（一）总分类账的设置和登记

总分类账简称总账，是按照总分类账户进行分类登记以提供总括会计信息的账簿。通过总账可以集中、全面地反映经济活动的总体情况，为会计核算提供总括的信息资料，也为编制会计报表提供所需的资料。因此，每一个单位都应设置总分类账。

总分类账的登记，可以根据记账凭证逐笔登记，也可以通过一定的方式分次或按月一次汇总成汇总记账凭证或科目汇总表，然后据以登记，还可以根据多栏式现金、银行存款日记账在月末时汇总登记。总分类账登记的依据和方法，取决于企业采用的账务处理程序。

记账凭证账务处理程序下：会计人员可以直接根据记载经济业务的收款凭证、付款凭证、转账凭证及所附原始凭证逐日逐笔进行登记；科目汇总表或汇总记账凭证账务处理程序下：按不同的汇总方法，定期将有关的记账凭证进行归类汇总，编制成“科目汇总表”或“汇总记账凭证”，然后再根据科目汇总表或汇总记账凭证在相应的总分类账簿中进行登记。总分类账中各栏所记内容应该与记账凭证或科目汇总表（或汇总记账凭证）内各项目记载内容吻合，并及时结算出余额。根据科目汇总表或汇总记账凭证进行登记时，在总账“摘要”栏注明“根据×月×日至×月×日科目汇总表（或汇总记账凭证）转入”。

总分类账的外表形式一般采用订本账，按照会计科目的编码顺序分别开设账户，并为每个账户预留若干账页。由于总分类账只进行货币度量的核算，因此最常用的账页格式是三栏式，在账页中设置借方、贷方和余额三个基本金额栏。总分类账中的对应科目栏，可以设置也可以不设置。“借或贷”栏是指账户的余额在借方还是在贷方。三栏总分类账的格式如表6-8所示。

表6-8　总分类账

（二）明细分类账的设置和登记

明细分类账简称明细账，是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续地登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。明细分类账是总分类账的明细记录，根据实际需要为每个账户预留若干账页，用来分类、连续记录有关资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等详细资料。设置和运用明细分类账，有利于加强资金的管理和使用，并可为编制会计报表提供必要的资料，因此，各单位在设置总分类账的基础上，还要根据经营管理的需要，按照总账科目设置若干必要的明细账，以形成既能提供经济活动总括情况，又能提供具体详细情况的账簿体系。

明细账的外表形式一般采用活页账，账页格式根据它所反映经济业务的特点，以及财产物资管理的不同要求，一般有三栏式账页、数量金额式账页、多栏式账页、横线登记式账页等多种。

1.三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的账页格式同总分类账的格式基本相同，设有借方、贷方和余额三个基本金额栏。所不同的是，总分类账簿为订本账，而三栏式明细分类账簿多为活页账。三栏明细账适用于只需要对金额进行核算分析的“应收账款”、“应付账款”、“短期借款”、“长期借款”等账户的明细核算。三栏明细分类账的账页格式如表6-9所示。

表6-9　三栏明细分类账

2.数量金额式明细分类账

数量金额式明细账账页格式在收入、发出、结存三栏内，再分别设置“数量”、“单价”和“金额”等栏目，以分别登记实物的数量和金额。登记数量金额式明细账时，首先将明细科目名称、实物单位、规格、编号等填入对应的项目内。经济业务发生后，根据有关记账凭证及所附的原始凭证上记载的具体内容，登记明细账科目的增减数量、单价，并计算出总金额，然后按照选定的核算方法计算出结余的数量、单价和金额。数量金额明细分类账的账页格式如表6-10所示。

数量金额式明细账适用于既要进行金额核算又要进行具体的实物数量核算的明细账，如“原材料”、“库存商品”等存货类明细账。

表6-10　数量金额明细分类账(www.daowen.com)

3.多栏式明细分类账

多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页的“借方”或“贷方”栏下设立若干专栏，也可在借、贷双方栏下分别设立若干栏，以便具体、详细地记录反映某项资金的增减变动情况。

它主要适用于只登记金额、不登记数量，而且在管理上需要了解其构成内容的成本、费用、收入、利润账户。成本费用类明细账一般按照成本、费用项目在借方发生额设置专栏，由于贷方发生额每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字登记，当然，也可以在借方设专栏的情况下，贷方设一总的金额栏，再设一余额栏。如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等账户的明细分类账。收入类明细账一般按照收入项目在贷方发生额设置专栏，由于借方发生额每月发生的笔数很少，可以在贷方直接用红字登记，当然，也可以在贷方设专栏的情况下，借方设一总的金额栏，再设一余额栏。如“主营业务收入”等账户的明细分类账。“本年利润”、“利润分配”和“应交税费——应交增值税”等账户的明细分类账则需采用借、贷方均为多栏式的明细账。贷方多栏明细分类账的账页格式如表6-11所示。

表6-11　多栏明细分类账

4.横线登记式明细分类账

横线登记式明细分类账也称平行式明细分类账。它的账页结构特点是，将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。横线登记式明细分类账的借方一般在购料付款或借出备用金时按会计凭证的编号顺序逐日逐笔登记，其贷方则不要求按会计凭证编号逐日逐笔登记，而是在材料验收入库或者备用金使用后报销和收回时，在与借方记录的同一行内进行登记。同一行内借方、贷方均有记录时，表示该项经济业务已处理完毕，若一行内只有借方记录而无贷方记录的，表示该项经济业务尚未结束。该种账页一般用于“在途物资”和“其他应收款——备用金”等明细分类账。横线登记式明细分类账的账页格式如表6-12所示。

表6-12　横线登记式明细分类账

（三）总分类账户与明细分类账户的关系

总分类账户与明细分类账户是既有内在联系又有区别的两类账户。

1.两者之间的内在联系

（1）所反映的经济业务内容相同，如“库存商品”总分类账户与其所属的“甲”、“乙”、“丙”等商品明细账户都是用来反映库存商品的收发及结存情况的。

（2）登记账簿的原始依据相同。登记总分类账户与登记其所属明细分类账户的记账凭证和原始凭证是相同的。

2.两者之间的区别

（1）反映经济业务的详细程度不同，总分类账户反映资产、负债、所有者权益增减变动的总体情况，提供总括核算资料；明细分类账户反映资产、负债、所有者权益增减变动的详细情况，提供某一方面的详细核算资料。有些明细账户还可以提供数量指标和劳动量指标。

（2）作用不同。总分类账户提供的经济指标是明细账户的综合，对所属明细账户起着统驭和控制作用；明细分类账户是对总分类账户的补充，起着辅助和说明的作用。