通常来说，企业人力资源工作的第一步就是工作分析。做好工作分析，前提要认识到：工作分析分析的是职位，而不是具体个人；工作分析绝对不是对个人的分析，不是绩效评估，更不是一次对人员任免、调整工资的分析。

图4-2　工作分析过程图

结合组织结构图，对组织中各个层级的岗位进行分析，明确每个岗位的具体工作职责，最终制定工作说明书。工作分析可以包括六个步骤外加一个前提：

如何建立项目小组？工作分析的项目小组一般包括一名项目组长（由本单位最高主管担任）、一名项目执行组长（由本单位管理部分主管担任）和多名组员（各部分主管指定一人）。其中，项目组长主要负责本单位工作分析的各项支持；执行组长则负责编写并执行本小组工作分析的工作计划，并督导项目小组组员工作。而各位组员则负责各项资料的收集、调查问卷的下发与回收、工作分析对象的联络及确认、资料回收后的汇总工作。

建立好工作小组后，工作小组制定工作分析计划，在一开始就明确工作分析所获得的信息将用于何种用途。因为工作分析所获信息的用途直接决定了所搜集信息的类型和搜集方法。比如面谈法可以获得任职者工作内容以及工作责任等描述性信息，这对于编写职位说明书、招聘选拔新员工非常重要；而调查问卷法则可以获得数据性信息，在工作量化排序中，这些信息很有价值，所以这种方法对于薪酬制定十分有用。

不同的信息用途决定了不同的信息收集类型和信息收集技术。此外，企业的工作分析人员必须要明确企业的长远发展战略和各项职能业务，在充分了解“自我情况”的基础上，找寻出与企业宏观的发展战略相适宜的人力资源战略规划，依据人力资源战略规划，开展实际的工作分析工作。

在明确目标和目的的前提下，要进一步确定工作分析的具体对象。如果企业在发展过程中遇到了瓶颈，需要进行一次彻底的改革，这就往往需要对企业的整个组织机构进行思考，在新形势和新机遇下进行全新的组织结构设计；而如果企业的发展状况良好，只是有些部门人员的工作效率低下，产生了非X因素的负向影响，这就需要组织对这些部门人员的工作状况进行考查，针对这些部门的工作职责进行分析，进行工作职能的优化和调整。

收集与工作有关的背景资料，主要包括单位及部门组织图、各部门职掌、工作流程图以及现有的职位说明书。

组织图可以显示：当前工作与组织中其他工作是一种怎样的关系，当前工作在整个组织中的地位。它不仅确定了每一职位的名称，而且用相互连接的直线明确表明了向谁汇报工作，以及工作负责人应该同谁进行合作和交流等。从组织图中，我们可以简单获悉工作流动的方向。

流程图则可以说明现有的工作流程和在工作流程中的位置，为我们提供与工作相关的更详细的信息。

而现有的职位说明书、部门职责、或者有关工作的描述性文件，则可以作为工作分析的重要参考，是我们审查并重新编写职位说明书的好起点。

当需要分析的工作有很多但又彼此相似时，如果我们对它们所做的工作一一进行分析，势必会浪费很多的时间。在这种情况下，选取典型的工作进行分析是十分有必要的。

工作分析活动是信息密集型工作，这就需要企业搜集大量的有效信息，其中包括员工的实际工作效能、投入产出情况、员工对于自己所从事工作的职责描述、上级对下属从事工作的职责描述等，企业只有在全面掌握这些信息的基础上，才能进行具体的岗位职责分析。(www.daowen.com)

工作分析的方法主要有调查问卷法、工作日记法、关键事件法、观察法、面谈法等。

调查问卷法可以在较短的时间内收集到大量的信息，使用注意事项：

①使用总部管理处统一的问卷；②由实际承担工作的人员主管填写；③工作分析小组人员进行总结分析。

工作日记法则是由任职人员自己记录下每天活动的内容，或者是工作小组通过分析对象的上级《工作日记》，工作分析小组在工作分析汇总环节，参考《工作日记》收集汇总资料。

关键事件法是工作小组尽可能多地收集事件，并对关键时间进行分类，在工作分析汇总时作为参考。

观察法是工作小组通过实地观察或亲身体验，来获得第一手资料，以保证信息的正确性。但观察法往往比较花费时间，而且收集的信息往往不够全面、系统。

面谈法一般作为二次收集方法，即工作小组获得了书面信息后，再通过直接面谈或者电话进行核实、确认。所以，面谈法也包括电话法。

工作分析方法互为补充，以保证收集信息的全面、正确、系统。资料收集后，工作小组按照《工作分析问卷汇总表》汇总所有信息。在汇总过程中，如果有不确定的项目，工作小组人员应该及时与相关部门联系确认、落实。

工作分析活动是与组织中的每个员工的切身利益息息相关的，如果组织要想有效地开展工作分析活动，就必须取得员工的支持和帮助，让员工积极参与到工作分析活动中来，认识和了解工作分析活动对于自身的积极影响和效用。通过工作分析所得到的信息，只有与工作人员以及他们的主管或经理进行核对，才能避免误差的出现。这是审查和修改工作描述的机会，能够确定工作分析所获得的信息是否正确、完成，同时也有助于工作小组人员理解这些信息。最重要的是，经过与分析对象的核实，最终的工作资料更能获得大家的认可。

最后，就是编写职位说明书和工作规范了。工作说明书是对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面信息所进行的书面描述。工作规范是反映工作人员品质、特点、技能以及工作背景等问题的书面资料。很多时候，工作规范都合在职位说明书中。所以，下文，我们主要讲述如何编写职位说明书。

注意：同一个职位的多个岗位（担任相同职务的许多个人）使用同一份职位说明书。比如，如果对相同工种的很多生产工人进行工作分析时，只需要分析其中一个人或几个人，并形成一份共同的职位说明书，即可。