不同的机构由于自身的特点、目标、职能等不同,其财务组织机构与职责也各不相同。下面将分别阐述一般工商企业、金融机构和其他组织三类机构的财务组织机构与职责。
(一)一般工商企业组织机构
1.一般工商企业中的财务组织机构设置
财务管理组织机构和人员是实施财务管理活动的主体,因此,财务管理组织机构的设置以及人员配备是财务管理的基础工作。企业财务管理组织机构的设置应综合考虑企业的经营性质与规模、行业特点、业务类型以及企业总体组织形式等多方面因素,机构内部的设置要体现分工明确、职权到位、责任清晰的要求,以保证企业财务工作顺利进行。小企业的财务机构和会计机构可以设在一起,财务人员兼做会计业务。对于规模较大的企业来说,二者应当分开设置,即分别设置财务部和会计部,财务机构负责组织财务活动和处理财务关系,会计机构负责会计核算与报告财务信息。
财务机构和岗位设置应当符合分级和归口管理原则。分级管理是指在企业组织内部按从上到下的顺序分解职责和权力的管理制度。企业根据自身的特点优化配置机构和人力资源,形成科学、合理的管理层面,自上而下,层次要尽可能少,以减少管理环节,对内提高工作效率,对外贴近市场,以形成灵活、快速的市场反应能力。归口管理是指业务活动在企业组织内同一层级的不同部门以及同一部门的不同岗位和员工之间进行分派,明确责任,便于执行和考核。
财务机构和岗位设置应当符合内部控制的基本原则。例如,岗位设置要符合职务分离原则,也就是说,同一业务过程需要由不同的人员共同执行、相互监督,尽量避免由同一个人独自负责同一业务的全过程,尤其是款项的收付与记账必须分别由不同的人执行,经营方案的提出、审批、责任考核要由不同的人员分别执行。[2]
为了组织和实施财务管理工作,企业需要设置财务部和会计部两个部门,分别负责财务管理工作和会计信息处理工作。
(1)财务部的主要职责是组织财务活动和处理财务关系,即负责资本筹集、资本运用、财务运营、收益分配等财务活动的计划与实施,以及协调和维护企业与股东、债权人、被投资企业、债务人企业、供应商、客户、政府税务部门等之间的关系,通过计划、组织、控制以及激励等环节实现财务管理活动目标,促进企业提高经营效率,实现资本的保值和增值。在设计财务部门的组织机构时,企业通常会根据具体情况,将相对重要的职能进行相应的拆分——有的由不同部门行使不同的职能,有的由同一部门行使所有的职能。为了实现这些职能,财务部要设置相应的下属机构,分别负责筹资、投资、运营、分配等活动的决策、计划、组织、控制、分析、考核以及战略规划等财务管理工作。
(2)会计部的主要职责是通过确认业务、填制会计凭证、过账、结账、编制会计报表等活动收集、处理和报告财务会计信息及管理会计信息,通过对账和盘存等活动保障企业财产物资的安全和完整,保证企业经营活动的合法性和合规性,通过制定合理的税务政策和税务程序合法避税,降低企业的税负。为了实现这些职能,会计部也要设置相应的下属机构,分别负责信息与电子数据的处理、财务会计信息的归集与报告、税务会计业务和货币资金管理等。
2.一般工商企业中财务机构的工作职责
鉴于本书主要讲述财务管理相关内容,故这一部分仅就财务部相关的岗位与职责进行论述,而不涉及会计部的相关岗位与职责。财务部应设置财务部经理、筹资管理员、投资管理员、分配管理员、存货管理员、成本分析员、销售与信用分析员、预算管理员、财务分析员、工资考核员以及战略管理员等岗位,分别负责相应的财务管理工作。
(1)财务部经理具体负责协调和管理财务部的工作,主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作;组织协调、指导监督财务部的日常管理工作,监督执行财务计划,完成公司财务目标。财务部经理自身要有良好的专业素养、丰富的工作经验,熟悉各种财务相关知识,具有良好的职业道德。
