（一）采购业务的控制流程

企业的采购业务起源于业务部门对商品的使用需求，所以本业务流程，首先对物料或劳务的需求情况进行分析和控制。从企业内部控制的实务方面看，具体的控制环节和流程如下。

1.通过预算和资料分析确认需求

采购业务进行之前，企业财务部门、使用部门和仓库管理部门，应根据各部门的管理资料、财务记录编制采购商品的有关预算，进一步确定购买商品的种类、数量等，还要确定购买时间和购买活动的主体。

2.编制更加具体的购买材料需求

在初步编制了采购实物预算和资金预算后，由企业采购、仓库管理、财务和使用等部门的负责人，制订详细的采购计划，对需求的细节进行描述。比如，说明采购合同的基本要求、采购货物的质量特征和品质、采购包装物等辅料的使用和购买、采购商品购入后的售后服务要求、采购商品的运输方式和成本，以及验收采购商品的标准和入库方式。通过这种详细的分析，形成具体的采购计划，可以保证采购活动始终在企业各部门的控制中进行。这就降低了采购业务的风险，也有利于形成完善的控制流程。

3.验收单

它是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容，并应签署验收意见。货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些部门在验收单的副联上签收，验收单的一联应送交会计部门。

4.退货通知单

采购过程中，如发现所收的材料与合同、订货单明显不符时，应办理手续，予以退回。退回时，应填制退货通知单。退货通知单填列的内容一般包括：原合同号数、原发票号数、退货原因、退货商品的名称、发票数量、退货数量、退货金额等。退货通知单应由被授权的人员签字确认。

5.借项通知单

它是反映由于退货和折让而减少向卖方付款金额的凭证。其格式通常与卖方发票相同，用于证明应付账款借项记录。

6.卖方发票

它是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。

7.付款凭单

它是采购方企业应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。

8.物资采购明细账

它应分别按材料的类别如主要材料、辅助材料、燃料、包装物低值易耗品等分设账页，根据收料单、付款凭证、发票账单等登记。(www.daowen.com)

9.应付账款明细账

企业以赊销方式购入的商品验收合格后，应根据供应商提供的销售发票和企业内部的验收单等原始凭证登记应付账款明细账。企业应分别按供应商登记，如需按合同核算的，还应按合同明细核算。

10.卖方对账单

它是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述，结果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。

（二）采购与付款业务控制要点

1.请购环节

请购人员必须是获得授权的生产管理或采购部门人员，而且必须根据采购预算或者实际需要开立申请，坚决杜绝无计划采购、不及时采购，确保生产经营活动顺利进行。

2.订货环节

订货必须是采购部门中获得授权的人员。小额零星采购，就近直接购买；大额或重要物资订货时一定要货比多家，择优选取，避免从一家供货商进货。价格上必须多家对比，考虑性价比、运输途程、供应时间、信用状况、交货条件、结算方式、违约风险等综合因素。采购人员一般不许一人进行大宗采购，必须讲明价格折扣情况，必要时有监督人员进行事后调查回访，坚决杜绝采购业务人员私自拿回扣。

3.验收环节

有效的订单合同代表企业已授权仓库保管部门接受供应商提供的商品或劳务。企业应根据财政部《内部会计控制规范——采购与付款》的规定建立验收制度。授权仓库或专门的验收部门对所购商品或劳务进行验收，并出具验收报告。对不合格的商品或劳务，通知采购部门与供应商联系，协商处理。对于以退货、换货或折让等方式解决的，应协助采购部门办理手续或退回货物。

验收岗位人员必须对入库的货物负全部责任，坚决杜绝不检验、不经计量就直接入库，更要杜绝没见实物就签收入库的。

4.付款环节

企业采购商品或劳务后，凡由仓库保管部门入库的，必须填制“入库单”或“验收单”，一式三份，一份交由保管记账，一份存根，一份交给采购经手人员到财会部门报账。财会人员根据“入库单”登记总账和明细账，解脱采购责任，明确保管责任；同时，核对根据合同与供货单位开具的“专用发票”，按规定的结算方式付款。对于不需要立即付款的，应记入“应付账款”账户。

对于企业购货业务发生的应付款，应由财会部门授权专人负责，定期与对方核对账项，保证无误。

应付款项到达合同规定或者约定的付款日前一天，由授权人员开具企业自制的“付款凭单”，送授权领导批准，交由现金出纳按时付款，现金出纳人员没有得到批准的“付款凭单”绝对不允许支付款项。付款凭单制度既可以控制出纳人员付款，又可以防止重复支付货款。

采购商品或劳务的货款绝对不允许支付现金，除非结算起点以下的尾数清算或者零星的其他费用，不便于银行结算的。内部审计部门应定期审查会计部门的应付账款账目和支付货款的内部控制制度执行情况。