几乎每个企业日常都会发生一些小额的零星开支，如出租车费、邮电费、报纸杂志费等杂项支出。对这些支出每次都使用支票是不经济的，有时甚至是不切实际的，因此企业通常都设立备用金制度。该制度的内容如下：

①设专人保管备用金，并负责小额的零星开支。

②当备用金快用完时，即由保管员把备用金凭单及原始凭证提交会计部门，经有关人员审核后，会计部门再开出支票，由备用金保管员向银行兑现，补足、恢复原备用金限额。

③如果建立的备用金限额太多或太少，会计部门再作相应的调整。

【例5—1】某公司于2013年1月1日建立备用金制度，根据企业零星开支发生的频繁程度，规定限额为3 000元，于每月中旬补足一次。

1月中旬，备用金保管员提交备用金凭单及支出凭证如下：电话费960元，出租车费735元，报纸杂志费675元，购买账簿等办公用品624元，备用金剩余8元。

1月1日，设立备用金限额，会计部门开出支票，由保管员向银行兑现，有关会计分录如下：

借：其他应收款——备用金 3 000

贷：库存现金 3 000(www.daowen.com)

1月15日，补足备用金时：

借：管理费用——电话电报费 960

——出租车费 735

——报纸杂志费 675

——办公费用 624

贷：其他应付款——现金长款 2

库存现金 2 992

本例备用现金溢余2元［（2 994＋8）—3 000］，直接贷记“其他应付款——现金长款”的贷方，实际补足零用现金为2 992元。反之，现金短缺，则借记“其他应收款——现金短款”。注意，补足备用金时不能贷记备用金账户，备用金账户维持的定额一般是不变动的，当需增减限额时，再借记或贷记“备用金”账户。