电算化会计凭证的填制与手工会计类似，从内容上可分为凭证头和凭证体两部分。凭证头包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附单据数等内容。凭证体则包括摘要、科目名称、辅助信息、方向和金额等内容。

凭证类别：在总账系统初始设置时定义了凭证类别和限制科目，在填制凭证时系统会自动检查凭证类别的正确性。实训中凭证要求按收款凭证、付款凭证和转账凭证分类，用于说明凭证所反映的经济业务与库存现金、银行存款科目的关系。在填制凭证时必须确定凭证类别，如果所选择的凭证类别与凭证内容不符，系统会给予提示，并且凭证类别不符合要求的不能保存。

凭证编号：系统按月按凭证类别分别对所填制的凭证进行顺序编号。编号由凭证类别和凭证顺序号组成，如 “收0001” “转 0002”等。凭证编号一般由系统自动生成，同一类别的凭证不能重号，如果有被删除的凭证，会出现凭证断号，可以通过凭证编号整理使其恢复编号的连续性。

凭证日期：凭证日期包括年、月、 日，系统是按照凭证日期的顺序登记相关账簿的。如果在总账的选项设置中选择了制单序时控制，则凭证日期必须随着凭证号递增，而不允许出现凭证号递增而凭证日期倒流的现象。例如，1月 10日付款凭证已填到0012号，则填制0012号以后的凭证时， 日期不能为 1月 1日至 1月 9日的日期，而只能是 1月 10日至 1月 31日的日期。另外，系统也不允许所填制的凭证日期超过系统中会计日历的日期。

附单据数：指所填制的凭证所附的原始凭证的张数。系统允许空白，表示没有附原始单据。

摘要：用于说明本行分录所反映的业务内容。摘要是表体中每行分录必须填制的内容，要求简洁明了， 内容可以相同，也可以不同。

科目名称：填制科目名称时必须输入最末级科目。可以在科目空白栏中直接输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以利用系统的参照功能输入相应的科目。

辅助信息：指在录入凭证内容时。需向系统说明的凭证表头表体以外的其他内容。辅助信息主要包括支票登记中结算方式和支票号的具体说明、辅助核算的具体项目说明、数量核算的数量及价格说明等。

方向：即科目的发生额方向，分为借方和贷方。如果输入的金额方向不符，可按空格键调整金额方向。

金额：即科目的发生额。金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式（键盘上的减号键）输入，会计科目的借方金额合计应等于贷方金额合计。

（一）填制涉及银行存款业务的记账凭证

由于银行存款业务涉及具体结算方式的确定和支票登记的管理，所以在填制凭证时，不是简单地输入借贷分录就能完成凭证的填制工作，在输入会计分录的同时，还需同步输入结算方式，以便进行银行对账，设置了支票控制的用户，还需进行支票登记。

【任务描述】

1日，用银行存款从富南公司购进面粉 5 000袋，单价 100 元/袋，价款 500 000元，增值税率 17%，已验收入库 （转账支票号 ZZA001） 。（附单据 2张）

借：原材料——面粉　500 000

应交税费——应交增值税——进项税额　85 000

贷：银行存款——工行存款　585 000

【任务处理】

（1）在企业应用平台窗口，执行【业务工作】/【财务会计】/【总账】/【凭证】/【填制凭证】命令，打开【填制凭证】窗口。

（2）单击 ［增加］按钮或按 ［F5］键，窗口中的凭证类别从原来的【记账凭证】转为【收款凭证】（凭证类别排序系统默认为收款凭证、付款凭证、转账凭证，可在【凭证类别】窗口调整顺序），并在凭证的左上角显示 “收”字，表示当前的记账凭证类型为收款凭证。

（3）单击“收”字旁边的按钮，打开下拉框，双击凭证类别中的【付款凭证】，然后按 ［回车］键，可以看到当前窗口中显示的凭证类别改为所需的【付款凭证】。如果在总账选项设置中选择了“系统编号”，系统会按时间顺序和凭证类别自动编号；否则，需手工输入凭证编号。

（4）继续录入凭证的日期、附单据数。系统自动以操作员登录系统的时间为凭证填制日期，可修改；附单据数可以为空。

（5）在凭证体内第一行录入摘要 “购进原材料”后回车，光标到达第一行第二列的【科目名称】栏可直接输入科目编码，或者单击按钮或键盘上的“F2”键参照科目列表输入 “140301面粉”后点击 ［回车］，系统弹出【辅助项】窗口，填写数量5 000袋，单价 100元后点击 ［确定］，系统自动计算出价值 500 000元并默认在借方，如需换到贷方可以按 ［空格］键，继续 ［回车］。

（6）按照第一行输入方法输入第二行。点击［回车］后光标会自动到达第二行，并在摘要栏自动复制上一行摘要内容，可以改变也可以不改变，继续回车单击按钮或键盘上的 “F2”键参照科目列表输入 “22210101进项税额”后点击 ［回车］，在借方栏填写金额 85 000元后点击 ［回车］。

（7）点击 ［回车］后光标自动到达第三行摘要栏，复制上一行摘要 ［回车］，单击

按钮参照科目列表输入“100201工行存款”后［回车］，在【辅助项】对话框中点击按钮输入结算方式 “202转账支票”“票号 ZZA001”和 “发生日期 2008-01-01”，业务发生日期可以和凭证填制日期保持一致，单击［确定］按钮，返回到【填制凭证】窗口，可以看到在凭证左下角显示有结算方式编码、支票号和发生日期。继续在同行的贷方栏输入金额 585 000元。

