在使用Excel进行数据分析时，用来录入明细数据的表格称为数据表，而用来计算数据表中汇总结果的表格称为汇总表或者报告表格。在数据表中，一列称为一个字段，其标题为字段名，其余为字段的值；标题行以外的其余各行称为记录，每条记录的格式要一致。

在制作数据表时，在结构上应注意五项基本原则。

1.不要把标题放在数据表中

有些人为了能反映表格的信息，喜欢在表中添加标题，如果是汇总表，这无可厚非，但是在数据表中不要增加标题。在Excel的数据表中，标题行主要用于存储每列数据的属性，如图1-1-1中的“年龄”“分销点”“销售量”字段是排序和筛选的依据，如果在其上方增加了一行标题行，就会影响到后续的排序和筛选。因此，在数据表中，不要增加标题来占用工作表的首行，标题在工作表和工作簿名称中标识出来即可，如图1-1-2所示。

图1-1-1　员工销量统计表（数据表中放标题）

图1-1-2　员工销量统计表（标题体现在工作表或工作簿名称中）

2.不要使用多层表头

在数据表中，每一列都是不可再分割的基本数据项，同一列不能有多个值，即数据表中的一个字段不能有多个值。有些人在制作数据表时，喜欢使用多层表头，这就不符合Excel数据表的规范。如图1-1-3所示的职工工资表，由于将“工资”字段分成了“基本工资”和“附加工资”两列，因此在对“工资”字段进行数据筛选时，就会出现如图1-1-4所示的只显示“基本工资”数值的情况；在制作数据透视表时，字段列表中也只显示“工资”字段，如图1-1-5所示。因此，应把双层表头进行改正，改为如图1-1-6所示的单层表头。

图1-1-3　职工工资表

图1-1-4　对“工资”字段进行筛选

图1-1-5　制作数据透视表时可用的字段

图1-1-6　修改后的职工工资表(www.daowen.com)

3.记录之间不要插入多个标题行

有些人在制作记录较多的数据表时，为了在浏览表格过程中能随时看到标题行，并且在打印每一页时显示标题行，就在记录之间插入多个标题行，这样的数据表也是不规范的。如图1-1-7所示的电器销售表，第21行就是重复的标题行，应把该行删除。

4.不要合并单元格

在数据表中，不管是行还是列，不要随意合并单元格。在Excel中，每个单元格都是独立存在的，应保证每一个字段、每一条记录的数据与结构都整齐，这样才能便于数据的导入和更新，便于数据透视表和图表的生成。如图1-1-8、图1-1-9所示的表格都是不符合规范的，在对这两个表格进行排序时就会出现如图1-1-10所示的提示。

5.记录中不能出现空行

在数据表中，记录之间不能用空行隔开。Excel对数据进行处理时，一旦遇到空行就会把数据分成独立的表格。比如在图1-1-11的数据表中插入数据透视表时，系统只会选择A1：D6的单元格区域为数据区域，如图1-1-12所示。由于这种情况下选取的数据并不完整，因而会对后续处理或分析产生偏差。

图1-1-7　电器销售表（记录之间存在多个标题行）

图1-1-8　电器销售统计表（数据表中有合并单元格）

图1-1-9　员工销售表（数据表中有合并单元格）

图1-1-10　排序时弹出的对话框

图1-1-11　水果销售表（记录中有空行）

图1-1-12　插入数据透视表时选取的数据不完整