（一）请购单的含义

采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或者采购部门汇总企业内部采购需求，提出采购清单。

请购单（Requisition Form/Buying Requisition）指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单据的整个过程。所填的单据称为请购单。请购常常源于买方的基层单位，其中也可以包含该物料或设备的到货期限。请购是采购业务处理的起点，用于描述采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁来使用等；同时，也可为采购订单提供建议，如建议供应商、建议订货日期等。

请购作业可以分为两种情况：一种是有来源单据的，如根据MRP（Material Requirement Planning，物资需求计划）自动生成请购单，或者根据库存补货点自动生成请购单，又或者根据销售订单生成请购单等，这些单据有个特点，就是都有前置单据；另一种是没有来源单据的，如不包含在物料清单表中的物料请购、超额材料的请购等。

请购单的编制部门一般有生产部门、仓储部门、研发部门、总务部门、销售部门等。

（二）请购单的编制流程

请购单的编制主要包括以下六个步骤。

1.划分各部门职责

采购部主要负责运输用品、办公劳保用品、生产及辅助材料等采购和委外加工业务处理。

采购主管主要负责采购计划的编制、×万元以下的订单的复核及×万元以上订单的复核，急需物资的跟催。

采购员负责订单的计算、下达和物料的跟催。

仓储部收料组主要负责有形物料的数量验收。

质量管理部主要负责生产及辅助材料的质量验收。

工程部主要负责仪器设备的品质验收。

2.编制请购单(www.daowen.com)

由于用途不同，请购单常有数联，并以不同的颜色进行区分，以便于分发、传递。一般情况下，请购单分为五联：第一联为准购单，由采购单位留存；第二联为验收单，由会计部门留存；第三联为验收单副联，由计算机中心留存；第四联为采购通知单，由求购单位留存；第五联为验收物料联，由用料单位留存。

3.开立请购单

请购单源于使用部门的需求，由物料使用部门开出。一个企业内部的需求一般来自生产和使用部门，而一些办公设备的需求来自办公室负责人或公司主管，有的来自销售部门、广告部门或实验室。请购人员依照存量管理基准和用料预算，参考库存情况开立请购单，并注明材料名称、规格、数量、需求日期和注意事项。一般一张请购单只填写一项物料的需求情况，这样便于物料管理。对于不同的请购需求，也可开立不同的请购单。

采购商品如果属于同一供应商的统购材料，请购部门应使用请购单附表，以一单多品方式提出请购。

请购紧急用品时，由请购部门于请购单“说明”栏中注明原因，并加盖“紧急采购章”，以急件卷宗递送。

易耗用品由物料管理部门依据耗用和库存情况，填制请购单，按月提出请购。招待用品和办公用品等可免开请购单，应以总务用品申请单委托总务部门办理，可规定其核准权限。

4.审批

请购单填写完毕之后要依据请购物料的规格、数量、金额，按照规定的流程递交不同层次的主管部门，予以审批，通常是物料管理部门、生产管理部门或专门的项目负责部门等。例如，不同类别（原材料、固定资产、总务性用品）的请购单由不同的主管核准，不同大小的请购金额要由不同管理层次的主管核准。以原材料为例，某公司规定，请购金额预估在1万元以下者，由科长审核；请购金额预估在1万元至10万元者，由经理审核；请购金额预估在10万元以上者，由总经理审核。

5.采购部门汇总

依照请购权限呈核并编号（由各部门依事业部等类别编订）后，呈送采购部门。采购部门按照请购部门或供应商将请购单进行汇总，并制订详细的购货订单说明书发给供应商，尽快办理询价、议价，并将议价结果记录于请购单，然后将请购单的第二联呈准，必要时先送请购单位签注意见。

6.办理订购

请购单呈核后送回采购单位向供应方办理订购，应与供应方签订买卖合约书一式四份：第一份正本存于采购单位；第二份正本存于供应方；第三份副本存于请购单位；第四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用，如无须支付定金，第四份副本免填。请购单模板如表11-1所示。

表11-1　请购单模板