1.为了对物资采购工作实施有效控制，保证采购物资的价格合理、质量符合要求，保证物资可及时入库以满足生产的需求，特制定本程序。

2.本程序适用于本公司使用的原材料、零配件、外协件、设备等生产性物资的采购控制。

3.部门职责。

（1）询价部负责采购价格的咨询、调查和谈判工作以及市场价格变化的跟踪和价格信息向相关部门传递的工作。

（2）研发中心负责提供产品生产所需的物料消耗定额，以及提供所需物资的品名、数量、规格、技术要求和新材料的试验确认等明细表和新材料的试验确认书面材料。

（3）质量工程部负责进货材料的检验和试验工作。

（4）采购配送部是采购控制的归口管理部门，负责供方及时采购和物资的出库、入库、仓储管理工作，以保证生产需求，并对合同的正确履行负责。

（5）财务中心负责采购资金的准备和结算工作。

（6）制造中心总经理负责合格供方的选择和审批工作。

4.控制程序。

（1）供方评价及选择。

1）供方提供的材料，按本公司产品的使用情况，可分为A、B、C、D四类。

①A类为决定产品性能，直接影响最终产品质量，需用量大，产品成本构成比例较大的主要原材料，比如中纤板、双面板（外协加工）、木纹纸、油漆、铝合金。评价内容参考“2）供方评价内容”中的①、②、③、④和⑥。

②B类为影响产品性能和质量的主要配件、材料外协件，比如拉手、滑槽、铰链、五金装饰件、连接件、玻璃镜片、胶等。评价内容参考“2）供方评价内容”中的①、③和④。

③C类为其他低值易耗或辅助材料，比如包装材料、铁钉、砂纸、电器材料、手动工具等。评价内容参考“2）供方评价内容”中的③、④和⑤。

④D类为特殊材料用品，比如劳动防护用品、消防材料等，生产厂家需有生产许可证。评价内容参考“2）供方评价内容”中的①、②、③和④。

2）供方评价内容。

①产品的环保性能、生产能力和质量保证能力。

②所提供材料的检验合格证明。

③所供材料能长期、稳定地符合本公司产品要求。

④能按时交货。

⑤价格在本行业中较低。

⑥中纤板必须在具备生产许可证的企业采购。

3）评价周期为每年一次（原则上于每年年初对上一年度已存在供货关系的供方组织进行一次重新评价和选择，对新供方则在使用其产品之前进行新供方评价和选择。新供方的评价和选择根据公司实际需要适时进行，时间和周期不定）。

4）评价方法。

①对供方提供的文件资料进行评价。

②对供方生产现场、实物进行评价。

5）新供方评价项目。询价职能应同供方调查同步进行。

①供方文件资料。

a）具有合格法人地位（营业执照副本和税务登记证副本等资料。一般的纳税人应提供一般纳税人资格证书复印件）。

b）具有相关产品的资格证明，比如《产品执行标准证书》、《生产许可证书》、产品在有关权威部门组织的有关产品评比中的获奖的证明等。

c）同类产品的价格优势对比，价格与性能之比优于竞争对手。

d）在与同行业竞争对手的业绩对比中，比竞争对手在市场占有的份额大，新产品比竞争对手的开发周期短、品种多、功能强、档次高。

e）在资本市场上的信誉优良（比如在银行获“AA”、“AAA”级信用等级证书）。

②供方样品实物

a）提供的材料样品经试验满足公司规定的技术要求。

b）提供的材料样品经考察满足公司规定的时间要求。

c）提供的材料样品经检验满足公司规定的质量要求。

d）提供的材料样品经试验满足公司规定的生产工艺和设备的要求。

③供方现场评价项目。

a）供方管理人员和员工相关法律、法规意识较强并积极遵守相关法律、法规和公司规章制度。

b）供方管理人员和员工的意识较强，并积极遵守相关规章制度，比上一年度至今未发生过重大质量、环境、安全事故。

c）供方质量体系运行较好（经对供方的第二方审核，未发现严重不符合项，管理体系运行稳定有效）。

d）供方现场管理井井有条，标志清晰，生产秩序良好。

e）供方生产场所、设施和人力资源充足，供货能力较强。

④综合评价项目。

a）完成合同的能力。

b）服务水平。

c）改进能力。

d）产品环保性能。

⑤新供方的选择。

a）A类、B类的新材料在第一批产品投产由研发中心向采购配送部提供相关供方的信息，采购配送部发“供方调查表”，并收集（含样品）、整理、排列。

b）采购配送部初步满意后将供方提供的样品交质量工程部按技术工艺部提供的材料标准进行外观验证或破坏性试验，并将结果记录在“供方样品评价表”中，以预选合格的供方。

c）经调查和审定的样品符合公司条件的，报制造中心总经理批准后通知供方。将合格样品的供方列入“合格供方名单”，并分发给研发中心、询价部、质量工程部、分厂、财务中心和有关人员执行。

