（1）格式状态和数据状态。UFO的报表编制分为报表格式设计和报表数据处理两大部分，这两部分操作必须在相应的系统状态下进行，在 UFO会计报表管理系统窗口中通过单击 ［格式/数据］按钮来实现两种系统状态之间的转换。

格式状态。在格式状态下可进行有关报表格式和公式设置的操作，主要设置内容包括表尺寸、行高和列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区、单元公式、审核公式、舍位平衡公式等设置。在格式状态下所做的操作对报表所有的表页都发生作用，但在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

数据状态。在数据状态下可对报表数据进行编辑和管理，主要操作内容包括输入或采集数据、增加或删除表页、审核数据、舍位平衡、制作图表、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。

（2）单元。单元是具体的行、列交叉而形成的组成报表的最小单位，单元名称也以具体的列号和行号来表示，列号在前、行号在后，如A1即表示第 1列第 1行对应的单元格。单元分为数值单元、字符单元和表样单元三种。

数值单元。数值单元用于存放报表的数据。数值单元的数据可以用单元中存放的单元公式运算生成，在数据状态下直接输入。建立一个新表时，系统将所有的单元类型默认为数值单元。

字符单元。字符单元也是报表的数据，内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可以输入的符号。字符单元可以由单元公式生成，也可以在数据状态下直接输入。

表样单元。表样单元是报表的格式，用于定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元的内容在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。

（3）组合单元。组合单元由相邻的两个以上的同一类型的单元组成。UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中单元的名称来表示。

（4）区域。区域是指一组相邻的单元组成的矩形块。区域是二维的，最大的区域是一个表页的所有单元，最小的区域是一个单元。区域一般用起点单元与终点单元来表示，中间用“：”连接，如从 A1单元到 D4单元的矩形区域可以用“A1: D4”来表示。(www.daowen.com)

（5）表页。表页是由许多单元组成的具体页面。一个UFO报表文件可以包含多张表页，所有的表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为 “页标”，页标用 “第一页”— “第四页”表示，如当前报表的第5页可以用 “@5”表示。

（6）关键字。关键字是一种特殊的单元，它可以唯一标识一个表页。关键字不仅用于在大量表页中快速选择表页，而且可以通过在表页中定义关键字取值，确定该表页所反映的报表数据。UFO提供了六种关键字，即“单位名称”“单位编号”“年”“月”“季”“日”“日期”，此外，用户还可以根据需要设置自定义的关键字。每个报表可以有多个关键字。关键字的定义分为显示位置定义和具体数值定义。显示位置定义在格式状态下进行，而具体数值定义则是在数据状态下输入的。

（7）二维表、三维表和四维表。确定某一数据位置的要素称为 “维”。按照确定数据位置所需的要素数量，可将报表分为二维表、三维表和四维运算。

二维表。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行 （横轴）和列（纵轴）可以找到这个二维表中的任何位置的数据。

三维表。通过列、行和表页号来定位数据，由多个相同的二维表构成，如将 1—12月的利润表按月份递增的顺序叠放在一个报表文件中，这一叠表称为一个三维表。第6个月的利润的A1单元表示为A1@6。

四维运算。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即报表名。三维表中的表间操作即称为 “四维运算”。如第 6个月的利润表的A1单元表示为 “利润表” -A1@6。

（8）固定区和可变区。固定区是组成一个行数和列数均为固定数目的区域。设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。有可变区的报表称为可变表，没有可变区的报表称为固定表。