(2)筹资管理岗的主要职责是根据企业的生产经营、对外投资和调整资本结构的需要,通过筹资渠道和资本市场,运用适当的筹资方式,经济有效地筹集企业所需的资本。筹资管理岗应当了解企业自身的特点,熟悉各种筹资方式的特点,以便为企业选择最为适当的资金筹集方式。
(3)投资管理岗主要负责企业投资管理工作,制定投资策略和战略资产配置,为了企业的利益,采取资产组合方式对企业资产进行投资管理。由于投资可以分为金融投资和实物投资,因此,投资管理岗也可以分为金融投资管理岗和实物投资管理岗,前者主要负责金融资产的投资管理,后者则主要负责实物资产的投资管理。
(4)分配管理岗主要负责与企业收益分配相关的管理工作,既包括股利的分配,又包括债务利息的分配,因此其工作与股权筹资和债务筹资过程都具有一定的交叉性。
(5)存货管理岗的主要职责就是对企业的存货进行管理,主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析,最后进行有效控制,达到存货管理的最终目的——提高经济效益。存货管理岗具体职责包括分析原材料的购买需求并测算相应的资金需求,管理物料和产品存货的余额等。
(6)成本分析岗主要负责企业生产成本的核算和分析。因此,成本分析岗应当对企业的产品生产过程、技术工艺、组成结构等相当熟悉,并熟练地掌握各种成本计算及分析方法,能根据企业自身的特点灵活运用。
(7)销售与信用分析岗的主要职责是根据产品销售情况,拟定和修订企业的信用政策,分析客户的信用,拟订和修订收款方案,使企业更好地利用信用政策来扩大收益。
(8)预算管理岗的主要职责是负责企业全面预算编制中的协调与汇总工作,拟定公司财务预算管理制度,加强预算管理,协助总经理室编制年度经营预算,组织实施全面预算管理,实现年度经营目标。
(9)财务分析岗主要负责企业的财务分析工作,对企业的各项财务指标进行分析,评价企业的财务状况和经营成果,为企业的财务决策提供服务。财务分析岗应当熟悉各项财务指标的计算方法及其意义,具有扎实的财务基础,能对企业的财务状况作出准确的判断。
(10)工资考核岗主要负责对各个部门及个人的绩效进行考核。工资考核岗应该熟悉各种不同的业绩考核评价方法,制定适合公司的考核系统,对业绩作出准确的评价。
(11)战略管理岗主要负责企业的战略管理工作,以及改制、重组、并购等重大事项的分析、规划和决策参谋工作。战略管理岗应当熟悉企业的战略管理程序与方法,熟练掌握战略分析与决策的技巧与方法,熟悉公司的业务以及各种战略方案的内涵。(www.daowen.com)
(二)金融机构
1.金融机构中的财务组织机构设置
金融机构是指从事金融服务业有关的金融中介机构,为金融体系的一部分。金融服务业包括银行和非银行金融机构。非银行金融机构包括证券、保险、信托、基金等。随着金融业的发展以及金融业自身的行业特点,财务人员在金融业中占据着越来越重要的地位。
金融机构作为特殊的企业,其经营内容、风险和影响程度与一般企业是不同的。因此,金融机构中的财务组织与一般的工商企业有一定的区别。金融机构本身的经营对象为金融资产,因而在其业务中也涉及大量的财务知识,而一般工商企业的核心业务涉及的是实物资产,导致二者的财务组织的不同。金融机构中的财务组织与整个企业的组织结构密切相关,因为金融机构除了本身作为一个组织实体有其财务和会计的工作要求外,其业务过程中涉及的财务知识也要求财务人员渗透到各个具体岗位。
2.金融机构中财务机构的工作职责
(1)存款性金融机构。存款性金融机构的核心业务主要有吸收储户存款、发放贷款、现金资产管理,因此主要设置银行业务主管、出纳、外币交易、信贷、信用分析、贷款规划、财务分析、证券投资与交易等岗位。银行业务主管的职责是对业务人员进行管理,负责处理支票,代理顾客结算其他现金项目,改进银行计算机设施及电子网络等。银行主管应该了解及评估客户需求,洞察客户信息,熟悉行业资讯,掌握企业财务知识。与吸收储户存款相关的岗位主要是出纳和外币交易员,他们负责接受存款、支付现金并向储户传递各种相关信息。与贷款业务相关的岗位主要有信贷员、贷款规划员和信用分析员,他们负责企业信贷相关的业务,必须对企业的信贷政策相当熟悉。与现金资产业务相关的岗位有财务分析员和证券投资分析员,他们主要负责现金资产投资分析等业务,必须熟悉各种财务理论,掌握各种分析技术和方法。
