职位说明书是工作分析的直接结果，工作分析活动中最为重要的一步。职位说明书可以作为员工的操作指南，公司的管理工具，能够为管理人员提供员工工作分析、员工招聘、绩效管理、组织架构调整以及员工培训等多方面的信息。下面我们就重点来介绍这个问题。

一份完整的职位说明书应该包括以下方面：

1）职位基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等；

2）该职位存在的价值和目的是什么？

3）该职位有哪些要求要素：规划、组织、审核、创新等等；

4）该如何定义任职者的责任和权力？

5）该职位需要和外部有怎样的互动关系？

6）该职位需要使用什么设备仪器，需要什么证照？

7）该职位的工作环境和工作地点怎样？

8）该职位的上下级汇报关系如何？服务的相互关系怎样？

9）该工作需要怎样的素质、技能和经验的人担任？

表4-2　职位说明书格式范本

在撰写时，要遵守六大写作原则：

1）客观事实，坚决实事求是；

2）语言精确，杜绝模棱两可；

3）表达简练，避免官话套话；

4）内容全面，切勿以偏概全；

5）责任细化，不能泛泛笼统；

6）精心细致，保证工作质量。

一般来说，工作说明书通常包括工作描述和任职资格两部分内容。

工作描述也称岗位描述或职位描述，是对一个岗位的客观全面的说明。通常包括岗位的名称、等级、所属部门、岗位编号等内容，以及该岗位的工作范围、工作任务、工作目标、职责范围、工作关系（上下级关系）、工作条件与环境等内容。

撰写工作描述时最重要的原则就是要简洁、明了，让即使没见过这种工作的人也可以立即看懂并知道这个工作要做什么，如何去做。

为了实现这个要求，编制工作描述时应注意以下几点：用主动性的功能动词描述工作的内容、职责和权限；尽可能避免使用含义模糊的词语，而是用一些可以明确表达工作步骤的专业术语；尽可能地从数量上去描述工作内容；按照时间顺序或工作的重要性程度对岗位工作职责进行排序，用具有逻辑性的、可以理解的方式表述工作。(www.daowen.com)

任职资格则一般包括岗位对求职者工作经验、智力水平、技能水平、身体情况等方面的要求，具体来说包括教育专业、工作经验、专业技能、个人品质四方面内容。有了工作说明书，招聘者就可以根据它来选拔合适的求职者，并确定岗位的绩效考核指标、工资标准，以及根据岗位职责的要求安排员工的培训。

工作说明书是企业人力资源管理活动的基础。企业根据自身的战略发展计划和目标建立了一个相应的组织结构图，组织结构图中的每一个岗位都应有清晰明确的职责描述。工作说明书就是一个对工作岗位进行具体说明的工具，类似于产品说明书。由于每个岗位所需要的专业技能和知识水平显著不同，所以在对不同岗位的求职者面试时提的问题是不一样的。

一般来说，那些职责更为重要、任职要求更高的岗位通常评价的分数和工资等级也相应更高。当一个岗位的职责权限确定下来后，就要依据它去设定绩效考核的目标、框定工作任务和计划。只有招聘者明确了岗位的职责权限后才能去招人，所以说在招聘岗位的新员工之前，撰写工作说明书是必要的前提工作。具体来说，首先要明确这个岗位的名称、属于什么部门、现在任职者的名字，该岗位的上级岗位名称、任职者是谁，说明书的编写时间、修改时间、审核人是谁；接下来就要在企业的组织结构图中寻找该岗位所处的位置。

通常来说，一张工作说明书的第一页就是组织结构图，它是每个岗位的工作说明书共有的部分，而第二页则是岗位所处部门情况的描述。这一部分要明确岗位与上下级之间的关系，他的工作汇报对象是谁，他职责权限范围内管理的下属又都有谁，除此之外，还要明确这个岗位在工作中需要和组织内部、外部的哪些部门有联系，这些内容都应反映在该岗位的工作说明书中。

随后，就要描述这个岗位的任职资格条件，主要包括五个方面的内容：学历要求，一般要写明这个岗位所需的最低学历要求和理想的学历要求；工作经验要求，同学历要求一样，也要写明这个岗位所需的最低工作经验要求和理想的工作经验要求。不同的是，工作经验应包括行业和岗位的工作经验要求两个方面；剩下的三个就是知识、技能、能力，也被称为KSA。知识要求主要是看求职者在上学和工作期间是否学习过岗位所需的一些课程；技能和能力要求则是每个工作岗位所要求具备的一些专业技能和能力。通常情况下，企业应围绕着不同岗位职责要求建立企业的岗位能力库，例如组织能力、任务分配的能力、积极性、影响别人的能力、关系网建立的能力、专业学习能力、团队精神、分析能力、决策能力、自信心、展望力等等。

每个能力都应有一个清晰的定义，根据不同的岗位，设定每种能力的不同等级要求。财务部经理通常要求具有很强的数据处理能力和分析能力；人力资源部门经理则要求具有很强的沟通能力、组织能力以及变革的能力；而技术部门主管则主要要求具有创新的能力。

人力资源部门在组织中要实行一种新的考核方法，这就是变革的能力；而技术研发部门发明出了原先没有的东西，这就是创新的能力。同样在财务部工作，对于财务总监和出纳的考核标准就不相同，如果说要求出纳的数据分析能力达到一级，那么财务总监就可能要达到四级。

在对工作岗位的能力要求进行分析的过程中，工作说明书的制定者通常需要与该岗位的在任者进行交谈，让他从企业的岗位能力库挑选出该岗位最需要的三四个能力，并对挑选出的能力评级，让岗位的在任者参与到考核和招聘员工的活动中来。

