设计报表格式是指对报表行数、列数、标题、表头、表体、表尾以及报表内各个单元属性和风格等内容的定义。报表格式设计是报表编制的基础，它决定了报表的外观、结构和数据录入的属性。

设计报表格式的操作流程如图5-4所示。可变表需设置可变区，固定表则无此步骤。

图5-4　设计报表格式的流程

（一 ）设置表尺寸

【任务描述】

设置表尺寸 （7行 4列）。

设置表尺寸是指设定报表的行数和列数。报表的行数，是将报表的标题、表头、表体、表尾所占的行数加总求和所得的行数，报表的列数是指报表所设的栏目数。

【任务处理】

（1）在【UFO报表】窗口格式状态下，执行【格式】/【表尺寸】命令，打开【表尺寸】对话框。

（2）输入行数 “7”和列数 “4”，单击 ［确定］按钮，窗口即显示所设行数和列数的报表。

［提示］

对报表表尺寸可进行修改。①通过重新设置表尺寸来修改；②执行【编辑】/【插入】命令，可在选定行的上方增加行或选定列的左方增加列；③执行【编辑】/【追加】命令，可在报表的最后一行或最后一列后面增加行或列；④执行【编辑】/【删除】命令，删除选定的行或列。在进行了以上操作后，需注意对有关的报表公式进行调整。

（二）设置行高和列宽

在一张报表中，出于对美观的考虑，对不同的行可能会设置不同的行高，对列宽的设置也要考虑到相应的单元内容，尤其是数据单元，其列宽应能放下本栏中最宽的数据。

系统默认的行高值是 5mm，列宽值是 25mm。对行高和列宽的设置有两种方式：一是在窗口中直接将鼠标光标放在行标间或列标间，然后按住鼠标左键拖动鼠标进行调整，这种设置方法比较直观，但不够精确，比较适用于对个别行高或列宽的调整；二是通过执行菜单命令，对选定区域进行整体行高或列宽的设置，这种方法设置精确，且易于实现整体格式的统一。

【任务描述】

将 “货币资金表”的行高设置为 15mm，列宽设置为35mm。

【任务处理】

在格式状态下，鼠标单击选取A1单元坐上方的小单元，选取整个表格 “A1: D7”区域，执行【格式】/【行高】命令，打开【行高】对话框，输入行高 “15”，单击 ［确认］按钮。执行【格式】/ 【列宽】命令，打开【列宽】对话框，输入行高 “35”，单击［确认］按钮。

（三 ）定义组合单元

定义组合单元就是将几个单元合并为一个单元。通常报表的标题、表头和表尾的设置会用到组合单元。在一些比较复杂的报表表体中也会用到组合单元。

【任务描述】

将第 1行的B1单元和 C1单元整体组合。

【任务处理】

（1）鼠标单击并拖动 B1单元和C1单元，刷黑B1和 C1所在的区域。

（2）执行【格式】/【组合单元】命令，打开【组合单元】对话框。

（3）单击【整体组合】按钮，B1单元和 C1单元将被合并为一个组合单元。

（四）设置关键字

如果设计的报表是由多张表页组成的，则为了便于区别表页和对表页进行公式取值，应考虑将报表中的某些关键性的文字定义为特殊的关键字，使其具有标识表页和取值的功能。

定义多个关键字后，可能有些关键字会被叠放在一起，因此还需调整关键字的位置，关键字的位置是通过设置关键字的偏移量来调整的。偏移量为负值表示向左移动，正值则表示向右移动，偏移量单位为像素。

【任务描述】

将单位名称、年、月为关键字，并调整关键字到合适的位置。

【任务处理】

（1）在格式状态下，执行【数据】/【关键字】/【设置】命令，打开【设置关键字】对话框，如图5-5所示。

图5-5　设置关键字　(www.daowen.com)

图5-6　输入报表文字项目

（2）分别选中A2、 C2、 D2单元，将各个单元定义为“单位名称” “年” “月”关键字。

（3）执行【数据】/【关键字】/【偏移】命令，打开【定义关键字偏移】对话框。在需要调整位置的关键字文本框中输入偏移值，然后单击［确定］按钮。

［提示］

如果关键字内容定义错误或位置定义错误，可执行【数据】/【关键字】/【取消】命令，取消该设置错误的关键字，再重新定义。

（五 ）输入文字内容

报表的文字内容包括标题、表头、表体栏目和表尾内容，其中表头的“编制单位”“年”“月”一般不按文字内容输入，而作为关键字来设置。

文字内容输入的方法有两种：一是双击选定单元，将光标定位在单元格中，直接在单元中输入内容；二是选定单元后，将光标定位在窗口上方的编辑栏中进行输入。

【任务描述】

设置报表名称、各项目名称和制表等。

【任务处理】

（1）选定组合单元 B1C1，双击输入报表名称 “货币资金表”。

（2）分别选定 A3、 B3、 C3、 D3单元，双击输入 “项 目”“行 次”“期初数”“期末数”；　分别选定 A4、 A5、 A6单元，双击输入 “库存现金”“银行存款”“合计”； 分别选定 B4、 B5、 B6单元，双击输入 “1” “2” “3”；选定 C7单元，双击输入 “制表：孔有武”，如图5-6所示。

（六 ）画表格线

新建的报表虽然在窗口中显示有浅灰色的表格线，但在报表输出时，是没有任何表格线的，为了便于对打印输出的报表进行阅读，还应根据需要在报表适当的位置上添加表格线。

【任务描述】

将表格的A3: D6区域设置网格线。

【任务处理】

（1）选定 A3: D6区域，执行【格式】/【区域画线】命令，打开【区域画线】对话框。

（2）选定【网线】单选框，【样式】 自由选定其一，单击 ［确定］按钮。

（七 ）设置单元属性

单元属性是对单元性质和表现形式进行的规定，包括单元类型、表体图案、对齐、边框等内容。单元类型分为数值单元、字符单元和表样单元三种类型。在格式状态下已输入文字内容的单元，系统自动将其属性设置为表样单元；未输入文字内容的单元，系统自动将其属性设置为数值单元，字符单元则需另行设置。其中，数值单元的属性设置还包括数值表示方式的内容。

【任务描述】

将表格中 C4: D6区域设置为数值单元，数值用千位分隔符表示，要求保留两位小数。

【任务处理】

（1）选取 C4: D6区域，执行【格式】/【单元属性】命令，打开【单元格属性】对话框。

（2）在【单元类型】列表框中选定【数值】选项，选定【逗号】复选框，单击【小数位数】文本框中的按钮，将【小数位数】调整为【2】，然后单击 ［确定］按钮。

（八 ）设置单元风格

单元风格是指表格单元内容在字体、字号、字型、颜色、对齐方式等方面的设置内容。设置单元风格的目的是使表格外观更加美观，符合阅读习惯。

【任务描述】

将表格标题 “货币资金表”设置为黑体加粗 18号字，水平和垂直方向均为居中设置。A3: D6区域内单元格设置宋体粗体 14号字，水平和垂直方向均为居中设置。C7单元格设置宋体普通 10号字。

【任务处理】

（1）选定标题所在组合单元，执行【格式】/【单元属性】命令，打开【单元格属性】对话框。

（2）打开【字体图案】选项卡，分别在【字体】【字型】【字号】列表框中按要求进行设置。

（3）打开【对齐】选项卡，选定【水平方向】和【垂直方向】对应的【居中】单选框，然后单击 ［确定］按钮。