1.采购的含义及作用

（1）采购的含义。采购是企业在一定的条件下向供应商购买产品或服务的一种商业行为，即企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件、最终签订合同并按要求收货付款的过程。

采购行为由采购部门执行，采购员完成采购活动。企业生产或经营活动所需的货物都是通过采购行为获得，是企业物流管理的起点。采购的含义包括五个方面：

① 采购是到有形的市场里直接购物，强调购买的一次性作用。

② 采购是选择与寻找供应商的过程，强调与供应商的经济关系。

③ 采购关注的是采购物品的所有权总成本，通过一个合理的总成本优势而获得资源。

④ 采购关注与供应商的合作，强调的是供应商管理。

⑤ 采购的最终目的在于使企业具有竞争力的同时增加供应商的价值，强调双赢与供应链协作关系，本质是采购竞争力。

（2）采购的作用。采购工作具有重要的地位和作用，具体表现在：

① 采购是企业成本管理的核心资源。企业的采购资金占销售额的40％～60％，采购成本对企业利润有很大影响，降低采购成本可以体现杠杆作用。

② 采购是工厂供应链管理过程中的主导力量。企业的利润是同制造及供应过程中的物流和信息流的流动速度成正比例的。从整体供应链的角度来看，企业为了获取尽可能多的利润，都会想方设法加快物料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量、充分发挥供应商的作用，因为占成本60％以上的物料以及相关的信息都发生或来自供应商。

供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率可以极大地改进工业企业的企划表现，如缩短生产总周期、提高生产效率、减少库存、加快资金周转、增强对市场需求的应变力等。

③ 采购是企业产品质量的基本保证。产品中价值的60％是经过采购由供应商提供，毫无疑问产品“生命”的60％应在来货质量控制中得到确保，也就是说企业产品质量不仅要在企业内部控制好，更多的应控制在供应商的质量管理过程中，这也是“上游质量控制”的体现。供应商上游质量控制得好，不仅可以为下游质量控制打好基础，同时可以降低质量成本，减少企业来货检验费（降低检验频率甚至免检）等。经验表明，一个企业要是能将1/4～1/3的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量水平至少可以提高50％以上。

（4）采购是促进产品开发的重要因素。通过采购将供应商纳入早期开发的过程，尽早让供应商参与企业自身的产品开发，不仅可以利用供应商的专业技术优势大大地缩短产品开发时间、降低开发费用及制造成本，还可更好地满足产品功能性的需要，提高产品的竞争力。许多大公司都将供应商看成自身产品开发与生产的延伸，与供应商建立伙伴关系，自己不用直接投资，充分利用供应商的能力为自己开发、生产产品。

随着采购范围的扩大，越来越多的企业不仅仅将供应商的利用局限于原材料和零部件领域，还扩大到成品，甚至有些企业根本就停止自己的生产、完全依靠供应商进行OEM或外包供应。

2.采购的分类

从不同的角度对采购进行分类，可以有不同的采购类型。不同的采购类型需要采用不同的策略对其进行管理。

（1）按照企业采购支出水平和采购风险程度分。这种形式的采购分类如图8-2所示。

图8-2　按照企业采购支出水平和采购风险程度的分类

① 日常项目采购。如果采购的货物支出水平低，标准化程度高，采购风险低，具有多个供应商且服务较容易获得，这种物品就是日常项目。例如办公用品、标准化轴承等物品。日常项目采购的管理重点是减少管理精力并降低成本。

② 瓶颈项目采购。如果采购的货物支出水平低，企业采购成本少，但是该货物只有少数供应商能够提供，而且是非标准化产品，这种物品就是瓶颈项目。例如机械产品中价值低但是技术含量很高的非标准化螺栓、垫片，或者是具有专利保护的某些物品。瓶颈项目采购的管理重点是降低风险。

③ 杠杆项目采购。如果采购的货物支出水平高，采购成本大，但是该货物有较多的供应商能够提供，是标准化产品，这种物品就是杠杆项目。例如企业建筑厂房的项目、购买的汽车等设备。杠杆项目采购的管理重点是降低成本。