接下来就是工作描述中的核心内容——工作职责。这个过程通常需要上下级共同参与进来，上下级在充分协调沟通的基础上，使得双方对于岗位的职责权限达成了共识，最终再由上级领导把下属的工作职责填写到工作说明书中去。这里有几个小细节需要注意：不要面对面交谈，这样会显得关系比较紧张，双方的目光有时会变得不知所措，最好是呈一个90度的角度，这样会增强交谈双方的回旋余地；另外，在明确下属的工作职责过程中，需要得到下属的肯定，而不是上级领导想起一条写一条，回头再告诉下属，这样做通常不会使下属很好的接受。

在上级领导填写正式的工作说明书之前，在任者应填写一个该岗位的问卷，问卷中描述了在任者认为这个岗位都要做什么工作，上下级在交谈的过程中以这个问卷为基础和依托，而不是双方凭空去想岗位的职责是什么。对于问卷，企业的人力资源部门应提前设计好，与岗位在任者沟通的过程中，在任者应填写这个岗位每天都要做哪些事情，为什么要做这些事情，一条一条地写出来。当然这只是一个描述工作岗位职责的草稿，它很粗略，这就需要在接下来上下级交谈的过程中对其进一步细化，在交谈的过程中删去不属于该岗位职责的内容，添加其他属于该岗位职责的内容。在双方都确定的基础下，在正式的工作说明书中写下该岗位的工作职责。上级领导写完后，要将其交给下属阅览，看看有什么问题和意见，再做最后的修改和润色。

上级领导如何规范准确地在工作说明书上编写工作职责。实际上这里有几个要求。

第一，一个岗位的职责不要超过十条，通常七八条最为合适。这里体现了二八法则：一个人一年下来80％的业绩和80％的表现，来自于对20％关键职责的履行。

第二，用四五个字提纲挈领的总结一项工作职责，再用几个字对其进行描述。这样做会使得员工在脑子里清楚记得自己要做的几件事情。例如人员管理、监督分公司、市场调查等这些词语。

第三，在对工作职责描述时，使用主语+动词+宾语的排比句形式。这种形式会清晰表明谁对谁做了什么事情，直接而又具体。通过这样的一系列排比句，就把这个职责具体都做什么全都体现出来了。例如描述企业的工资管理这个工作职责，就可以先确定岗位级别，制定级别标准，明确固定工资、变动奖金比重，设计薪酬方案，执行薪酬方案等等；资产出租管理的工作职责就可以描述为分析资产状况、寻找目标客户、达成租赁意向、签定租赁合同、收缴租金、整个过程下来是一个递进的关系。

第四，在描述工作职责时不要用“负责”这个词。因为这个词太含糊了。比如说负责编写产品说明书，到底是需要亲自编写呢，还是只是做一些辅助性的工作，不够清楚。如果改写为编写起草产品说明书、修订产品说明书、保管产品说明书、提交产品说明书，就能够清楚明白具体要做哪些事情。所以说在用动词描述时必须使用明确具体的动词，而不是像负责、处理之类的含糊词语。职位较高的人常常使用监控、创办、谈判、计划、咨询、发表、选择、测试这些词语来描述；职位较低的人则常常使用建议、检查、分析、运用、参加、核算、提交、传播、比较、遵守、起草等词语来描述。在使用之前，每个动词都应有一个清晰准确的定义。这在一定程度上可以提高人们的沟通能力、管理技巧，甚至是领导水平。

第五，宾语的描述要让人容易理解。通常可以用“包括……”这样的句式对其进行解释。例如，分析资产状况中的资产状况可以注明包括资产的地理位置、居民面积等等。再比如，制定运营规章制度，就要对运营规章制度进行界定，如主要包括会议制度、财务制度、资产管理制度等等。通过对宾语的进一步描述，岗位的工作职责也就进一步得到了丰富。

第六，在用动词排比句描述工作职责后，以一个要达到的目的作为描述工作职责的结束语。比如说制定运营规章制度的目的就是为了落实岗位责任制，实现企业的规范经营和增加创收。再比如录入产品信息及其他相关资料到数据库系统的目的，可能是为了形成催款单，是同样的道理。

只要按照以上六条去做，人力资源管理者就可以把企业中各个岗位的工作职责描述清楚，求职者在投递简历时也能够准确了解岗位的具体职责，自己是否满足岗位所需各项要求，并做出明智的判断和选择。

这里还有一点值得工作说明书的制定者注意。对于组织的部门经理来说，有几条通用的工作职责，不管行政层级是高是低，只要是部门经理，在日常工作中都要完成这样的几个工作内容：

日常的人员管理、与外部的协作、建立和落实部门的规章制度、部门费用的控制和审核。

日常的人员管理工作包括给下属开会布置工作，审查下属的工作报告，培训下属纠正错误等内容；与外部的协作要求能够代表部门与公司的其他部门以及别的公司进行沟通协调。所以在写部门经理的工作说明书时，可以先把以上四条写上，然后再写几条与部门工作职责相关的内容，就能很完整地描述部门经理的工作职责。

举例来说，开会是日常的人员管理工作中的一个很重要的部分，就可以描述为召开部门会议、传达上级领导的指示和精神、了解员工工作进展情况、给下属布置工作任务，然后把公司的政策策略快速清晰传达给下属；考核员工的工作绩效也是一个重要内容，可以描述为指导员工建立工作考核指标，确定绩效考核标准，确定奖惩制度，最终促进员工成长。当动词排比句过长时，可以分条叙述。例如资产出租管理，就可以描述为签订合同、收缴租金、维修设备这三条。但要注意，这不是三条职责，而是一条职责。而像一些比较简单的工作职责，一句话就可以概括了。比如说市场调查就是将收集到的信息反馈给公司领导，促进新业务的开发和盈利。