（一 ）整理手工会计业务数据

1.重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符

由于会计记录经过多人重复转抄，或多或少存在一定误差，在将基础数据移至计算机之前，须对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类。

会计业务处理要按照会计科目的统驭关系，凭证与各级明细账、总分类账之间，总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间，各类明细分类账、总分类账与实物库存记录之间，应完全相符，金额、数量应完全一致。但在许多单位， 由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不规范行为，常出现账证、账账、账实不符现象，这将导致电算化会计系统数据处理的错误。例如，材料采购和材料差异等科目，如果结转材料计算成本不及时，将造成差异科目出现偏差，分配差异时再加入人为因素，便造成差异科目与材料科目之间比例失调，二者之和不反映实际价格，导致成本数据不准确。

2.整理各账户余额

如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，需整理以前个月各账户发生额。

3.清理往来账户和银行账户

手工方式下，各单位对往来账户的管理方法有所不同。有些会计部门将往来账户涉及的单位、个人作为往来账户的明细科目；而有些会计部门将其作为辅助账，进行单独核算和管理。由于会计软件对往来账户的管理方式不同，在将往来账移至计算机之前，必须预先确定往来账的管理方式，并选择相应的会计软件。基于我国目前的状况，往来账存在大量呆账、坏账，所以应在将其移至计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同样道理，银行账一般均有未达账项，在采用计算机处理前，应及时核对银行账，对于未及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。

（二）建立会计账户体系并确定编码

会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时遵循以下原则：(www.daowen.com)

（1）符合财政部和有关管理部门的规定。

（2）满足本单位会计核算与管理的要求。

（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目。

（4）保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。

（5）保持相对稳定。

（6）要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。

为便于反映会计科目间的上下级关系、便于计算机识别和处理、减少输入工作量、提高输入速度、促进会计核算的规范化和标准化，须对会计科目进行编码。会计科目编码设计合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，编码会影响系统内信息的收集、汇总、存储、检索、传输等各种操作。 目前各种会计软件中编码设计水平相差较大，对多级科目、物码、部门码、人员码都要有系统考虑，要选择与现有的管理水平和管理需要相适应的编码。

编码时，一级会计科目编码按财政部会计制度规定，明细科目编码按照具体编码规则设置。通常，会计科目编码采用科目全编码方案，即本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码