④ 关键项目采购。如果采购的货物支出水平高，采购成本大，并且能够提供该货物供应商数量很少，是非标准化产品，这种物品就是关键项目。例如计算机中的CPU，构成企业产品的核心零部件等。关键项目采购的管理重点是在降低风险的同时，降低成本。

（2）按采购地分，可分为以下两种。

① 国内采购。采购的物品和行为是在本国进行的。如果采购物料在价格、品质及功能等方面与国外相比无明显差距，应选择国内采购，这样采购易于实施。

② 国际采购。采购的物品和行为是在本国之外的其他国家进行的。如果国外采购的货物比国内采购的货物更能显示生产或销售的优势，可以考虑国际采购。

（3）按采购环节分，可分为以下三种：

① 直接采购。企业直接从制造商或原料企业进行采购。

② 调拨采购。在制造商与客户之间，对货物进行调拨，满足需要。

③ 委托采购。企业委托某采购代理商帮助其完成采购活动。这样做的目的主要是基于采购代理商比自身采购具有更大的价格或者数量优势。

（4）按采购政策分，可分为以下两种：

① 集中采购。由企业采购部门统一进行采购，完成采购任务。

② 分散采购。由企业下级各需求部门分别按生产或销售需要，自行进行采购。

（5）按采购时间分，可分为以下三种：

① 固定采购。采购的时间或数量因素遵循一定的规律，可以按照比较固定的数量或者时间进行采购。

② 非固定采购。采购行为没有规律可循，需要时就采购。

③ 紧急采购。急需货物时，毫无计划而紧急做出的采购行为。

（6）按采购性质分，可分为以下四种：

① 秘密采购。采购行为不为其他企业所知，例如军事采购。

② 公开采购。采购计划公开、采购行为公开进行的采购活动。

③ 投机性采购。由于采购价格或数量等因素变化，直接影响企业利润的增减，通过采购带来投机利润。

④ 正常性采购。按照日常需求有计划进行的采购。

（7）按采购形式分，可分为以下三种：

① 口头电话采购。双方通过口头或电话形式进行洽谈，完成采购。

② 书信电报采购。双方通过书面信件、电报形式，达成一致，完成采购。

③ 签约采购。双方根据各自要求以书面形式，订立双方权利和义务的合约，严格履行其内容。

3.采购的原则

采购工作在具体执行过程中，必须根据一定的原则。采购的原则包括适质、适价、适量、适时、适地，称为“五适”原则。

（1）适质。采购货物的质量非常重要，直接影响最终产品的质量。如果货物的质量太低，不能符合生产或销售的需要，会发生经常性退货，管理费用增加，还会影响成交期，降低企业信誉和竞争能力。但是货物质量也不是越高越好，质量水平高的货物的采购成本高，又会增加采购成本。因此采购货物的质量原则是“适质”。

（2）适价。货物的采购价格是决定企业采购成本的主要因素之一，以何种水平的价格从供应商处获得货物对企业很重要。同时采购价格的高低又是供应商利润的主要决定因素。因此，以合适的价格完成采购行为，保证企业和供应商双方都获利，实现双赢是采购的重要原则之一。

（3）适量。一般而言，采购货物的数量与价格有一定的关系，在一定范围内，采购数量越多，价格会越低；但是采购数量过多，又会增加存储成本，占压企业过多的流动资金，增加库存的风险。因此应综合考虑各种因素，计算出最佳经济采购量。

（4）适时。为了适应客户多变的、个性化的需求，现代企业的生产是多品种、少批量的生产模式，企业在采购过程中应尽量减少库存。因此，企业必须充分掌握进货时间，既能保证生产有序进行，又能保证货物流畅，只有这样，才能合理节约采购成本，提高市场竞争力。

（5）适地。由于货物的获得，需要经过一定的采购周期，采购周期越长，企业为保持持续生产所需要的库存量越大。因此，供应商离企业位置越近，采购周期越短，采购工作的其他事宜沟通也会越方便，企业的成本越低。

