的。

方法2：利用名称框定义名称。

①选取要定义名称为“学院名称”的单元格区域B1：K1。

②在名称框中输入名称“学院名称”，按“Enter”键。这样就定义好了“学院名称”，如图1-1-60所示。

③采用同样的方法具体定义其他单元格的名称。

图1-1-60　利用名称框定义名称

提示：利用名称框来定义名称，是一种比较简单、适用性更强的方法。但是，在名称框中输入名字后，一定要记得按“Enter”键，这样才能完成名称的定义。如果在名称框中输入名称后没有按“Enter”键，而是单击了工作表的其他单元格，那么定义名称的工作就没有真正完成。此外，还要注意的是，利用名称框无法修改名称指定的单元格引用范围。如果要修改名称指定的单元格引用范围，就必须在“名称管理器”对话框中进行。

（2）设置多种限制的数据验证。

①在“教工系部信息”工作表中，选择要输入学院名称的单元格区域E2：E11，单击“数据”选项卡，然后单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框。

②在“数据验证”对话框中，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”输入框中输入公式“＝学院名称”，单击“确定”按钮，如图1-1-61所示。

③选择要输入教工系部的单元格区域F2：F11，单击“数据”选项卡，然后单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框。

④在“数据验证”对话框中，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，然后在“来源”输入框中输入公式“＝INDIRECT（E2）”，单击“确定”按钮，如图1-1-62所示。这样，“学院”及“系部”序列输入设置完毕。在E列某一单元格中输入学院的名称后，在F列对应的单元格内只能选择输入该学院所属的系部，如图1-1-63所示。

图1-1-61　为E列设置学院名称序列

图1-1-62　为F列设置教工所属系部的名称序列

公式解析：在本示例中，E列的某个单元格输入的是学院名称字符串，而这个学院名称字符串又恰好是各个学院下属系部列表区域的名称，因此需要使用INDIRECT函数将这个字符串转换为真正的名称。

图1-1-63　通过二级菜单输入“学院”及“系部”信息

在制作公司的员工信息表格时，经常要输入各个部门的名称及每个部门所属的员工姓名。这时，可以使用多种限制的数据验证来实现快速输入。