项目全风险成本管理的方法体系中首要的是项目风险和项目风险成本识别的方法,因为只有识别出了项目风险和项目风险成本,人们才可能对它们开展必要的管理。
(一)项目风险的特性和分类方法
项目有各种各样的风险,这些项目风险也可能导致成本或损失,也可能导致利润或价值。人们为识别出项目风险可以针对项目风险的特性去进行项目风险的分类,这是人们开展项目风险和项目风险成本识别的方法之一。因为在管理学中,分类的方法是人们深入地认识事物特性的一种基本方法,因为科学的分类可以使人们看到事物的各种本质和特性,从而深入地认识事物和事物发展的规律。从项目风险识别和项目风险成本管理来说,项目风险的主要分类法如图11-8所示。
图11-8 用于项目风险识别的分类方法示意图
从图11-8中可以看出,用于项目风险识别的项目风险分类法主要有如下六种。
1.按照发生概率的项目风险分类方法
项目风险可按风险发生概率的高低进行分类,这是在项目风险识别方法中最常用的。人们可以按照相对的方法将项目风险分成四大类,即:高概率(概率在70%以上)、中等概率(概率在50%到70%之间)、低概率(概率在10%到50%之间)和小概率(概率在10%以下)项目风险。这种项目风险分类方法十分简便,但是划分得较粗,需要时人们可按照发生概率划分成10类或更多类别。项目风险发生概率的高低决定了人们对它们控制时的优先序列安排(高概率项目风险必须优先考虑控制),所以这种分类方法能用于对项目风险的识别。但是这种方法只考虑了项目风险的一个特性,所以人们还需要其他的分类办法。
2.按后果严重性的项目风险分类方法
更进一步,项目风险还需要按照项目风险发生后果的严重程度进行分类,一般可分成五类,即:特大的(造成巨大后果的)、重大的(造成严重后果的)、一般的(造成较小后果的)、较小的(造成轻微后果的)和可容忍的(造成极小后果的)项目风险。当人们需要较详细地按照后果的项目风险分类时,可以使用将项目风险按照其后果严重程度分为10类或更多类别的方法。这种项目风险的后果严重程度分类方法不但划分了项目风险的类别,还给出了项目风险的应对措施,这对于决定项目风险管理与控制优先序列是非常有用的。
3.按照引发原因的项目风险分类方法
除了上述两种项目风险的分类方法外,人们还需要按照项目风险的引发原因去进行分类,这便于人们针对项目风险的引发原因去开展相应的管理工作。造成项目风险的原因主要包括:项目决策风险(决策失误带来的)、项目技术风险(技术不当带来的)、项目组织管理风险(组织和管理不善带来的)、项目外部环境风险(环境发展变化带来的)、项目全团队管理风险(相关利益主体之间冲突造成的)和其他风险。这种按项目风险引发原因的分类方法,主要用于开展项目风险的原因识别和控制。
4.按照造成结果的项目风险分类方法
按照项目风险可能造成的结果进行分类也是一种项目风险识别的方法,通常可以将项目的风险分成如下四大类:其一是项目质量风险(造成项目质量降低),其二是项目工期风险(使项目无法按期完工),其三是项目成本风险及其后果(造成项目成本提高),其四是项目其他后果的风险。这种分类方法的功用是便于人们设法采用相应的风险应对措施,以改变项目风险的后果。但是这种四类分类方法并不是唯一的,人们可根据项目风险管理需要去进行项目风险后果的分类。
5.按照有无预警信息的项目风险分类方法
这种项目风险分类方法只是将项目的风险分成无预警信息项目风险和有预警信息项目风险两类。其中,前者是指在没有任何征兆或有信息但达不到预警的情况下突然发生的一类项目风险,如地震及其损失就属于这种。后者是指那种渐进性的项目风险,因此人们可以找到这种项目风险的预警信息去识别、度量和采取项目风险应对措施,多数项目风险都属于有预警信息的。项目风险是否有预警信息对于项目风险成本管理是至关重要的,因为二者的应对与控制方法完全不同,项目风险成本也不同。
