工作设计与工作分析之间有着密切而直接的关系。工作分析的目的是明确所要完成的任务以及完成这些任务所需要的人的特点;工作设计的目的是明确工作的内容和方法,明确能够满足技术上和组织上所要求的工作与员工的社会和个人方面所要求的工作之间的关系。因此,工作设计需要说明工作应该如何做才能既最大限度地提高组织的效率和劳动生产率,同时又能最大限度地满足员工个人成长和增加个人福利的要求。
工作设计是指为了企业能够有效地实现发展目标,而采取与满足员工个人需要有关的工作内容、工作职能和工作关系的设计。对于一个新成立的企业而言,工作设计是企业根据运营模式设计工艺和管理流程,每个岗位的工作内容、工作方法,工作中需要使用的原材料、零部件以及工作环境条件等。而对于一个运转良好的成熟企业而言,则是根据企业的发展需要以及当前存在的问题,重新设计组织结构,界定工作内容和范围,改进工作方法,改善设备管理,提高员工的工作参与度,从而提高员工的工作积极性、主动性和创造性以及工作的责任感和满意度。
具体来说,工作设计有四种方法:工作简化、工作扩大化、工作丰富化、工作轮换。下面我们就来讲讲这四种方法。
泰勒的科学管理原理是系统设计工作的最早方法之一,它的理论基础是亚当·斯密提出的职能专业化理论。泰勒的目标是企业管理者以比较低的投入成本使得工人能够生产出更多的产品,提高工人的工作效率。泰勒的基本方法是使工作简单化,把每项工作简化到最简单的任务,然后让员工在严格的监督环境下完成工作。按照科学管理方法进行工作设计的基本途径是时间—动作研究,即工程师研究和分析人的手臂和身体其他部位的动作,研究工具、员工和原材料之间的物理机械关系,研究生产线和工作环节之间的最佳次序,强调通过寻找员工的身体活动、工具和任务的最佳组合来使生产效率最大化。时间—动作研究的基本目的是实现工作的简单化和标准化,以使得所有员工都能够达到预先确定的生产水平。这样设计出来的工作简单、安全、可靠,使得员工在工作中的精神性需求最小化。
这种工作设计方法重点关心工作任务,而很少考虑员工的社会性需要和个人需求,因此产生了很大的副作用。包括:工作单调乏味,令人厌倦,只需要手臂而不需要头脑;员工缺乏职业成就感,对工作不满,工作责任心差,管理者和下属之间容易产生隔阂;离职率和缺勤率都很高,怠工和工作质量下降。
迄今为止,以科学管理原理为基础的工作简化法对工业社会的工作设计仍然具有很大的影响,它在对教育水平、个人判断和决策活动要求较少的加工制造业企业的工作中应用非常广泛。
与工作简单化相对立的是工作扩大化。工作扩大化的目标也是提高工作效率,它的优点在于减少了各个任务之间的等待时间,提高了企业运转的灵活性,减少了对支援人员的需要,同时改善和提高了工作之间的协调性。工作扩大化的具体做法是在横向上扩展一项工作所包含的任务和职责,但是这些工作与员工以前所承担的工作内容非常相似,只是一种工作内容在水平方向上的扩展,不需要员工具备新的工作技能,所以这种方法并没有改变员工工作的枯燥和乏味的感觉。(www.daowen.com)
所谓的工作丰富化是指在工作中赋予员工更多的责任、自主权和控制权。工作丰富化与工作扩大化、工作轮换都不同,它不是水平地增加员工工作的内容,而是垂直地增加员工的工作内容。这样,员工会因此承担起更重的工作任务和责任,同时也拥有了更大的工作自主权和更高程度的自我管理,能够对工作绩效及时予以反馈。例如,由原先工人按照上级给定的生产计划进行简单的加工变为由工人自己安排生产计划,并及时满足所有的订单需求。
工作丰富化的核心就是工作特征模型,这种方法可以认识到员工的社会化需要的重要性,可以提高员工的工作动力、工作满意度和生产效率,但是成本和事故率都比较高,控制起来还必须依赖管理人员。
工作轮换是指在原有工作流程不受重大影响的前提下,将员工从一种工作岗位上换到另一个工作岗位上去的工作设计方法。这种方法并不改变工作设计本身,只是为了缓解员工对过分专业化的单一重复性工作所产生的厌恶感。
图4-3 哈克曼—奥德姆的工作特征模型
在生产流程短期难以发生变化的情况下,员工可以在不同岗位上轮换操作,有助于为员工提供一个发展技术和较为全面地观察和了解整个生产过程的机会,并创造“一专多能”的有利条件,从而在一定程度上降低员工的工作厌恶感。特别是在轮换的工作难度较大时,使得工作更具有挑战性,并使得员工对工作有更强的适应能力,为将来工作发生实质性变化做好心理准备。对管理人员进行工作轮换通常又被看作是一种学习与培训机制,管理人员在工作轮换过程中可以增加对组织的全面了解并积累更多的工作经验,协调不同部门与岗位之间的人际关系,为将来晋升做好准备。
此外,随着经济发展以及企业组织形式的不断变革,人们还创造出了如自我管理小组、弹性工作制、家庭办公及网络办公等多种辅助工作设计方法。
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