对于负库存问题，零售企业应当在日常经营管理中严加防范，防患于未然，进而使信息系统所统计汇总的数据起到真正的经营和管理作用。系统出现负库存的原因，可大致分为三类：

（1）信息滞后型。

①无订单收货。门店在验收某些紧急验收的商品时，没有收到订单，同时系统也不支持无订单验收商品，就会出现商品已经在门店先上架销售，而系统后台数据没有入账的现象。有两种措施可以解决此问题：系统支持门店的收货部接受紧急订单的商品；采购部在第一时间及时补下商品的订单，以保证门店商品库存的准确性。

②库存调整单录入延迟。门店的商品盘点或者报损工作需要调整商品库存，而由于种种原因，商品库存调整信息没有录入系统，系统库存将会一直维持不准确的现象。对于这些需要的库存调整商品，应要求门店系统和工作人员及时录入，并在系统中反映出系统库存信息的变动。

③系统故障。连锁零售企业的信息系统会出现一些系统故障，导致信息中心日结不成功，那么当日的商品销售信息不能进入系统，也会发生此种现象。

（2）突发异常型。

①遗漏粘贴店内码错误。连锁门店有些商品需要粘贴店内条码，如果因工作失误没有粘贴条码就进入卖场销售，就会出现销售前台的POS收款机按照原商品的条形码进行销售，发生原商品档案商品成为负库存，而应当粘贴店内码的商品未销售。

避免此类事情发生的措施是：首先，门店收货部或者其他验收货人员在验收供应商应当粘贴店内条码的商品时，必须在已经正确粘贴了店内条码后验收商品，严禁没有粘贴商品条码的商品直接验收入库的现象。其次，对于门店自营或者需要二次组合销售包装的商品，贴码工作可以放在配送中心出库前做好，做到不贴条码不出库。再次，对于大型综合超市有商品滞货区的门店，可以在收货部单独设置贴码区，并在堆放的商品上明示需要贴码，在正确粘贴了商品条码后方能进场。

②称重条码有误。通常大型连锁门店的经营范围包括散装商品或其他生鲜的称重商品，有时候会出现称重商品PLU编号混乱或者重码的现象，进而导致商品的系统信息与电子秤信息不符合，称重商品销售混乱，商品库存出现差异。另外，有时也会出现电子秤工作人员录错商品PLU编号的现象，导致称重商品销售出错。通常，这种错误在收银台扫描时也很难发现，于是便出现了负库存。

这种情况的解决办法是：必须从源头加以杜绝，采购人员在样品资料登录时就要综合检查，而在门店必须通过对错码、重码商品汇总、记录、并进行标识、上报信息部门进行资料变更或修改。最好是将商场现存错码、重码商品汇总成清单交收银员与陈列人员各一份便于提醒。而由于称重商品的条码输入人员粗心大意或未按工作流程操作所致的现象，建议对电子秤操作人员实施定时责任分工，对可以推测属于该类责任问题时必须实施明确的处罚。通过“报表查询”中的“销售流水清单”可以确认发生负库存单品的时间、收银员工号或称重时间，从而找出该时间的电子秤操作人员，确认责任人后按照造成每个单品一级处理的原则，并负责因此造成的销售亏损金额。实践证明，通过如此操作可以大大加强电子秤操作人员的责任心和准确率。

③组合销售产品。零售企业经常会为了促销商品而将一些商品组合销售或者捆绑销售，解决措施是：每天早上收银员应当先熟悉门店所出售的促销商品的情况，以减少此类事情的发生几率；各个商品部门应当在此类商品上架前，及时通知门店的收银员，以便减少错误；对于捆绑销售的商品实行单独贴店内码销售的方式，并将原有不用的条码用空白条码纸粘贴覆盖，从而解决这一问题。(www.daowen.com)

④不同规格的商品销售混乱。门店的商品有些是单个销售的，有些是整箱销售的。通常情况下，对于这两种规格的商品认为是两个商品，这一点是因为整箱销售的商品条码与单个销售的商品条码是一致的。但是，当某一个规格的商品销售断货时，另一商品库存经常会被分拆或者组合为另一种商品销售。

一般对于这一部分商品的处理方式是：明确界定两种商品的库存存放标志，不至于库存商品混乱。一旦发现一种商品断货即撤销原商品的陈列位，注明已经缺货，并告知门店营运人员缺货情况，同时从另外一种商品的库存做商品库存的调整转移，作为另外一种商品的补充，进而保证商品的库存准确性。还有一个监督商品规格的方法是：对门店的组合销售商品进行汇总记录，并定期核对系统与实物库存，及时进行修正，对商品的销售规格进行统一管理，定期检查，及时维护系统库存信息，重视验收环节，如果商品包装规格不符，则不能验收入库。

⑤验收错误。有时，配送中心或供应商发货时误将单据填错，而门店在验收时也没有验收出来，从而导致负库存产生。另外也会有商品原始包装出现错误，将多个不同的商品装入一个包装箱内，在配送中心验收及门店验收时均未发现，从而入库出现库存不准，便发生了负库存。这种由于收货部或者验收货人员在收货时候发生错误，将商品实收数量填错，导致门店库存与实际不符，也会影响门店的正常库存。

对于这种问题的解决方法是：在收货时，加强对于验收货的二次验收管理，验收人员在拆箱上货时还要注意箱内是否完全是一种商品，发现有问题的应立即核对系统，尽量杜绝此类事件的发生；订货下订单时，需要参考营业现场的信息反馈和后台的电脑库存门店的两方面结果，以避免重复要货或长期断货的现象发生；一旦发现商品库存出现重大差异，须组织商品的《验收入库单》上的实际验收人、审核人、供应商当事人核对实际商品库存，严格追查差异问题，提高商品的验收准确性。

⑦收货部退货或者返厂错误。连锁门店的某些商品或配送中心退货给供应商时，有时会出现商品退货有误，尤其是一些残损商品由于管理不善，已无法判断商品的属性，导致商品的退换货错误，商品返厂单的数量填写有误，进而影响到商品的系统库存的准确性。

对于这一方面，我们要求退换货商品要妥善保管，准确记录，验收出库的时候要有多人检查，以免出错。

⑧客服换货出错。由于大部分商品退换货是由门店前台的顾客服务部负责退换货，而顾客服务部对于商品不是很熟悉，出现退换的商品错退或错换，就必然会影响到商品库存的准确性。有些门店在顾客退换货时会出现退货的是A商品结果系统录入退货B商品，这种情况一般是因为商品的销售小票丢失、门店判断商品不准确导致的。

对于这种情况，一般门店要求的是退换商品必须持有商品销售小票，同时还需要门店的所在柜组负责人确认商品之后再办理商品的退换货作业，以避免商品的退换货错误。

（3）系统核算摊销型。

在日常的业务管理操作中，有一些业务规则和系统核算摊销的方式也是导致商品系统负库存出现的原因，虽然这种情况通常不会影响到门店的正常营运和日常管理，但仍需要注意和防范。