6.按关联影响程度的项目风险分类方法
在这种项目风险分类方法中,项目风险被分为三大类:其一是单一性项目风险,即只会独立发生的项目风险。其二是系列性项目风险,即一系列项目风险中的任何一个项目风险都会产生类似“多米诺骨牌”的效应情况,所以这种关联影响很大的系列性项目风险是项目风险控制的主要对象。其三是共生性项目风险,这是指在同一时间内发生的两个或多个单一性项目风险或系列性项目风险的组合。这是由两个或多个单一性项目风险相互影响的一类项目风险,这种共生性项目风险的共生特性使它更加难以识别和控制。
所有上述项目风险的分类方法都是为更好地认识项目风险服务的,因此人们需要根据项目风险及其成本管理的需要去选用项目风险分类方法。多数情况下,人们需要使用几种项目风险分类方法,以便从不同特性出发去认识项目风险及其成本。
(二)项目风险识别的工作内容
项目风险识别是一项贯穿项目全过程的项目风险管理工作,这项工作的根本目标是识别出具体的项目风险以便确定项目风险性成本。项目风险的识别工作还应该进一步识别和确认项目风险的引发原因和可能后果,因为只有这样,人们才能更好地应对项目风险。严格地说,项目风险的后果不仅可能是项目蒙受的损失,也可能是项目获得的收益,因此在项目风险识别过程中还必须全面识别项目风险可能带来的损失与机遇两个方面的情况。在项目风险的识别中,要充分认识项目风险可能造成的成本损失和成本降低与收益上升等机遇,以便在制定项目风险应对措施和开展项目风险控制中,在消减项目风险损失的同时努力增加项目风险的收益。项目风险识别的主要工作有如下几方面。
1.识别并确定有哪些项目风险
这是项目风险识别的首要工作,因为只有识别和确定出项目可能的风险,才能够进一步分析这些风险的概率、性质和后果等。所以在项目风险的识别工作中,人们首先要全面分析和发现项目发展与变化中会有哪些项目风险并给出项目的风险清单。
2.识别引起项目风险的原因
这是项目风险识别的第二项工作,因为只有识别出项目风险的原因,人们才能认识项目风险的发展变化规律,并对项目风险进行应对和控制。在这一工作中,还要分析这些原因对项目风险的影响方式、方向和力度并给出它们相互关系的描述和说明。
3.识别项目风险性成本
这是项目风险识别的第三项任务,是识别项目风险后果的工作。因为从项目成本管理角度出发,根本目的是要找出项目风险性成本,以便制定应对措施去控制和消减项目风险性成本损失。所以项目风险性成本的识别是十分重要的项目风险识别工作。
(三)项目风险识别的具体方法
项目风险的识别方法有多种,既有结构化的方法也有非结构化的方法,既有经验学方法也有系统工程方法,但是使用最多的是如下几种基本方法。
1.项目系统分解法
这是利用项目系统分解的原理将一个项目分解成子项目或项目活动,以便进一步识别出各子项目或项目活动的风险。按照建设项目管理的术语,这是将一个工程项目逐层分解成单项工程、单位工程、工程和分项工程,然后再识别各个分部工程和分项工程风险的办法。这就是项目风险识别中最常用的项目系统分解的方法。(www.daowen.com)
2.项目流程图法
这是使用项目的流程图,包括项目系统流程图、项目工作流程图和项目活动流程图等不同详细程度的项目流程图,去分析项目流程中各环节风险情况的方法。这种方法的结构化程度较高,所以可用于识别项目流程各个环节的各种风险。这种方法不但能用于识别项目风险,还可用于识别风险起因、征兆和影响,这为后续项目风险控制提供了依据。
3.项目风险分析会议
