在日常生活中，最常见的沟通模式是面对面地交流，沟通双方可以借助口头语言和丰富的肢体语言进行谈话，所有的交流都是可见、可感知的，彼此之间能够尽可能地了解更多的信息。一般来说，面谈是最合适的沟通方式，沟通者不仅可以通过口头表述、文字阅读来彼此告知相关的信息，还可以通过肢体语言来释放信号或者通过观察他人的行为动作来猜测对方的想法，了解他人的信息反馈。

在面谈的时候，往往可以更加灵活地使用各种沟通技巧，选择最合适的方式来说服他人。此外，面对面交流时，双方能够加深彼此之间的了解，同时明确自己该重点谈论什么，需要谈论什么以及什么内容不能谈论。

不过面谈有一个最大的缺陷，就是必须确保沟通双方同时在场，无论是时间还是地点都必须得到统一，可是在日常生活和工作中，人们很容易受到时间、地点的制约，因此很难创造面谈的机会。此外，面谈的信息传播范围比较狭窄，在多人沟通时，信息传输的速度和数量都难以得到保证。

正因为如此，人们需要在面谈这种沟通模式之外，寻找其他的沟通模式，而打造这些沟通模式往往需要借助一些沟通工具，其中比较常见的是借助文字和纸张来沟通的书面表达。书面表达的形式多种多样，比如内部的文件发放就是一种书面沟通形式，它包括以纸张制定的文件通知、方案报告、会议记录、参考资料等。

而书面表达最常用的工具就是纸张，在电话发明之前，借助纸张来传递信息是一种非常普遍的做法，而这种沟通模式的优势是：全员发放，传播范围广；信息记录时间长，可以作为依据；文件化的信息，往往具有制度化和权威性的特点。

正因为拥有以上几个优势，利用纸张进行书面表达往往会特别注重一些比较正式的、比较重要的信息。比如团队通常会制定各种各样的规章制度，以此来约束成员的行为，可是制度的制定和明确不能仅仅通过口头描述来通知其他人，毕竟口头上的话很容易忘记，出现变动和误读的可能性很大，而且还缺乏权威性，如果团队的制度都是口头性质的指示，那么这些制度的说服力和约束力将会下降。而将所有的制度印在纸张上，就可以实现制度的文件化、文本化，这种文本化的制度具有天然的约束力。管理者只要将纸张张贴在团队内部比较显眼的地方，就可以时刻提醒内部成员注意自己的言行。

一些重要的信息虽然可以通过口头表达来传递，可是只有将其印在纸张上，才能提升可信度和权威性，这也是为什么许多团队在召开重要会议时，会提前将会议中的一些重要话题印发给与会者。一些重要的演讲同样需要以演讲稿的形式存在，因为演说者必须考虑到信息传播的严肃性和权威性，必须考虑到重要信息的准确和严谨。

在进行工作总结汇报或者提交设计方案的时候，也不能简单地告诉老板“我做了什么”或者“我有什么设想”，作为一种比较正式的沟通，他们不能随随便便处理相关信息，而要非常严肃认真地将其写下来，以文字和文件的形式提交给上级，这样才能更加准确详细地表达自己想要表达的东西。

可以说，传递一些比较重要的信息，或者需要进行保存的信息，几乎是书面表达一个最显著的特点，也正是这个最重要的特点，使得团队内部在进行书面表达时需要注意一些原则。

语言要严谨(www.daowen.com)

在团队内部，任何一种文字化、文件化的沟通，都要确保语言的严谨性，表达者不能随意编排文字，不能按照口头表达的方式来描述信息，不仅相关的观点要得到充分的论证，描述性的语言也要经过认真审核，确保不会造成信息遗漏和曲解，不会带来理解和沟通上的障碍。

注意条理和逻辑

书面表达和口头表达不一样，口头表达有时候倾向于自由发挥，甚至会出现句子的跳跃。但是在团队中，沟通者所要传递的每一个信息，每一句话都必须做到条理清晰，逻辑清楚，这是书面化语言应该具备的基本特点。条理不强，逻辑混乱的文字表达往往会增加理解上的困难，从而降低沟通的效率。

精简精确

由于纸张承载的信息量非常有限，因此书面表达必须尽可能地压缩信息，确保信息在有限的篇幅内表达清楚。为此，沟通者在用书面表达的时候，必须尽可能做到文字精简，将一些不必要的信息删除，只要重点突出那些重要信息即可。那些试图把所有纸张填满的人，往往无法有效而清晰地传递信息。

注意格式

不同的文体往往有着不同的写作格式，在书面表达的时候，沟通者需要弄清楚自己所传递的信息，以及描述这些信息所要遵守的写作格式。虽然传递信息的内容才是最重要的，可是在书面表达中，格式正确与否直接影响着信息传递的效果。就像一份策划方案如果不按照格式去写，那么上级可能会因为混乱的格式而感到厌烦，甚至出现错误的理解。

以上这些表达的原则，从本质上说是对沟通者写作能力的考验，沟通者只有掌握了更多的技巧，只有提升了写作的能力，才能在沟通和表达的时候做到游刃有余，才能真正把有价值的信息更完整地传递给其他人。