现场答辩是评标过程中较为重要却极易受到人为因素影响的环节，因此组织现场答辩应做好充分的准备工作。

1.情景模拟式训练

要选择经验丰富、性格沉稳的人员参加，并在开标前仔细揣摩答辩现场可能出现的情景，本着实用原则进行情景模拟式训练。具体可设一个模拟答辩现场，组织公司员工模拟评委/招标方，由答辩人像正式参加答辩一样参加模拟答辩，并回答模拟评委提出的问题。模拟答辩组织者可当场或事后进行点评，纠正不正确的做法。经过模拟训练的答辩人，在参加正式答辩时往往能有稳定甚至超常的现场发挥。

模拟训练的通常内容如下：

1）考虑评委/招标方会提出的问题，对热点、难点、重点以及普遍性问题一一准备答辩要点，并现场模拟回答。

2）对答辩陈述和答辩总结的表达进行训练。

3）对答辩人的仪表、声音、身体动作进行针对性地模拟训练。仪表训练主要注重在公共场合的礼仪和仪表，礼仪要表现出公司高级管理层的进取风范，仪表要表现出答辩人的精神风貌；声音主要注重响亮程度和话语的标准，声音往往能表现出答辩人的自信程度；身体动作主要关注进入答辩现场的步伐，身体动作的协调性。针对性训练主要纠正答辩人的不良或不符合规范的身体动作，坚决避免出现不雅的小动作。

2.拟订答辩提纲

答辩提纲如果完备、合理，并能抓住重点问题，把握时间限制，答辩人就可以从容不迫地陈述管理方案，有效地避免了在现场答辩中出现慌乱情绪以及毫无目标的阐述。同时，评委/招标方对特色鲜明、充满激情的演讲陈述反应较为敏感，很容易被感染、打动。

（1）拟订答辩提纲的技巧

1）用政策法规说话。

2）引用数据。数据要真实可靠，而且是评委和招标方耳熟能详、一听即知的数据。

3）借鉴本公司以往的成功经验和方法。

4）面对评委和招标方刁钻且不顾及情面的发问，如不能正面回答或在现场根本无法作答，只能拖延时间侧面阐述；答辩提纲应涉及如何正确使用拖延技巧。

（2）拟订答辩中常遇到的问题的提纲

1）主要管理工作的流程。

2）财务预算的合理性。评委和招标方最关注物业服务费用价格及各项收费标准，答辩提纲要对收费标准制订的合理性进行概括分析，总结出定价的原因、采用何种定价方式以及当地执行的收费标准和同类型物业的服务费价格。

3）项目的基本情况和相关数据。答辩提纲应列出评委/招标方易从哪一类最关心的问题入手，并找到符合投标书所测算的数据的合理依据。

4）人力资源。答辩提纲中要找到解决人为问题的隐患，具体采取什么样的处置方式来应对各种管理不善的问题；回答该类问题要拿出具有说服力的东西。

5）承诺指标。答辩提纲应具体分析每项指标的可行性、合理性。

3.拟订演讲陈述提纲

在提问之前，一般要求答辩方进行演讲陈述。演讲陈述大致须在规定的时间内（15～20分钟）完整地将标书中的主要内容、特点作概括性介绍。演讲陈述应突出重点，讲透难点，体现自己的特色。总体来说，演讲陈述提纲应围绕以下几方面内容编写。

（1）总论

1）物业公司简介。介绍物业公司的历史和优势应简短而重点突出，要让评委和招标方相信公司优势明显，有能力管理好目标物业。

2）物业公司的机制。

（2）标书的精髓部分

1）管理与服务模式。投标物业公司主要是根据目标物业的现状以及自身的专业经验和优势，选择最适合目标物业的管理模式，这一点要在演讲陈述提纲中予以列出。例如，某公司在投标××小区时，其创造的管理模式为：“一个中心、两个基本点、三个效益、四个满意”，即以业主为中心，坚持一手抓物业管理、一手抓精神文明建设，社会效益、环境效益和经济效益并重，实现业主满意、政府满意、社会满意和企业满意。

2）管理组织架构。明确管理机构的设置，除了说明管理人员配备情况，还应提出如何对参加管理服务的人员素质构成进行策划、培训。比如目标物业拟选任的项目经理、副经理，他们的文化层次、年龄结构、工作经验都应予以说明。

3）物业服务费用的收支预算。简要说明基于什么理由制订物业服务费用标准，收取×××元服务费的可行性。(www.daowen.com)

