（一）电子数据交换的概念及特点

1.电子数据交换的概念

电子数据交换（Electronic Data Interchange，EDI）在《物流术语》（GB/T 18354—2006）中被定义为：“采用标准化的格式，利用计算机网络进行业务数据的传输和处理。”

根据EDI的定义可以看出，作为企业自动化管理的工具之一，EDI通过计算机将商务文件如订单、发票、货运单、报关单等按照统一的标准，编制成计算机能够识别和处理的数据格式，在计算机之间进行传输。

2.电子数据交换（EDI）的特点

（1）EDI的使用对象是不同的组织，EDI传输的是企业间的报文，是企业间信息交流的一种方式。企业采用EDI可以更快速、更便宜地传送发票、采购订单，传输通知和其他商业单证，提高快速交换单证的能力，加快了商业业务的处理速度。更重要的是，这些过程可以被监督，从而为企业提供了跟踪管理和审计这些操作的能力。

（2）数据传输由收送双方的计算机系统直接传送、交换资料，不需要人工介入操作，避免了人工录入的错误，提高了总体质量，降低了数据对人的依赖性，减少了处理时间。

（3）EDI能更快、更精确地填写订单，以便减少库存，实现零库存管理，EDI传输的文件是格式化的，是符合国际标准的。

（4）EDI所传送的资料是一般业务资料，如发票、订单等，而不是一般性的通知，并且EDI存储了完备的交易信息和审计记录，为管理决策者提供了更准确的信息和数据，进而为企业提高效率和降低成本提供了更大的可能性。

（5）尽管电子邮件和传真也可以用来传输数据，但和EDI相比，仍有着本质区别。它们的主要区别是：传真与电子邮件需要人工的阅读判断处理才能进入计算机系统，既浪费人力资源，也容易发生错误，而EDI不需要再将有关资料人工重复输入系统；另外，EDI的传输内容为格式化的标准文件并有格式校验功能，而传真和电子邮件为非格式化的。

（二）电子数据交换系统的构成

软件及硬件、通信网络和数据标准化是构成EDI系统的三要素。(www.daowen.com)

1.EDI软件及硬件

实现EDI，需要配备相应的EDI软件和硬件。EDI软件具有将用户数据库系统中的信息译成EDI的标准格式，以供传输交换的能力。虽然EDI标准具有足够的灵活性，可以适应不同行业的众多需求，然而，每个企业有其自己规定的信息格式。因此，当需要发送EDI电文时，必须用某些方法从企业的专有数据库中提取信息，并把它翻译成EDI标准格式进行传输，这就需要EDI相关软件的帮助。常用到的软件有转换软件、翻译软件、通信软件。EDI软件系统结构如图8-4所示。

图8-4　EDI软件系统结构

2.通信网络

通信网络是实现EDI的手段。EDI通信方式有多种，许多应用EDI的企业逐渐采用第三方网络与贸易伙伴进行通信，即增值网络方式。它类似于邮局，为发送者与接收者维护邮箱，并提供存储转送、记忆保管、通信协议转换、格式转换、安全管制等功能。因此，通过增值网络传送EDI文件，可以大幅度降低相互传送资料的复杂度和困难度，大大提高EDI的效率。

3.数据标准化

EDI标准是由各企业、各地区代表共同讨论、制定的电子数据交换共同标准，可以使各组织之间的不同文件格式通过共同的标准进行交换。

（三）电子数据交换技术在物流中的应用

EDI最初由美国企业应用在企业间的订货业务活动中，其后，EDI的应用范围从订货业务向其他业务扩展，如销售信息传送业务、库存管理业务、发货送货信息和支付信息传送业务等。近年来，EDI在物流中被广泛应用，被称为物流EDI。所谓物流EDI，是指货主、承运业主以及其他相关的单位之间，通过EDI系统进行物流数据交换，并以此为基础实施物流作业的方法。物流EDI参与单位有货主（如生产厂家、贸易商、批发商、零售商等）、承运业主（如独立的物流承运企业等）、实际运送货物的交通运输企业（铁路运输企业、水路运输企业、航空运输企业、公路运输企业等）、协助单位（政府有关部门、金融企业等）和其他的物流相关单位（如仓库业者、专业报关业者等）。

物流EDI的优点在于，供应链组成各方基于标准化的信息格式和处理方法，通过EDI共同分享信息，提高了流通效率，降低了物流成本。