这是一种类似于头脑风暴的方法,它通过运用项目业主、承包商、供应商等管理人员的专家经验和创造性思维,以召开会议集思广益的形式去识别项目的风险。使用这种方法时组织者很重要,他要善于提问并能促使与会者去识别出项目风险及其影响因素。这种方法一定要有会议记录,以便根据这些记录识别出项目风险清单。
4.项目情景模拟分析法
这是通过设定和分析项目未来可能出现的某种情景,去识别项目风险及其影响的一种方法。项目风险是在出现具体情景时引发的,所以项目情景模拟分析对项目风险的识别是十分有效的。人们借助于计算机模拟仿真方法进行项目风险识别,就是由计算机给出项目情景描述,然后变动项目要素去识别可能的项目风险及其后果等。
5.项目风险核检清单法
这是根据企业或组织以前历史项目发生的风险情况,以及他人开展类似项目的成功与失败的经验,设计一份项目风险核检清单并用其去识别项目风险的方法。当人们开展新项目的时候,就可以使用既定的项目风险核检清单去识别和找出新项目的风险情况。这种核检清单会随着企业或组织对项目风险认识的不断深入而不断地补充和丰富。
(四)项目风险识别方法的具体程序和步骤
项目风险识别方法的具体程序和步骤可由图11-9给出的流程予以描述,图中项目风险识别方法中的各个步骤的具体内容如下。
由图11-9可知,项目风险识别的程序和步骤包括如下几个方面。
图11-9 项目风险识别的流程图
1.建立项目风险信息管理系统
首先要根据项目全风险成本管理的需要,建立项目风险信息管理系统。这种信息系统是一种以计算机为基础的人机相结合的项目信息加工和处理系统。这一系统的主要功能是及时收集、处理和存储有关项目各种风险的信息。
2.收集和生成有关项目风险信息
这是使用项目风险信息管理系统去跟踪项目实施过程中项目活动与过程的发展和变化,去收集、处理、加工和生成有关项目所处环境与条件的变化信息以及项目全过程各项活动的风险信息,以便提供动态的项目风险信息来用于项目风险识别。
3.项目风险识别方法的选用
这是根据项目风险管理的需要,加上项目管理人员的专家经验,选用适合项目使用的风险识别方法。在这一步骤中需要针对具体项目的风险情况去选用具体的项目风险识别方法。多数企业或组织选用的都是项目风险核检清单的识别方法。
4.项目风险的识别
根据选用的项目风险识别方法,运用收集得到的项目风险信息,加上项目管理人员的专家经验,人们就可以开展项目风险的认识工作了。这是这一过程中最核心的步骤,人们需要努力通过这一步骤识别出项目所存在的风险。
5.项目风险后果的识别
这一步也要使用项目风险信息与项目管理人员的专家经验,对照已识别的项目风险进行项目风险后果的分析和识别,从而找出项目风险可能导致的各种后果,以便后续能够分析和认识项目风险造成的成本或损失和机遇或收益。
6.项目风险时间进程分析
这是对已识别项目风险所进行的项目风险时间进程的分析和识别,项目风险的时间进程是指项目风险何时会发生。通常,项目风险的发生是有征兆的,人们需要分析和发现出现什么情况(征兆)时就标志着项目风险进入了发生阶段。
7.项目风险关联影响识别
在完成上述分析和识别步骤之后,人们还要进一步分析和找出项目风险是否可能造成关联影响,因为那样项目风险可能会引发项目风险成本大大上升。但是不是所有项目风险都会有关联影响,所以此时还需要分析和识别每个项目风险是否存在关联影响。
8.给出项目风险识别报告
项目风险识别的最后一步是给出项目风险识别报告,而且每进行一次项目风险识别都要在最后给出一份项目风险的识别报告。该报告不但要包括项目风险清单,而且要有项目风险分类、可能的项目风险后果以及项目时间进程等方面的内容。
上述这套项目风险的识别方法是为找出一个项目过程和各项活动中所存在的各种风险,以便在后续的项目风险性成本度量中能够作为最基本的依据。
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