4）管理操作。不能过多阐述，只能高度概括介绍。其中可重点介绍以下内容：

①装修管理。

②车辆管理已逐渐成为管理难点、重点，演讲陈述时应着重提出。

③治安管理历来是业主非常关注的内容，演讲陈述必须提及如何进行治安管理。

④环境管理也是日常物业管理的重要组成部分，演讲陈述时应提及相关内容。

5）演讲陈述中应表明投标公司对目标物业的管理目标、管理方针、管理宗旨。

6）便民服务措施。

7）社区文化。业主越来越期望感受到一种理想的精神环境，即社区文化氛围。

8）管理指标的承诺。在演讲时应向评委/招标方做出相应承诺。

9）档案资料的建立与管理。

10）提高服务水平的新设想，让评委和招标方认识到这些设想的新颖独特和实现的可能。

11）愿意承受的有关惩罚。演讲陈述中可表示如果管理不好愿意承担什么处罚。

4.现场答辩

参加现场答辩的人员一般为物业公司总经理，以及拟选派任目标项目经理的人选。其中，项目经理实际是目标项目的管理与服务组织者，其能力如何，决定着投标书中所有各项设想与策划能否落实，决定着未来项目管理与服务的水平，因此答辩现场对拟任项目经理的提问相对较多。招标方对项目经理的专业知识考察、管理水平摸底非常注重，而对项目经理的认可主要靠的就是在投标现场的答辩过程。

在现场答辩会上，富有条理、重点突出、特色鲜明、充满激情的演讲陈述是取得成功的第一步；第二步是对评委和招标方代表所提的问题能够自信果断、对答如流；第三步要求答辩总结富有特色、巧妙机智。

现场答辩成功与否主要取决于答辩者个人的经验、表达能力、思维方法、外部环境以及评委/招标方所提问题的难易程度。现场答辩的一般性技巧如下。

（1）分析评委和招标方 评委和招标方代表每个人都有自己的个性，如果所说的话能迎合他们，他们肯定认为受到了尊重，从而对答辩人及答辩人所代表的物业公司给予充分肯定，因此，答辩人需要在答辩现场观察分析每位评委和招标方代表的背景、特征等因素，如他们所处的社会阶层、社会地位、职业、身份、年龄特征、性别等；其中重点分析评标委员会成员的共同之处，以求答辩能够迎合所有评委的需求。

（2）牢牢把握时间 现场答辩会都有时间限制，给每家物业公司的时间一般为20～25分钟。在这有限的时间内，需要完成三方面工作，即演讲陈述、回答评委和招标方代表的提问、答辩总结。对三方面工作时间的合理分配一般为：演讲陈述10分钟左右，回答提问10分钟左右，答辩总结耗时2～3分钟。答辩人一定要对自己被赋予的时间极度敏感。

（3）不要和别人争辩 在答辩场合，无论自己的知识多么丰富，能力多么出众，也不要借此来压倒评委和招标方代表，使他们难堪。在他们愿意听自己的意见的时候，可以把知道的东西讲出来给他们作参考；同时要声明讲出来只是给他们作参考，还要声明自己所知道的是极有限的，如果有错误，希望他们不客气地加以指正。在听见自己不以为然的意见时应不应该反驳呢？要区别以下几种情况分别对待：

1）如果与评委和招标方代表刚认识，对他们的脾气、人格、作用、身世都不太清楚，那么对不同意的意见最好不要反驳，也不必随声附和。如果他们问到时可以推说：“某人的话，也有他的道理，各人有各人的看法，所谓仁者见仁、智者见智，不能一概而论。”

2）如果评委和招标方代表在答辩会上发表荒谬至极的意见，或散布对本公司有害的谣言，那么就应该立即提出反驳。但是，在这种场合就多少需要一点说话的技巧，一方面要一针见血地揭露对方的错误，另一方面要轻松幽默地争取大家的同情；切忌感情用事、大喊大叫、谈吐不清，这不但会把气氛弄得太紧张，而且也不能让人明白你的意思。

3）倘若自己的“兄弟”公司在这个场合说了一些不得体的话，或者发表了很不正确的意见，那么，就要设法替他（她）“解围”，想出一些表面上和他（她）不冲突的话实际上是替他（她）作补充，让别人觉得他（她）只是措辞上有一点不妥而已。事后可以单独向他（她）解释并指出错误。

（4）利用视觉材料 在答辩过程中，采用视觉材料能够提高评委的兴趣与记忆效果，并能转移评委的视线，从而大大减少答辩者的紧张感，提高答辩者的自信心。概括来说，有效地利用视觉材料有四个显著的优势：一是改善了答辩者的形象；二是提高了答辩的效率；三是使评委和招标方代表增强了对讲述的记忆效果；四是减轻了答辩者的心理压力。

（5）重视第一印象 有研究表明：“我们与别人见面时，在7秒内就能对他（她）作出一定的评价。”从某种意义上说，答辩者只有7秒时间来给评委创造良好的第一印象。

（6）机智与幽默 机智与幽默在答辩中可以压倒竞争对手，也可以引起评委的兴趣，缓和紧张的局面。学会如何适当地表现出机智与幽默是答辩的重要技巧。

（7）态度热情 答辩过程中恰当流露热情的态度是非常重要的。如果答辩人缺乏热情，就不能感染评委，也就不能期望评委和招标方代表会热情地接受你的观点。

（8）注意礼仪 答辩人礼仪是答辩人与评委和招标方代表之间相互交流、沟通的一种行为规范，是对评委和招标方代表表示尊敬的一种方式。