（8）凭证输入完毕后，单击［保存］按钮：如果在总账选项设置中选择了 “支票控制”，则会弹出 “此支票尚未登记，是否登记”提示框，如图4-29所示，单击［是］按钮，系统将弹出【票号登记】对话框，登记支票内容后单击 ［确定］按钮；单击 ［否］按钮，可不进行支票登记，直接保存凭证；此处案例选择 “否”，系统弹出“凭证已成功保存！”提示框，如图4-30所示。

图4-30　填制涉及银行存款业务的记账凭证 （2）

［提示］

如果制单选择序时控制，则凭证的填制日期应大于等于系统的启用日期，但不超过计算机的系统日期，也不能在上一张凭证的填制日期之前。

在记账凭证某分录金额栏按键盘上的等号键“=”， 系统将根据现有借货方差额自动计算此分录的金额。

红字金额按键盘上的减号键“-”输入。

按键盘上的空格键，可将科目金额在借方和货方之间转换。

只有对科目设置了数量核算，在填制凭证时输入该科目， 系统才弹出能输入数量和单价的【辅助项】对话框。(www.daowen.com)

单击插分按钮可在光标所在行之上增行，单击删分按钮可删除光标所在行。

图4-29　填制涉及银行存款业务的记账凭证 （1）

凡是涉及 “银行存款”科目的收付款凭证，均应输入结算方式及票据号，否则将导致期末无法与银行对账。若在输入 “银行存款”科目后系统未弹出提示输入结算方式、票据号等内容的 【辅助项】对话框，则说明在进行科目设置时，未在该科目中勾选【银行账】。

只有在总账系统初始设置中选择了 【支票控制】，并且在结算方式设置中对支票选择了 【票据管理标志】，才能弹出支票登记的提示框，进行支票内容登记。

每页凭证可填制五行分录，若会计分录涉及的行次大于五行，则在填制凭证时可继续按回车键增行填制， 系统自动将凭证分页以分号表示。例如，转字0001号0001/0002凭证，表示当前窗口显示的是转账凭证0001号，该凭证有两张分单，当前显示的是第一张分单。凭证填制完成后，在未审核前可直接修改，但凭证类别、凭证编号不能被修改。

（二）填制涉及辅助核算业务的记账凭证

出于核算和业务管理的需要，一般用户会利用系统的辅助核算功能对一些会计科目设置辅助核算。这就要求操作员在填制凭证时，必须把科目的辅助核算信息同时录入到系统中。

【任务描述】

2日，业务员康威骏收到益阳公司偿还前欠货款 18 000元，存入银行 （转账支票号 ZZA102） （附单据 1张 ）。

借：银行存款——工行存款　18 000

贷：应收账款——益阳公司　18 000

【任务处理】

（1）在【填制凭证】窗口中，单击［增加］按钮，在光标所在的凭证字位置将需填制的凭证类别调整为【收账凭证】，依次输入填制日期、所付单据数和摘要。

（2）在【科目名称】栏中输入 “100201工行存款”科目，单击 ［回车］键，系统弹出【辅助项】对话框，在【辅助项】对话框中点击按钮输入结算方式 “202转账支票”“票号 ZZA 102”和 “发生 日期 2008-01-02”，借方金额栏填入金额 18 000元后单击 ［回车］。输入数量、单价，单击 ［确定］按钮。在【填制凭证】窗口下方会显示所输入的辅助项数据。

（3）继续输入凭证内容，在第二行输入贷方科目应付账款，单击 ［回车］键，系统弹出【辅助项】对话框，如图 4-31所示，输入客户名称 “益阳”、业务员“康威骏”、票号“ZZA 102”及发生 日期 “2018-01-02”辅助信息，单击［确定］按钮，继续在贷方金额栏输入 18000元，单击［保存］按钮保存凭证。

图4-31　填制涉及辅助核算业务的记账凭证

［提示］

只有对科目设置了辅助核算，在填制凭证时输入该科目，系统才弹出 【辅助项】对话框。

（三）填制涉及外币核算业务的记账凭证

按照《企业会计制度》的规定，有外币业务的企业在进行外币核算时，需对一笔外币业务进行两种货币的核算。因此，如果科目有外币发生额，则操作员在填制凭证时，既要输入记账本位币金额，还要输入外币金额。只有在建立会计科目时，为该科目设置了外币核算，才能在填制凭证时，输入外币核算数据。

【任务描述】

5日，收到外商投资资金 30 000美元，汇率 1∶6.28（转账支票号 ZZB001） （附单据 3张）。

借：银行存款——中行存款　188 400

贷：实收资本　188 400

【任务处理】

（1）由于企业采用浮动汇率制度，故在录入 2018年 1月 5日的凭证前，需要先录入当日的外汇汇率。以 202夏雨为操作员，依次打开 【基础设置】/【基础档案】/【财务】/【外币设置】，在【外币设置】窗口内的美元下，打开 2018年 01.05日的录入框，输入当日美元汇率 6.28后回车，退出【外币设置】窗口，如图4-32所示。

图4-32　填制业务当日美元汇率

（2）在【填制凭证】窗口中，单击 ［增加］按钮，将需填制的凭证类别调整为【收款凭证】，依次输入填制日期2018.01.05，所付单据数和摘要。在【科目名称】栏中输入科目“100202中行存款”，单击 ［回车］键。在【填制凭证】窗口的收款凭证中增加了一列【外币】栏，在【外币】栏中，输入外币金额 30 000元。

（3）在下一栏有【USD】标志的栏次中可选择外币种类，汇率值自动从基础档案【外币设置】中读取当日的汇率 6.28，单击 ［回车］键，系统在借方自动计算出人民币本位币金额。

（4）输入第二行摘要和科目名称 “4001实收资本”，单击 ［回车］键使得光标落在贷方金额栏，按下键盘上的 “=”键，系统自动填写 188 400元，单击 ［保存］按钮保存凭证，如图4-33所示。

图4-33　填制涉及外币核算业务的记账凭证