1.与业主委员会的沟通、协调方式

（1）工作协调、沟通会议 每季度至少与业主委员会进行一次例行工作沟通会议，会议的主要内容是向业主委员会通报一个季度的财务支出状况和工作简况，解决需经业主委员会协助支持方能完成的问题。

（2）专题解决问题会议 在遇到需经业主委员会同意方能进行工作时，管理处主任应申请召开专题业主委员会会议，协商解决专项问题。

2.定时工作沟通制度

（1）物业管理中的重大工作应当及时向业主委员会申报，请求支持

1）计划使用本体维修基金对楼宇本体进行大、中修时。

2）计划使用公用设施专项维修基金更新公用设施时。

3）物业管理服务工作涉及部分业主利益，需业主委员会出面协调时。

4）管理处制订了新的管理措施需要业主委员会支持工作时。

5）其他需向业主委员会请示、寻求支持的工作。

（2）下列情况出现时，管理处应当及时通报业主委员会

1）新的物业管理法规颁布执行时。

2）所管理的物业出现了重大变化或发生重大事件时。

3）业主委员会的个别委员与管理处有重大的工作分歧无法解决时。

4）有重要的活动（如创优迎检查）时。(www.daowen.com)

5）管理处对个别业主执行违约金处罚时。

6）其他应当向业主委员会通报的情况发生时。

7）管理处向业主委员会申报工作、通报情况均应以书面形式送达。

（3）对业主委员会质疑、建议、要求的处理要求

1）对业主委员会的质疑、建议、要求，管理处主任应认真倾听、记录。

2）对合理的质疑、建议、要求，应当在3个工作日内答复、解决。

3）对不合理、不合法的质疑、建议、要求，管理处主任应当耐心解释，无论如何不允许不耐烦或言语失礼；对解决不了的问题，应当记录后迅速上报公司，由公司寻求解决方案。

（4）与业主委员会、业主大会沟通服务的原则

1）真诚。一切良好的沟通都应以真诚为前提，都是为预防问题和解决问题而努力。物业管理和业主委员会只有真诚沟通，才能良性互动并获得有用信息，进而帮助自己解决问题。

2）及时。在问题出现之前，通过及时的沟通将问题消灭于无形中；在问题出现之时，通过及时的沟通将问题迅速化解。及时性是沟通的一个重要原则。

3）具体。沟通应该具有针对性，具体事情具体对待，不能泛泛而谈。泛泛的沟通既无效果，也无效率。物业管理与业主委员会进行沟通，必须关注具体问题的探讨和解决。

4）保持连续性。物业管理人员要和业主委员会的委员们约定好沟通的时间和周期，保持沟通的连续性。例如，固定周期召开双方共同参加的例会进行沟通。

5）具有建设性。沟通的结果应具有建设性，能给物业服务中心未来的工作带来一定的绩效改善和提高。

6）确保合法性。凡涉及小区物业管理的重大事项，需要物业服务企业与业主委员会进行沟通协调共同解决时，均需要采取正式的会议形式，召集尽可能多的业主委员会委员和业主代表参加，以使会议形成的决定合法且具有权威性。