在Excel2013中，通过“数据验证”功能，可以设置一些规则来规定单元格中输入的数据。比如，学生的成绩如果为百分制的话，则输入小于0或大于100的成绩就为非法数据，当“期考成绩”字段的单元格设置数据验证后，如输入小于0或大于100的成绩，就会弹出如图1-1-39所示的警告错误信息。

图1-1-39　输入非法值后弹出的对话框

在实际使用过程中，有时需要设置某些单元格只能输入文本，不能输入数字等其他类型的数据，这时，通过“数据验证”功能就可以使单元格只能输入文本。

例1-1　打开“员工信息表.xlsx”工作簿，对其中的员工信息表设置“工号”字段不能输入重复的内容、“手机号码”字段只能输入文本型的数据，如果在这两列输入了非法数据，则弹出对话框提醒重新输入。

（1）设置不能输入重复值的具体步骤如下。

①选中A列，单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据验证”下拉按钮，在出现的下拉菜单中选择“数据验证”选项，如图1-1-40所示。

图1-1-40　选择“数据验证”选项

②打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中单击“验证条件”→“允许”栏中的下拉按钮，在下拉引表中选择“自定义”选项，然后在公式框中输入公式“＝COUNTIF（A：A，A1）＜＝1”，如图1-1-41所示。

公式解析：COUNTIF函数是条件计数函数，公式“＝COUNTIF（A：A，A1）＜＝1”表示：在A列输入数据时相同数据的个数要小于或等于1，即指定的单元格区域中不能出现相同的数据，如果输入数据时相同数据的个数大于1，即指定的单元格区域中有相同的数据，那么输入的数据就为非法的数据。

③单击“输入信息”选项卡，在“标题”栏中输入“员工工号”，在“输入信息”栏中输入“请输入不重复的数据作为员工的工号”，如图1-1-42所示。

图1-1-41　设置“数据验证”的验证条件

图1-1-42　设置“数据验证”的输入信息

④单击“出错警告”选项卡，在“标题”栏中输入“数据非法”，在“错误信息”栏中输入“您输入了重复的工号，请重新输入！”，单击“确定”按钮，如图1-1-43所示。设置完成后，在A列输入相同的数据后将弹出如图1-1-44所示的提示出错对话框，提示重新输入正确的数据。

图1-1-43　设置“数据验证”的出错警告

图1-1-44　输入非法数据后弹出的对话框

（2）设置只能输入文本型数据的具体步骤如下。

①选中E2单元格，采用与前面相同的方法打开“数据验证”对话框。在“设置”选项卡中，单击“验证条件”栏下的“允许”栏中的下拉按钮，在下拉列表中选择“自定义”选项，然后在公式框中输入公式“＝ISTEXT（E2）”，如图1-1-45所示。(www.daowen.com)

提示：这里通过ISTEXT函数对A2单元格的数据进行验证，文本型的数据才允许输入。

②单击“输入信息”选项卡，在“标题”栏中输入“文本型数据”，在“输入信息”栏中输入“请输入文本型的数据作为手机号码”，如图1-1-46所示。

图1-1-45　设置“数据验证”的验证条件

图1-1-46　设置“数据验证”的输入信息

③单击“出错警告”选项卡，在“标题”栏中输入“出错了”，在“错误信息”栏中输入“您输入的数据不是文本型数据，请重新输入！”，单击“确定”按钮，如图1-1-47所示。在E2单元格中输入一个非文本型的数据后将弹出如图1-1-48所示的提示出错对话框，提示重新输入正确的数据。

④拖动E2单元格右下角的正方形填充柄到E列的其他单元格，对其他单元格设置数据验证。

图1-1-47　设置“数据验证”的出错警告

图1-1-48　输入非法数据后弹出的对话框

数据验证不仅能够对单元格的输入数据进行条件限制，还可以在单元格中创建下拉列表菜单，方便用户选择输入。

例1-2　打开“教工信息表.xlsx”工作簿，对照图1-1-49中的表格信息，在Sheet1工作表的D列中快速无误地输入教工的职称信息，具体操作步骤如下。

（1）选中Sheet1工作表的D列，采用与前面相同的方法打开“数据验证”对话框。

（2）在“数据验证”对话框中，单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项；在“来源”输入框中输入职称序列“教授，副教授，讲师，助教，未定级”（注意该序列的各个项目之间用英文逗号隔开），单击“确定”按钮，如图1-1-50所示。

（3）设置好后，单击D列数据区域的某个单元格时，在该单元格的右侧出现一个下拉按钮，单击该按钮，就可以在列表框中选择输入职称信息，如图1-1-51所示。

图1-1-49　教工信息表

图1-1-50　输入指定的序列数据

图1-1-51　从下拉列表中选择输入数据