4.采购的方式

（1）公开招标。公开招标是采购方事先规定招标之标的有关规范，包括货物品质、报价方式、投标手续、运输方式、交货日期、品质检验等，公开征求供应商投标、承制。凡符合资格规定的供应商，均可参加竞标，以当众开标为原则。符合各项规定报价最低者，优先得标。

（2）比价。比价又称为限定厂商招标，即已知少数厂家供应商具有供应能力，事先拟定有关政策和规范条款并通知其参加投标和竞标。此方式与公开招标方式除供应商数目不同外，其余均无差异。

（3）议价。议价是基于货物专利或特定条件，与个别供应商进行接触洽谈，不公开当众竞标，纯系买卖双方面对面就货物价格或其他未达成一致的事项讨价还价，最终确定货物供应商。

（4）直接采购。直接采购是利用采购人员的专业知识和采购技能，对于品质要求不高或紧急性需求的货物，由采购人员直接进行现货购买的采购行为。(www.daowen.com)

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5.采购的策略

（1）供应商选择策略。供应商是企业的战略资源。一个好的供应商除了拥有足够的生产能力外，还必须对客户企业做好全面优质的供货工作。供应商的选择、评价是供应商管理的重要内容，而供应商管理又构成企业采购管理的重要内容。

① 供应商分类。根据供应商与企业采购业务关系的重要程度可以对供应商进行分类，见图8-3。

图8-3　供应商类型

a.商业型供应商。对于价值低、标准化程度高的常规项目采购，企业可以很方便地选择和更换供应商，这些供应商被称为“商业型供应商”。

b.合作伙伴型供应商。对于价值低、非标准化的、只有少数供应商能够提供的瓶颈项目采购，成本不是企业首要考虑的因素。为了降低风险，企业要考虑与供应商建立长期稳定的合作伙伴关系，在长期合作中实现双赢。这些供应商被称为“合作伙伴型供应商”。

c.合同型供应商。对于价值高、标准化程度高的杠杆项目采购，企业虽然可以很方便地选择和更换供应商，但是为了降低采购成本，企业一般与供应商签订较长期限的合同，双方关注在一定合同期限内的较长期的合作，这些供应商被称为“合同型供应商”。

d.联盟型供应商。对于价值高又非标准化的关键项目采购，企业既要关注降低采购风险，又要降低采购成本，企业一般与供应商构成战略联盟，实现强强联合的战略，这些供应商被称为“联盟型供应商”。

② 供应商选择的目标，包括以下五点。

a.获得符合企业总体质量和数量要求的产品和服务。

b.确保供应商能够提供最优质的服务、产品及最及时的供应。

c.力争以最低的成本获得最优的产品和服务。

d.淘汰不合格的供应商，开发有潜质的供应商，不断优胜劣汰。

e.维护和发展良好的、长期稳定的供应商合作关系。

③ 供应商选择的步骤。供应商选择主要包括以下步骤：

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a.分析市场竞争环境。

b.建立供应商选择目标。

c.建立供应商评选标准。

d.建立供应商评选小组。

e.考察供应商。

f.评估与确定合格供应商。

g.实施供应链合作关系。

（2）货物品质策略。货物品质是指在一定生产标准范围内，满足买方使用需求的目的。采购企业在决定采购某种货物时，必须对该种货物的品质有全面的了解，才能获得满意的货物。货物品质的构成要素一般包括：

① 材料。材料是货物品质优劣的最直接因素，采购企业在生产之前就应该根据产品要求选用相应材料，避免因材料差异造成品质不一致，导致不必要的需求与采购的矛盾。

② 功能。功能是货物的最基本要素。一般情况下，采购企业在采购前，必须认真描述货物功能的表现形式，然后选择相应供应商。

③ 寿命。货物品质的高低与其寿命有一定的联系。一般而言，寿命长短与货物使用频率成反比。寿命周期的确定应考虑技术创新、品质材料、生产水平、市场消费需求等因素。

④ 稳定性。货物品质的稳定性包括内在稳定性和外观稳定性。内在稳定性包括货物所有功能表现情况，外观稳定性包括货物的形状结构、颜色搭配等。采购方往往根据各自的要求向供应商提出。

