（1）账簿的保管。

各种账簿是重要的经济档案，必须按规定妥善保管，不得丢失和任意销毁。否则，原有债权、债务无法理清；重要的经济资料和经济信息将丧失，经济责任将无法明确，故妥善保管账簿意义重大。账簿的保管，既要安全、完善、机密，又要保证使用时能及时迅速查到。年度终了更换新账后，旧账页应清点整理，所有活页归档保管。账簿归档保管要做到五防，防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿，调阅时必须提出理由，经会计主管人员批准，在保管员陪同下方可查阅，原则上不得借出。

账簿的保管期限如下：

①现金和银行存款日记账保管25年。

②总账和明细分类账保管15年。

③涉外账簿应长期保存。

账簿保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编造销毁清册，报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财务部门和有关部门共同监销。

（2）账簿的更换。

为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。

现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账。

年终结账后，有期末余额的账户，应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时，将有余额的账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额为零。(www.daowen.com)

下年度新开账户的第一行，填写的日期是1月1日，“摘要”栏注明“上年结转”字样，同时，将上年结转余额记入“余额”栏，并标明余额方向。上年度该账户的借方余额，转至本年度新账内仍为借方余额，上年度该账户的贷方余额，转至本年度新账内仍为贷方余额。

（3）电算化会计档案的保管。

电算化会计档案主要包括两个方面的内容：由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、财务报表及其他会计资料；以磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质储存的会计数据；会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。

对于电算化会计档案的管理，各单位应建立以下安全与保密措施：

①对电算化会计档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘等工作。

②采用磁性介质储存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

③严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。

④各种会计资料包括打印出来的会计资料以及储存会计资料的软盘、光盘、微缩胶片等，未经单位负责人同意，不得外借和拿出单位。

⑤借阅会计资料应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应认真检查，防止感染病毒。