（一）总分类账的格式及登记方法

总分类账必须采用订本账，最常用的格式为三栏式，即设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。

总分类账的登记方法一般取决于单位所采用的账务处理程序（账务处理程序我们将在第十一章予以详细介绍）。它既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据科自汇总表或汇总记账凭证等登记。

（二）明细分类账的格式及登记方法

明细分类账一般采用活页账，其格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式（或称平行式）等多种。

1.三栏式明细分类账的格式及登记方法

（1）格式

三栏式明细账与三栏式总账格式相同，即设有借方、贷方和余额三个金额栏目，适用于只进行金额核算的账户。如“应收账款”“应付账款”等往来结算明细账户，都采用此格式。

（2）登记方法

三栏式明细账是根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按交易或事项的先后顺序逐笔进行登记的。具体如下：

日期、凭证编号、摘要：按照记账凭证进行登记。

借方：根据记账凭证中的借方金额登记。

贷方：根据记账凭证中的贷方金额登记。

余额：计算填列。

【例2】嘉宇公司“应收账款—大商集团”3月1日借方余额为50 000元。3月份发生如下业务，编制记账凭证：

①3月5日，企业销售给大商集团一批产品，价款20 000元，增值税3 200元，产品已经发出，但尚未收到款项。编制转5号记账凭证如下：

借：应收账款—大商集团23 200

贷：主营业务收入20 000

应交税费—应交增值税（销项税额）3 200

②3月11日，企业收回大商集团前欠货款50 000元，存入银行。编制银收18 号凭证如下：

借：银行存款50 000

贷：应收账款—大商集团50 000

根据上述业务登记“应收账款—大商集团”明细账，见表8-11。

表8-11　应收账款明细账

2.多栏式明细账的格式及登记方法

（1）格式

多栏式明细账是根据需要，将借方或贷方金额栏按照明细项目分设若干个专栏。因此，多栏式明细账又分为借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。如“生产成本”“管理费用”“制造费用”等成本、费用账户，多采用借方多栏的格式，收入类账户多采用贷方多栏的格式。

（2）登记方法

下面以借方多栏式明细账为例说明其登账方法。多栏式明细账是根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐笔登记的，平时在借方登记费用成本的发生额，月末贷方登记将借方发生额一次转出的数额。

【例3】嘉宇公司3月份发生如下有关管理费用的业务并编制记账凭证：

①3月2日，购买办公用品，支付现金300元。编制现付2号凭证如下：

借：管理费用300

贷：库存现金300

②3月19日，计提管理部门用固定资产的折旧4 800元。编制转22号凭证如下：

借：管理费用4 800

贷：累计折旧4 800

③3月22日，以银行存款支付管理部门电费3 100元。编制银付16号凭证如下：

借：管理费用3 100

贷：银行存款3 100

④3月25日，以银行存款支付管理部门水费900元。编制银付20号凭证如下：

借：管理费用900

贷：银行存款900

⑤3月31日，分配管理部门负担的薪酬1 200元。编制转25号凭证如下：

借：管理费用12 000

贷：应付职工薪酬12 000

⑥3月31日，结转本月发生的管理费用21 100元至本年利润。编制转35凭证如下：(www.daowen.com)

借：本年利润21 100

贷：管理费用21 100

提据上述业务登记管理费用明细账，如表8-12 所示。3月31日，将所发生的21 100元管理费用一次从贷方转出，结平“管理费用”账户。

在实际工作中，由于成本费用类科目的明细账贷方发生额较少，也可以采用不设贷方栏的格式。采用这种格式的明细账时，需要在借方用红字登记贷方发生额。如表8-13所示，在月末“结转费用”一栏，依次用红字在借方登记结转的费用发生额，结平“管理费用”账户。

表8-12　管理费用明细分类账（设贷方栏）

表8-13　管理费用明细分类账（不设贷方栏）

3.数量金额式明细账的格式及登记方法。

（1）格式

该类明细账在其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）都分别设有数量、单价和金额三个专栏，适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，如“原材料”“库存商品”“周转材料”等存货账户，均采用此格式。如表8-14的原材料明细账。

（2）登记方法。数量金额式明细账是根据审核无误的记账凭证、原始凭证、汇总原始凭证等，按交易或事项发生的时间顺序逐笔进行登记。具体方法如下：

日期、凭证编号、摘要，登记方法同前面所述。

收入栏中，数量根据入库数量填列，单价根据计算的单位成本填列，金额根据“数量×单价”计算填列。发出栏中，数量根据出库数量填列，单价根据不同的方法计算填列，可采用先进先出法、加权平均法等方法，金额根据“数量×单价”计算填列，结存栏中，数量、单价、金额需计算填列。

【例4】嘉宇公司3月1日“原材料—亚麻纱线”结存数量1.5吨，单价16 000元/吨，金额为24 000元。3月份发生如下有关“原材料—亚麻纱线”的业务：

①3月10日，购入亚麻纱线2 吨，单价16 000元/吨，增值税5 120元，材料已入库，款项已付。编制银付4号凭证如下：

借：原材料—亚麻纱线32 000

应交税费—应交增值税（进项税额）5 120

贷：银行存款32 512

②3月31日，生产领用亚麻纱线3吨，单价16 000元/吨。编制转38号凭证如下：

借：生产成本48 000

贷：原材料—亚麻纱线48 000

根据上述业务登记原材料明细账，见表8-14。

表8-14　原材料明细分类账

4.横线登记式明细账的格式及登记方法

（1）格式

横线登记式明细账，又称平行式明细账，其基本结构是在同一张账页的同一行，记录某一项交易或事项的全过程。这种明细账一般适用于需要逐笔进行结算的交易或事项，可以依据每一行的栏目是否登记齐全来判断交易或事项的进展情况。如对“其他应收款—备用金”明细账的核算、对在途物资的明细核算就可以采用这种明细账。

（2）登记方法

下面以“其他应收款一备用金”明细账为例，说明横线登记式明细账的登记方法。

【例5】嘉宇公司3月1日“其他应收款—备用金”无余额。3月份发生如下经济业务：

①3月5日，职工李玉预借2 000元差旅费。编制现付凭证如下：

借：其他应收款—李玉2 000

贷：库存现金2 000

②3月20日，王志预借1 000元差旅费。编制现付凭证如下：

借：其他应收款—王志1 000

贷：库存现金1 000

③3月25日，李玉报销差旅费2 250元。编制现收凭证、转账凭证如下：

借：管理费用2 000

贷：其他应收款—李玉2 000

借：管理费用250

贷：库存现金250

根据编制的记账凭证，登记“其他应收款—备用金”的明细账，见表8-15。

表8-15　其他应收款—备用金明细分类账

从明细账中可以清楚地看到，李玉预借差旅费及报销这一交易事项已全部完成，王志预借了差旅费，但尚未报销。