d）新的合格供方的评定必须在正式签订《采购合同》或确定合格供方之前进行，A类、B类材料至少选择三个或三个以上的合格供方，以备选用；

e）具有ISO9001，ISO14001、OHSMSI8001等认证证书或取得中国环境标志产品认证，中国质量环境产品认证的供方可优先选择。

f）D类材料由供方提供生产许可证书或经销许可证书，并且供方必须具备随货同行的合格证。

6）老供方的评定。

①重新评价项目。

a）同比自身前一年度价格下降或比其竞争对手价格具有竞争优势。

b）同比自身产品开发能力持续增强，并能不断满足公司提出的新产品开发要求。

c）同比自身上一年度市场占有份额稳定或增长，或比其竞争对手在市场占有份额持续扩大。

d）在资本市场上信誉保持优良，履约能力较强。

e）上一年度供货质量稳定，未出现重大质量、环境、职业健康安全事故。

f）上一年度供货交期及时，未出现交期延迟现象。

g）上一年度供货服务质量良好，对公司提出的合理的服务要求及时予以回应。

h）上一年度供方管理体系保持认证资格。

②合格的供方条件。

a）企业具有合格的法人地位。

b）企业有相关产品的资格证明。

c）生产能力能满足公司生产要求。

d）产品质量满足公司提出的技术质量、环保性能要求。

e）按时供货。(www.daowen.com)

f）服务及时。

g）具有ISO9001，ISOl4001，OHSMSI8001等认证证书的供方可以优先选择。

7）合格供方的再评价。

①评价内容（见附表65）。

附表6-5 合格供方的再评价内容

②评价方法。

考核平均分=总分÷考核项目数（1～6项）

平均分在85分以上的为合格；单项考核在60分以下的为不合格。

8）供方的控制。

①采购配送部负责建立供方档案，并将供方的业绩记录在“供方业绩登记表”中（根据“进货产品检验报告单”、“进货产品验收单”统计供方的交货期和产品合格率。外协加工产品按《外协加工产品管理办法》、“质量问题汇总表”统计）。

②每季度末采购配送部根据供方业绩会同质量工程部、生产需求部对供方的供货产品质量和交货期进行评定，评定结果填写在“季度供方评定表”中，并纳入供方档案。

③质量工程部进行质量跟踪，若发现质量问题，应以书面形式反馈供方并联络供方退还产品，对经过三次反馈却仍没有改进的供方，取消其合格供方资格。

④经评定，供方的产品质量和交货期不能满足本公司要求，采购配送部应取消其“合格供方”的资格，并将其从“合格供方名单”中注销，列入“不合格供方名录”。

⑤进货产品检验批量不合格或在使用加工过程中出现质量问题，采购配送部应及时向供方发送“质量信息反馈单”要求供方采取纠正（预防）措施。

⑥供方的不合格产品的处置按《不合格品控制程序》执行。

（2）采购准备。

1）采购配送部在接到生产需求部的生产执行计划通知的同时，研发中心应提供生产所需物资的品种、规格、数量明细表、图纸、采购技术文件及有关外铸件的加工要求等资料，以备编制“采购定额计划表”。

2）采购配送部根据生产需求部提供的“生产计划”、“生产执行计划”和“特急、加急生产指令”以及研发中心的物耗定额标准，编制“材料采购计划表”。

3）采购配送部编制“材料采购计划表”并及时核实现有库存材料的数量，同时将库存数量填入“材料采购计划表”的有关栏目中。

4）采购配送部根据生产计划所需物资的合格库存物资数量的差数逐项编制采购订单，以保证生产需要。

5）采购配送部编制的采购订单应包括生产批号、数量、入库时间，并送至供方及库房。重大采购计划、特殊材料采购（进口）或超额采购备用材料需报最高管理者特批，批准的采购计划应抄送财务中心。“订（购）货单”一式四份，第一份由采购配送部留存，第二份送至采购员或供方，第三份交给财务中心，第四份交给库管员。

