1.采购委员会组织

（1）公司设立采购委员会，由牧业公司总经理、技术部经理、总公司财务部经理、财务部分管牧业公司主管、审计部经理、采购部经理、采购员组成。牧业公司总经理担任采购委员会主任，采购部经理负责决议案的执行。

（2）采购委员会原则上每季度举行一次饲料采购通报会议，开会时间由牧业公司总经理安排。

（3）若情况特殊需要时，牧业公司总经理可建议召集临时会议。

（4）采购委员会职责：①拟定饲料的采购政策并确保政策的执行；②依据总公司的技术标准，确保饲料的品质及合理的价格。

2.采购权限划分

（1）单项采购金额在5万元以下的饲料采购，由技术部下达《各牧场饲料用量计划表》，经牧业公司总经理批准后，即可交由采购部下达《饲料采购单》。

（2）单项采购金额在5万元以上，或预计年度采购总额在20万元以上的大宗饲料采购，由技术部下达各牧场饲料用量计划表，经牧业公司总经理审核，提交总公司招投标确定供应商后，再经采购部分管副总经理、总公司总经理批准，方可交由采购部下饲料采购单。

3.饲料采购方式

饲料采购方式参照公司《招标管理制度》执行。

4.供应商选定及管理

（1）对于经常使用的饲料，采购部应维护相对稳定的供应商。供应商的选定及管理应建立供应商管理机制，形成供应商管理档案（《供应商档案》），作为日后询价、议价和供料的参考。供应商每半年评审一次。

（2）为确保货源，采购员对于经常采购的饲料，应寻找三家以上（含三家）的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、价格及质量。

（3）若供应商为贸易商或代理商时，采购员应调查其信誉、技术服务能力等，凭此作为判断是否为采购对象的依据。

5.饲料采购作业流程

（1）信息收集。采购部随时询访、记录、掌握国内外重要原料的行情动态及足以影响原料供需的各种财经资讯，每月以饲料行情月报表向采购部经理、财务部经理、牧业公司技术部、牧业公司总经理汇报。

（2）采购申请。

①每月20日前，各牧场将本牧场饲料申购单上网传送给牧业公司技术部。

②每月25日前，技术部根据各牧场饲料申购单，结合饲料配方等综合因素，汇成各牧场饲料用量计划表，报牧业公司总经理审批。

③技术部将牧业公司总经理审批后的各牧场饲料用量计划表，送达采购部办理采购作业。

④特殊原因的临时采购，亦按照本标准执行。

（3）采购作业。

1）采购部采购员接到各牧场饲料用量计划表后，应立即了解申购饲料的品名、规格、质量、数量和功能，经参考市场行情及供应商资料后，进行初步询价；初步询价后，采购部提请审计部、财务部、技术部再次询价；当采购部与审计部、财务部、技术部询价存在异议时，由牧业公司总经理最后定价，并报总公司采购部分管副总经理、总公司总经理核准。

2）无论独家制造或代理商，采购部采购员至少应向三家以上供应商询价。

3）若供应商报价的规格、质量与请购的规格、质量要求不符或属代用品者，采购员应随附资料，由牧业公司技术部签注意见后再行采购。

4）在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购员需填写正式的饲料采购单。饲料采购单需要列明至少下列条款。

①供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式。

②采购物资：应详细描述，包括品名、规格、质量要求等，如有超出标准的特殊要求需特别注明。

③订单：标明所采购的数量、重量，单位包装数量、重量，包装件数。④价格：单价、合计价、合同总额、定金或预付款。(www.daowen.com)

⑤交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

⑥付款方式：汇款或现金等。

⑦标识：物料本身或包装上的文字标记。

⑧所需的质量证明资料。

⑨发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

⑩装箱清单和销售发票的要求。

5）采购人员应控制饲料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

（4）饲料验收

1）在饲料到达各牧场后，牧场检验员需审核供应商出具的饲料出库单、饲料检验报告。单据上须注明品名、规格、数量、单价、金额、质量、成分等。

2）各牧场检验员依据技术部制订的采购饲料质检标准进行验收（饲料验收标准、质检流程另行制订作业管理标准）。如饲料从感官上判断不符合成分标准时，应及时通知技术部，由技术部与采购部协商处理；如感官上无法判断是否符合成分标准时，可先签收，须3日内采样送达总部技术中心检测。未经检测，一律不许使用。

3）如检测出已入库的饲料确实低于验收标准，由总部技术中心出具《原料检验异常报告单》知会牧业公司技术部。由牧业公司技术部与采购部协商，要求采购部处理。

4）当收到牧业公司技术部出具的原料检验报告单时，确因供应商饲料品质不合格，采购部依据采购合同规定，与供应商协商退货、换货。因此未于约定日期前入各牧场并验收合格入库者，应以逾期交货处理。⑤采购部接到牧业公司技术部对现行供应商有交货品质不符标准、交货量不足、延误交期、售后服务不良等反映时，均应立即通知供应商，与供应商洽谈扣款、退货、换货、补交等事宜。经通知后仍未改善者，采购部应立即另行开发新供应商。

（5）饲料接收

1）各牧场至少有两人在场检验，各牧场指派技术人员负责饲料质量的验收，由过磅员填制磅码单，仓管员办理饲料入库。仓管员以供货方的饲料出库单、饲料合格证、饲料质检报告、原料检验报告单、饲料入库单、磅码单作为收料原始依据。

2）采购部以饲料入库单和磅码单作为实际采购数量。

（6）询价、议价、采购作业其他约定

1）采购人员就公司经常使用的饲料，深入了解饲料规格、价格、成本结构，预估一个月的用量等资料后，选定三家以上供应商，请其报价，并与之议价；必要时，财务部、技术部可参与议价；议价时间不超过3个工作日，逾期视为同意。

2）议价完后，采购部人员应拟订采购供应商，将采购合同并随附供应商报价资料呈请牧业公司总经理、总公司采购部分管副总经理、总公司总经理核准，完成订购手续。

3）采购员应将每次定购的供应商及交易条件做好记录备查。

4）采购部应注意长期性采购饲料的市场行情，遇成本结构中的原料上涨或下跌时，应及时判断再采购。

5）若因其他原因导致牧场储备的饲料不足，急需采购补充饲料，否则造成饲养断粮危险时，应按急件方式办理。由牧业公司技术部提请呈文，报牧业公司总经理、总公司采购部分管副总经理、总公司总经理核准后即可采购，无需审计部、财务部审核。

（7）饲料付款

1）整理付款凭证。

采购员负责整理付款凭证：采购部以饲料入库单、采购合同、原料检验报告单或询价单、合法发票作为付款凭证。

2）执行付款程序。

①采购部在原料验收入库后，以饲料入库单、采购合同为付款凭证，填写好付款申请单，连同发票按付款程序核批，交总公司财务部经理审核后，应按付款申请单汇款给供应商。

②原则上，采购部应遵循先交货后付款的规定。特殊情况，如先汇款可降低饲料价格或是难以采购到的饲料，可提前预付款，但必须报总公司总经理批准；属月结货款者，采购员应先通知供应商提前送发票，然后按程序办理付款。