⑤ 安全性。安全性表现在消费者最终使用产品时安全可靠，同时不对环境造成污染。

⑥ 流行性。货物的流行性是消费者需求的直接体现。由于市场快速发展变化，以及科学技术的不断创新，采购企业往往选择新材料、新工艺、新款式作为采购对象，以满足市场流行性的需求。

（3）采购价格策略。采购价格通常是指货物的成本和采购过程中所耗用的各种费用总和。采购价格直接影响采购企业的经营利润与资金利润。所以，对采购价格的管理具有重要作用。

采购价格的组成包括采购成本、采购过程成本、验收成本、运输及搬运成本、货物成本等。采购企业应该不断降低采购价格。降低采购价格的基本途径有：

① 积极寻找多家货物供应商。

② 合理使用采购方式及方法。

③ 对原有产品设计作重新修正或改进。

④ 寻找原有货物的替代品。

⑤ 选择合理运输方式。

⑥ 加强采购过程标准化管理。

⑦ 运用现代化计算机网络技术。

（4）采购时间策略。采购时间是指从下达订单到货物检验入库完毕所花费的时间。一般包括：处理订购单时间、供应商制造货物时间或提供货物时间、运输交货时间、检验入库时间等。为了适应现代企业多品种、少批量的生产模式，采购最有效的采购是JIT准时采购。

（5）采购数量策略。采购数量过多会增加占用资金和库存成本，采购数量太少又存在缺货风险。合理的采购数量是采购策略的一个重要因素。

需要指出的是，仓储管理中的库存订货策略其实也就是采购策略，这是因为库存的控制是通过采购行为来实现的。

6.采购的一般流程

采购过程往往因采购货物来源、采购方式以及采购对象等不同，在具体细节上存在若干差异或不同，但是基本作业流程是相同的。一般的采购流程如下：

（1）接受申请，编制采购计划。采购申请可以来自计划部门，也可以来自采购所需部门。采购部门收到采购申请书后，编制相应的采购计划。收到的正式请求的内容包括：所需物料细项说明；必需的质量与数量；期望交货日期；采购申请人等。

（2）进行采购活动，包括以下四个步骤。

① 选择供应商。采购部门必须根据货物的品种、价格、品质以及服务现状识别出能够供应所需商品的供应商。如果在当前企业合格供应商名单中找不到合适的，就应该寻找新的供应商。

② 与供应商进行洽谈。要根据产品的不同类别将供应商进行分类，建立与供应商谈判的制度。与供应商洽谈的内容包括：采购产品、采购数量、送货、退货、促销、价格、付款条件、售后服务等条款。有时在与供应商谈判时，可以要求供应商提供产品的实物样品，作为今后进货的标准。

③ 采购价格谈判。采购价格是采购合同中最重要的要素之一。采购人员在接到供应商报价后，还要亲自到市场上进行同类产品价格的比较，并通过各种途径了解供应商向其他企业的实际供货价，具体分析本企业的竞争优势和劣势，争取获得最佳的谈判结果。

④ 签约或签发采购订单。采购双方对合同的各项条款达成一致意见后，就要签订采购合同，确定双方的权利和义务。

（3）采购订单跟踪，包括以下四个方面。

① 监督订单。在采购订单的执行过程中，采购人员的一项重要工作就是监督采购订单的有效执行，督促供应商按规定交货。同时在交货过程中难免会发生各种意外事件，双方应加强沟通，积极采取有效措施，减免损失。

② 接收供货。供应商在将货物送到采购方指定地点后，采购方根据货物质量检验标准检验货物，接收货物。

③ 采购结算。采购活动结束后，采购方应及时结付货款，保障供应方的合法权益。

④ 产品跟踪管理。产品销往客户后，采购人员同样要继续对其进行跟踪管理，了解其销售状况，分析其市场潜力，适时调整该产品的结构及供应状况，确保经营目标的实现。