(2)证券中介机构。证券中介机构包括证券公司和证券服务机构。证券公司是从事证券承销、证券自营和证券经纪等业务的金融机构。证券服务机构包括证券登记结算公司、证券投资咨询公司、会计师事务所、资产评估机构和信用评级机构等。与证券交易和经纪业务相关的岗位有证券分析员和证券交易员,他们主要对与证券市场相关的各种因素进行研究和分析,包括对证券市场、证券价值及变动趋势进行分析、预测,并向投资者发布投资价值报告等,根据客户投资指令迅速有效地执行交易,进行风险控制。与证券承销业务相关的岗位主要是投资银行家,其专门负责为企业发行股票、债券等。与投资咨询业务相关的岗位有证券分析师、长期规划兼并专家、全球融资和发展专家等,主要负责与投资相关的咨询业务。这些岗位的人员务必具有相当扎实的金融和财务知识,熟悉各种投资专业技术。与服务中介相关的岗位有注册会计师、资产评估师、信用评估人员等,这些岗位的人员主要为企业提供审计、资产评估和信用评估等服务。
(3)保险公司。保险公司是专门从事经营商业保险业务的金融机构。保险公司一般设有保险代理人和经纪人、核保员、损失理算员、精算师、投资专家等岗位人员。保险代理人和经纪人的主要职责是为公司招揽保险业务,代表公司签署保险合同,因此必须相当熟悉公司的业务流程和业务内容。核保员主要负责承保新业务,检查保单,决定保单业务的接受与否,在执行业务时常常以个人的经验作为参考,因此需要熟悉各种保险业务、相关风险并有丰富的工作经验。损失理算员就是大家经常听说的理赔员,负责理赔调查相关事宜。精算师主要从事保险费、赔付准备金、分红、保险额、退休金、年金等的计算,工作中需要深厚的数学功底、保险专业知识和丰富的经验。投资专家负责保险公司的财务管理相关工作。由于保险公司的现金流入与流出比一般工商企业更难预测,因此对投资专家岗位的能力要求也更加高。
除上述几种金融机构之外,金融市场上还有许多其他金融机构,如投资基金、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司等。这些金融机构会设基金管理专家、信托专家、信用分析员、融资规划专家等职位。基金管理专家是对向公众募集的资金进行管理的人,需要具有丰富的证券投资经验。基金管理专家所具有的专业知识水平是一般投资者所达不到的,而且他们有能力及时获得各种必要的资料和信息,并且在投资决策中采用最先进的证券分析和各种专门方法,从而最大限度地保证投资决策的正确性。信托专家基于委托人的信任为委托人提供多种服务,帮助其进行资金的管理投资等。信用分析员在金融租赁公司中是一个非常重要的职位,负责对公司的信用状况进行分析,需要掌握各种专业知识和分析技术。财务咨询机构和财务公司中的融资规划专家负责帮助企业进行融资分析、评价和选择融资方案。
为了保障金融市场正常有序地运行,需要对金融活动实施监督和管理,因此需要相关的金融监管机构,并形成完整的监管体系。这些机构也有其自身的财务组织形式,具有各种各样的财务人员,负责对金融市场进行监督和管理。
(三)其他组织机构
1.其他组织中的财务机构设置
其他组织主要是指政府与非营利组织。这些组织是不以营利为目的的组织,但其正常运行中也需要进行各种财务活动,也需要设置一定的财务组织。
(1)政府机构中的财务组织主要是指各级政府下属的,负责进行财政预算编制与实施,管理财政资金收支,管理国库,并向所属政府机构提供财政预算执行情况报告的各级财政机关。另外,各级税务机关、海关和中央银行也是政府机构中的财务组织,履行与税收和货币相关的职能。
