企业要做好不相容职务分离控制,要关注以下三个问题。
(一)不相容职务间的检查
做到不相容职务的分离,企业在内部组织机构与岗位的设置中,应考虑设计自动检查和平衡功能。具体包括:①对每项经济业务的发生与完成情况,无论是简单还是复杂,都必须经过两个或两个以上的部门、人员,并保证业务循环中的有关部门和人员能够进行必要的检查与核对。②在每项经济业务检查中,检查者不应从属于被检查者领导,这样才能确保检查出的问题不被掩盖,并能够得到及时纠正。③对企业内部各职能机构的职责进行科学合理的分解,确定具体岗位的名称、职责和工作要求,权力与职责应当明确地授予具体的部门和人员,并对岗位职责进行恰当地描述和说明。④对于重要权力的行使,必须接受定期独立的检查。
(二)推行职务不兼容制度(www.daowen.com)
用制度约束不相容职务的兼任对企业来说是一种有效的方法,通过制度在企业中的制订与实施,杜绝高层管理人员交叉任职,如董事长和总经理为同一人,董事会成员和经理层人员重叠等。交叉任职可能导致权责不清、制衡力度减弱等不利后果。如果关键人员大权独揽,集决策权、执行权于一身,在缺少有效监督的情况下,很容易造成权力的滥用,出现一个人操纵的现象。在许多企业内部控制失效的案例中,资金调拨、资产处置、对外投资、关联交易等方面出现的重大欺诈或舞弊行为,非常重要的原因就在于交叉任职、董事会缺乏应有的独立性。
(三)不相容职务分离的程度
企业要根据各项业务量、业务复杂程度等因素考虑职责分离的合适度。职责分离可避免舞弊和错误的风险,但又会增加控制成本,影响经营效率。在实务中,具体判断哪些职务必须分离以及职责的分离程度,应当由具有丰富经验的专业人员从发生错误或舞弊的可能性及其影响程度来综合判断。对于人员较少、业务简单而无法分离的某些不相容职务时,企业应当制订切实可行的替代控制措施。例如,小企业中的许多职责往往缺乏分离,就可由拥有股份的经理人员实行监督,可在一定程度上避免可能发生的舞弊行为。
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