每一个团队都会定期或者不定期地召开会议，这些会议的内容很丰富，包罗万象，但无非是制定决策或者就某个问题达成一致的看法。从某种意义上说，团队内部的一些比较重大的决策以及有关团队发展的规划都是在会议中形成的，一些重大问题的解决方案也是在会议中酝酿出来的。

开会是不是一种必需品？答案当然是“是”，任何一个团队都要借助会议来解决问题。一些人也许会认为开会无非是谈论一些重要话题，既然这样，那么完全可以在日常对话中解决问题。但相比之下，开会拥有很多优势，比如开会人数众多，因此信息辐射的范围会更广；开会更加严肃，也更加权威，其内容往往更容易形成条文；开会更加民主，可以让更多人参与到团队决策当中来。

不过每一个参加工作的人，可以扪心自问一下，今天是否需要参加会议，这一周参加了多少会议，这个月还有多少会议需要参加？而在所有参加过的会议中，又真正说了多少重要的东西？如果将那些开会的时间用于工作，人们能够做些什么，又能够完成多少工作呢？

许多人或许都没有考虑过这些问题，因为对他们来说，只要有问题出现，只要有事情要做，就有必要开会，开会就像一个万能的沟通形式。而正是因为频繁召开会议，开会成为形式主义最严重的沟通形式。比如很多团队管理者非常喜欢开会，团队经常一周之内要召开好几次会议，可是团队的业绩并没有得到实质性的增长，内部的执行依然得不到任何改观。

为什么频繁开会反而会扰乱团队内部原有的运作体系呢？这就要从频繁开会的动机说起，比如想法太多太杂，或者计划朝令夕改，不得不开会；管理者能力太差，不得不开会解决问题；团队内部缺乏沟通，不得不多次开会进行强调；团队注重战略规划，而不注重执行。这些问题都是造成会议频繁的原因。

而频繁的会议又会消耗大量的工作时间（用于开会的时间完全可以用来工作）；会让团队内部产生一种遇事就开会的不良氛围，并阻碍其他沟通方式的拓展（过多的会议会让内部成员产生一种会议依赖症，将所有问题都放到会议中来解决，或者认为会议才能够解决沟通上的问题）；会严重消磨员工实事求是的精神，以及务实的工作态度，甚至陷入空想主义、空谈主义的状态。

一个优秀的团队不应该搞太多形式主义的东西，不要将开会当成一个必须去做的任务，不要为了沟通而沟通，沟通的目的是发现问题、商讨问题并解决问题。管理者和执行者一定要正视会议的作用。

开会既然是为了就某个话题进行沟通，那么为了避免频繁开会，管理者在沟通之前应该对自己的话进行分析和整理，看看有没有什么有价值的内容需要进行强调，如果没有特别需要强调的内容，就要尽量避免在工作时间出现这种无价值的沟通；如果有必须沟通的内容，那么最好对这些内容进行整理，尽量挑选那些重要信息或者关键的信息，一些老生常谈的话题或者无关紧要的内容可以一句话带过。(www.daowen.com)

一般来说，团队需要减少会议的次数，且不要对会议做出量化的要求，无论是一周开一次会，还是一个月开一次会都无关紧要，重要的是必须发挥出会议应该有的价值，应该将会议当成有效沟通的一个重要工具。团队在召开会议这件事上应当保持必要的弹性，除了一些规定之内的重要会议，开会的时间和次数应该依据具体的沟通需要来决定，而不是人为地进行量化设置。

简化开会的流程也是一种必要的方式，与会者不要动不动就将会议延长到1个小时或者2个小时，对于任何一个团队来说，除非真的有什么紧急的大事发生，或者需要进行大量的辩论，否则需要沟通的内容完全可以大幅度进行压缩，那些花费1个小时讲完的内容，往往可以在几分钟之内说清楚。对于开会的管理者来说，在开会之前就要对自己的发言稿或者自己所要传达的信息进行整理、压缩，对自己的语言进行精简，尽量在表达重要信息之余，确保整个会议不会太过于啰唆。

许多企业家在会议召开之前，通常会花费很长时间进行排练，尽量确保自己可以在更短时间内将所有的重要信息传递给在场的所有人。这样不仅提升了自己演说的效率，也节省了与会者的时间。

从与会者的角度来说，开会是对重要信息和关键信息进行沟通交流，因此整个会议的交谈重点应该集中在具体的重要事项上，一些照本宣科的习惯应该予以改正，一些没价值的废话可以删除。

此外，一些不必要的形式和环节也可以免除，比如在一些不那么正式的场合下，就没有必要分别对与会的重要成员进行介绍；出席会议的重要人物都应该发表讲话，可是如果某个管理者没有什么特别重要的信息要说，或者自己想说的话已经被其他人说了，那么就没必要浪费时间发表讲话；在会议比较紧急的情况下，也没有必要设定太多的开场仪式，与会者可以直接进入主题；而一些不是在会议室召开的会议（办公室的简单会议），完全可以省略很多大型会议的烦琐流程。

团队管理者应当明白，真正的沟通在于发现了多少问题，解决了多少问题，而不在于开了多少次会议，或者讨论了多少话题。开会是要产生价值的，而不是为了打发时间，或者完成形式上的任务，一些无效的或者价值不高的会议根本没有必要存在。