会议是许多管理者损失时间的重要原因，只要把出席会议时间集中起来计算一下，就可以清楚地看出，自己因出席会议而损失了多少时间！

据哈佛商学院的有关统计，平均每位管理者大约把20％～80％的时间用于会议上。在哈佛商学院的一次问卷调查中，有3／4的人尖锐地指出：“用于会议的时间有一半是浪费的。”

改善这种状况，节约时间的第一个办法，就是取消并非真正需要的会议。但是这个办法常常被人忽视，一些无聊而冗长的会议仍然在公司内进行着。

从节约时间的着眼点出发，提高会议的效率，就要对每次会议都要有原则性的分析，决定在什么情况下开会，哪些人应该出席会议，如何提高会议的效率。

应该在什么情况下开会呢？如存在下面列举的理由中的一条或几条时，便应该开会。

（1）产生会使目前正在从事的工作发生重大变革的问题时。

（2）必须具备不同知识和经验的人进行讨论才能得出结论时。

（3）为了处理问题，按正规的管理规则的步骤一步一步地做，时间上来不及时。

（4）必须实行新的方法，改变旧的方法时。

（5）你认为参加会议的人们由于受到会议的影响将比较容易接受会议做出的决定时。

（6）会议上的讨论对于参加者来说有重要价值时。

出席会议，每位成员都必须付出时间的代价。如果某人不出席会议的话，他就可以在自己的计划内做事，拥有更充裕的时间，进行更有创造性的工作。

因此，在考虑让谁出席会议时，应当考虑清楚，为什么要让其出席会议？有无必要？如果没有必要，就可以让其去做更有意义的工作。(www.daowen.com)

考虑让谁出席会议，可以依据以下标准：

（1）这个人与会议将要做出的决定有关吗？

（2）这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗？

（3）这个人将会执行会议的决定吗？

（4）这个人以前有过这方面的经验吗？

通过技巧缩短会议的时间，可以从以下几方面来实现：

（1）下午快下班时召集会议。一般人都想早点回家，所以这时在会上就没有太多废话。随着时间逝去，与会者把注意力越来越集中在问题的症结上。上午要三个小时才能开会解决的问题，拿到下班前来讨论，在一般情况下，往往只需一个小时或不到一小时就可以解决了。

（2）站着开会。有的管理者喜欢“站着开会”。比如某领导就是如此，他没有一张像样的办公桌，为了和公司的成员谈话，他亲自到办公室里去与公司成员们交谈。即使是开会，也是站着和成员们说话。他认为，如果站着开会，既不需要准备会场，而且能够迅速、有效地取得成果，讨论时也不会有那种空洞无物的长篇大论了。

（3）午饭前的会议。有的管理者喜欢在午饭前召开有关的工作会议。因为午饭前，大家肚子都饿了，就不会为一些无聊的事来辩论是非曲直以至于浪费时间了，而会很自然地全力以赴进行讨论。

（4）限制会议的时间。有一些管理者把自己主持的会议时间限定在最多不超过一小时之内。他们在开会前，先上一个小时的闹铃，到时间就结束会议。

（5）让代理人出席会议。无论是请你参加的会议，或者你自己主持的会议，如果让代理人出席，就能节约你自己的时间。代理人可把会议上谈的内容记在笔记本上，然后向你汇报。

管理者要能明辨那些会该开，那些会不该开，该开的会怎么才能提高会议的效率，对这些问题管理者要进行深入的研究。最重要的是开高效率的会，开有结果的会。