6）采购配送部负责对采购的物资进行跟踪和催货，确保采购物资按时到达，以满足生产进度的需要。采购配送部每三天向财务中心、分厂报送《生产批次材料入库进度表》一次。

7）采购计划以外的材料和辅料（包括低值易耗品、劳保用品、包装物等）可由使用部门申请填写“材料请购单”，经相关人员审批后购买。

①价值在1000元以下的，由采购配送部负责人审批；价值在1000～5000元之间的，由制造中心总经理助理审批，采购配送部组织采购。

②非生产物资的采购按公司的“采购合同管理制度”的规定实施。

8）采购计划以外的设备采购由设备使用部门提出申请，经生产需求部分管设备的副总经理审批后，由采购配送部负责采购。

①总价值在50万元以上的，由董事长或总裁审批。

②总价值在20万～50万元之间的，逐级报送副总裁、总裁审批。

③总价值在2万～20万元之间的，由制造中心总经理审批。

④总价值在5000～20000元之间的，由生产需求部设备副总经理审批。

⑤总价值小于5000元的，由分厂机电设备科审核。

9）设备采购原则上按以上权限审批采购，如果需要董事长、总裁对超额度采购授权时，应有书面授权书。

（3）材料价格的询价。

1）大宗材料的采购价格实行公开询价、择优确定原则，确保采购材料的价格在同等质量的同产品中较低。

2）询价部应随时跟踪和掌握市场材料的价格状况，于每月月底向采购配送部报告采购材料的价格情况以作为公司确定和考核供方业绩的依据。

3）材料采购单价的确定由询价部、财务中心共同审核，并且在总裁和董事长审批后作为材料结算单的依据。

（4）采购合同的签订。

1）对于A类和B类的物资采购，相关部门在采购前应根据实际情况签订订货合同。同供方签订的合同中的质量保证条款应包括：

①所供产品或物资。供方应有经检验合格的证明文件。

②对产品质量的要求。

2）签订正式合同。

①在合同签订前，签订人员必须对对方的身份和资格进行验证，以确保所签订合同的有效性。

②询价科、采购配送部、财务中心及相关需求部门共同审核采购合同，等签署意见后送至询价部。

③合同的签订工作由采购配送部负责。采购配送部加盖合同印章后才可执行合同。

④合同正式签订后，采购配送部需将一份合同副本送交财务中心，以作为办理采购材料结算的依据。

（5）采购产品的接收和入库。

1）A类、B类物资是否接受，要以质量工程部出示的“进货产品检验报告”为依据；C类物资以“进货产品验收单”为依据。

2）采购的物资经检验合格后按“材料仓储管理制度”的规定办理入库手续。

3）采购配送部材料仓库根据采购计划、订货单和购货单上的数量和指定内容收货，多余的货物应查明原因，由采购主管处理。仓库应及时将入库材料回货资料交采购配送部。如果采购配送部在审核中发现入库凭证不相符，应将有误凭证退回库管员重新开具，重新开具的凭证应经采购配送部重新审核确认。

4）采购配送部应将进货验收记录填入“供方评定表”。

5）D类材料由采购员到合格供方处采购或由供方送货到公司。D类材料按照A类、B类材料入库程序入库。

（6）设备验收。

1）供方将设备安装、调试且设备正常运行固定周期后，由生产需求部分厂机电设备科科长按合同要求填写“设备验收报告”并备档，同时交采购配送部及财务部资金费用科各一份。

2）生产需求部将“设备验收报告”附于“设备档案”中，以作为设备的原始资料和责任追溯管理资料。

3）采购配送部将“设备验收报告”附于合同后，以作为考察合格供方的依据。

（7）采购产品的验证。

1）如果必须到供方的货源处对采购产品进行验证或由本公司送交检验，则应在采购合同中明确验证安排和产品放行方式。

2）本公司要求到供方所在公司或供方处对供方产品进行验证时，供方公司应满足要求，但验证不能免除供方提供可接收产品的责任，也不能排除其后本公司的拒收。

（8）采购物资的结算。

1）财务中心根据有效的采购合同、“入库单”、“供方送货单”、“进货检验报告单”或“进货产品验收单”办理付款手续。

2）财务中心有权对采购人员擅自到非合格供方采购以及应办而未办理合同手续的采购项目予以拒绝办理结算或付款手续。

（9）合同管理按“采购合同管理制度”执行。

（10）外协加工产品的管理按“外协加工产品管理制度”执行。

（11）相关记录的管理按《记录控制程序》的要求执行。

5.相关文件。（略）

6.记录。（略）

7.附则。

（1）原、辅材料供方的预选工作由采购配送部负责。采购配送部应就采购物品的种类征询质量工程部、生产需求部、机电设备科、询价部、生产分厂等单位意见，综合分析评比后选定供方，同时出具“分析报告”，并上报制造中心总经理审核批准。

（2）大宗原、辅材料供方必须选择3家或其以上，且采购比例分配应较为均衡，如果不能达到，则需在“情况说明”中详细阐述原因并上报制造中心总经理审批，否则追究采购配送部责任。

（3）本控制程序由采购配送部编制，经公司相关部门会签及副总裁批准后发文。

（4）本制度于××××年××月××日发布并实施，原“采购控制程序”同时废止，不再修订。