理论教育 如何进行计算机与手工并行会计处理?

如何进行计算机与手工并行会计处理?

时间:2023-06-06 理论教育 版权反馈
【摘要】:计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程。计算机与手工并行工作期间,可以采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证,原始凭证应附在相关记账凭证的背面,根据有关规定进行审核并装订成册,作为会计档案保存,并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致,要查明原因并提出解决方案。及时发现解决试运行中存在的问题,尽量缩短手工与计算机并行时间。

如何进行计算机与手工并行会计处理?

计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是检查建立的电算化会计系统是否充分满足要求,使用人员对软件的操作是否存在问题,对运行中发现的问题是否还应进行修改,并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。

在试运行阶段,会计人员要进行双重劳动,但这是十分必要的。在此期间,通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验,能够考查会计软件数据处理的正确性,能够考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力,并建立电算化后的内部管理制度。应该说,这是手工会计系统移至电算化会计系统的试验阶段,也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的顺利进行,是此后一定阶段电算化会计系统持续正常运行的前提。

试运行的时间,应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期,这样才能最全面地比较人机数据。一旦出现问题,要及时采取措施,进行防错纠错。在试运行阶段,前期以人工为主计算机为辅,后期则计算机处理为主。会计单位只有假设计算机在处理实际账务,才会充分考虑可能发生的问题,促进操作熟练程度的迅速提高。

计算机与手工并行工作期间,可以采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证,原始凭证应附在相关记账凭证的背面,根据有关规定进行审核并装订成册,作为会计档案保存,并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致,要查明原因并提出解决方案

在试运行阶段,人工与计算机数据对比时,要进行如下工作:

(1)检验各种核算方法。对电算化方式下采用的各种核算方法进行检验,发生偏差时及时调整。

(2)检查会计科目体系的正确性和完整性。通过数据对比,检查初始化阶段建立的会计科目体系的完整性、合理性,看其能否适应核算要求、报表要求、管理要求和会计制度要求。

(3)考查操作熟练程度。通过数据对比发现差错时,如属于人为原因,要确定责任人,及时纠正操作错误。(www.daowen.com)

(4)纠正会计软件程序错误或业务处理错误。通过数据对比发现错误时,如属于软件设计错误或系统缺陷,要及时通知会计软件开发和销售单位,责令其迅速调整或改进功能。尤其当软件存在严重违反会计制度规定的业务处理功能或人机数据不符时,必须暂停会计软件试运行。

并行实施一个阶段后,开始建立各项管理制度,并根据实际运行中出现的问题,不断改进完善。对上岗操作人员的权限分配,应在申请替代手工记账前按规定设置完毕,进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责也应有明确的要求和岗位考核。

此外,并行期间还要注意以下问题:

(1)适当计划实施进度,试运行期间及时总结、定期检查。实施效果不理想时,要向软件实施方咨询,修订实施方案。及时发现解决试运行中存在的问题,尽量缩短手工与计算机并行时间。

(2)实施复杂的大系统时,应向有关方面的专家顾问咨询,或向有经验的单位学习经验,尽量少走弯路。

(3)做好替代手工账前的准备工作,对可能出现的问题设计解决预案。

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