许多人常常会说“我每天有很多工作要做”“我会做那些要做的事情”，听起来，这些人工作态度很好，也足够勤奋，可是如果仔细进行分析就会发现很多问题：“所有的事情都必须完成吗？”“这些事情同等重要吗？”“一整天的忙碌是否能产生与之匹配的价值？”

带着这些问题再去回顾一下那些大忙人的工作，就能够发现很多所谓的忙碌都是低效的表现，这些人也许一整天都在办公室里上班，一整天都在应付各种不同的工作，可是最终的结果常常不如意。

管理者通常都会认为这是下属工作不努力、工作效率低、工作态度不好的表现，或者干脆认为下属的工作能力低下，可情况并非总是这样，许多执行者有责任心，也有能力，他们总是非常认真地对待上级下达的命令，而且一直兢兢业业地执行。

既然如此，那么为什么执行者常常不能让管理者感到满意呢？想要了解其中的原因，可以先看看下面的对话：

在某个企业中，老板对下属下达了各种指令。

“你什么时候有空的话，记得帮我去复印一下这三份文件！”

“把客户寄过来的资料给我看看。”

“帮我订一张下周一前往昆明的机票。”

“半个小时后记得参加会议。”

“这里是去年的数据报表，你帮我整理一下。”

“平时多看点管理学的书，对你有帮助的。”(www.daowen.com)

……

在面对这些指令时，执行者该怎么去做呢？一些人可能会按照自己听到的这些事情的顺序去做，或者随机挑选事情一件一件去做，而这样往往会导致工作出现混乱，因为公司里的事情是做不完的，只要你能做，老板随时都可以给员工额外增加一大堆工作。正确的方法是有选择性且注重顺序地做事，而不是听见指令就去执行。

可是执行者的选择是有限制的，他们必须接受管理者的正确引导，或者说管理者必须提出更多更为明确的信号，毕竟员工在很多时候并不清楚老板心里的想法。对上面这段对话进行深入剖析，就可以更好地理解这一个观点。

当老板说“把客户寄过来的资料给我看看”时，下属根本分不清楚这件事该在开会前做，还是在会后做，毕竟老板没有说这些客户资料是否和会议有关；同样的，老板也没有明说需要复印的那些文件是否立即就要，这些文件是需要立即答应并发送出去的，还是留在会议上用的，或者根本就没有那么重要和紧急。对于这一切，老板都没有进行明说，因此下属很难猜测，最终的结果就是下属随机去做。

有关“整理数据报表”的工作同样让下属感到疑惑，这个指令是否很重要，老板并没有说，也许这些报表早就核对好了，只不过被弄乱了，老板希望下属整理之后进行归档，也许这些报表中的一些数据对老板来说很重要，老板会用作参考。

另外，由于视野和出发点的不同，双方的理解往往不会停留在同一层面上，从高层的角度来说，A项目是最重要的执行目标，但是对执行者来说B项目或许才迫在眉睫。由于了解的信息非常有限，下属根本没有一个明确的执行规划和顺序安排，结果导致重要的事情没时间去做，而不重要的事情却很快完成了。

美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普由于经营管理不善，导致公司濒临破产，效率大师艾维·李为其提供了一种非常有效的方法，保证让伯利恒钢铁公司在10分钟内就提高50%的业绩。他拿出一张白纸，让理查斯·舒瓦普在纸上写出明天要做的6件事情，不过这些事情必须分别用“1”“2”“3”“4”“5”“6”标出来。理查斯·舒瓦普仅仅花了5分钟就照做了。接着艾维·李让对方对这6件事的重要性进行排序，明确先做什么后做什么，理查斯·舒瓦普有些不解，但还是花了5分钟照做了。这个时候艾维·李笑着说道：“这张纸就是我要给你的。”然后郑重嘱咐对方明天上班先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，之后所有的事情都按照标号往下推。

按照艾维·李提供的方法，理查斯·舒瓦普每天的工作不再盲目而混乱，而是变得条理有序，工作效率也有了很大的提升。理查斯·舒瓦普于是召开会议，将这种方法传播给公司内部的所有成员，希望他们也能够和自己一样坚持用这样的方法引导和控制自己。不仅如此，他在下达指令的时候，也更加注意顺序和主次的划分，对于一些重点要做的工作和需要立即完成的工作会特别进行强调，确保下属可以理解和执行。正因为如此，无论是公司的管理者还是员工，在执行的过程中都变得更加明确、更有效率，公司的执行力水平得到了大幅提升。结果钢铁厂仅仅用了五年的时间，就从一家濒临破产的小钢铁厂一跃成为当时美国最大的私营钢铁企业。

对于团队来说，这样的工作方式非常有效，可以确保执行者按照合理的顺序去做事，不过想要产生良好的效果，还是需要从沟通做起。因此，管理者在进行沟通的时候，必须要明确哪些工作最重要，哪些工作是次要的，而哪些工作可做可不做。管理者还需要对主次和顺序划分进行特别强调，或者直接拿笔做好标记：先做什么、后做什么。这样可以让执行者更加明确做事的顺序。