(2)非营利组织主要是指一些不以营利为目的的公益性组织。这类组织最大的特点是“非营利”性,因此不存在营利组织中的所有者权益问题。非营利性组织有其不同于一般营利性组织的财务特征,顾客并不是其资金的主要来源,也不存在利润指标。非营利组织财务管理在资金管理上的作用主要体现在两个方面:①有助于降低动作的成本,提高组织动作效率,使有限的动作资金发挥最大的社会效用;②有助于非营利组织对外树立形象,提高组织公众信度,使组织的筹资管理更顺利有效。非营利性组织与营利性组织在组织和管理方面也有一些相似之处,在建立财务组织的时候也可以适当参考一般营利组织的财务组织形式。
2.其他组织中财务机构的工作职责
(1)各级财政机关由本级政府领导。财政部是中央财政机关,对国务院负责。政府财政机关通常会设置预算管理员、国库管理员、经济建设管理员、监督检查员等岗位。预算管理员主要负责编制、落实政府机构的预算工作;考核各部门的预算执行情况;指导下一级财政机关的预算管理工作等。国库管理员的职责主要是贯彻落实财政国库管理制度改革工作,办理预算单位用款计划的编制、批复和管理工作等。经济建设管理员主要负责与有关部门合作,共同制定、实施财政基本建设投资政策;负责城市维护建设资金与财务管理等。监督检查员的职责是依法对其他组织执行财税法律、法规和国有资产管理、财务管理情况进行监督检查等。监督检查员应当熟悉相关法律,掌握会计、审计知识与技术。
(2)税务机关主要负责国内的税收管理工作,一般设有税务管理、税收征管、财务管理等岗位。税务管理员是税务机关及其税源管理部门中负责分片、分类管理税源,负有管户责任的工作人员,是随着我国税制变革和经济的发展,由税收专管员演化而来的。税收征管员主要负责组织实施综合性税收征管法律、法规和规章制度并制定综合性税收征管制度和办法;负责税务登记等税收资料的管理;指导个体工商户和集贸市场税收征管;负责税款缓缴、呆账税金、死欠税款核销管理工作等。财务管理员主要负责贯彻执行所辖行政区域税收计划及会计、统计制度,编制税收收入长远规划和近期计划等相关的财务管理工作。
(3)海关是负责进出口税收管理工作的,一般设置通关管理员、关税征收与管理员、商品价格管理员等职位。通关管理员主要负责进出口货物和运输工具的通关管理和业务运行,监控海关作业单证的流转,指导、检查和监督关区审单作业。关税征收与管理员的主要职责是组织实施税收计划,对税收征管工作进行检查、监督和评估,提供相关税收信息等。商品价格管理员的主要职责是对进出口商品价格信息进行跟踪、收集、分析、筛选、整理等,为审价布控和风险布控提供帮助等。
(4)中国人民银行,即中央银行,是负责金银、货币和财政金库管理的机构,设有支付结算管理和国库资金管理等岗位。支付结算相关业务的人员负责组织中国人民银行的会计核算工作,组织建设现代化的支付系统,制定相关的支付结算规则等。国库资金管理员负责管理国家金库业务,拟定并组织实施国库资金管理制度,进行日常的核算、反映和监督工作,国库资金管理员必须加强对财政、金融形势的分析、判断,提高国库资金管理、运用、决策水平。
(5)非营利组织涉及的领域非常广泛,如教育、科研、慈善、公共设施等,为社会的发展作出了重大贡献,其财务相关的岗位主要有预算管理、收入管理、支出管理和工资与福利支出管理等。预算管理人员主要负责相关的预算编制实施,对执行情况进行分析,编制内部管理报告等。收入管理人员的职责是对组织的各项收入进行预测、核算和分析等。支出管理人员则负责对各部门的费用支出情况进行预算、监督、核算、分析等。工资与福利支出管理人员的职责是对职工的工资和福利支出进行管理,如编制职工工资册和工资汇总表,发放工资福利,进行相关会计核算工作等。
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