从广义项目成本计划和控制的角度出发,任何人或组织开展任何项目都是为了获得新增价值,而项目成本控制就是为获得项目新增价值而开展工作的。从基本原理上说,项目成本控制有两方面的目标,即努力降低项目成本和提高项目价值。其中,项目实施者的支出控制是项目整个成本控制的基础,因为这种项目支出是创造项目价值的基本代价(其他项目收入或支出都添加了人们的收益)。所以项目实施者的支出控制是首要的,有关这种项目成本控制的原理和方法具体讨论如下。
(一)项目活动数量和规模控制
任何项目成本都是为实现项目目标和生成项目产出物而开展项目活动造成的,正是人们开展项目活动才需消耗和占用资源,从而花费资金才会形成项目成本。所以从基本原理上说,项目成本控制的首要内容是控制项目活动的规模和数量,这包括对项目活动的充分性和必要性两方面的控制工作。这两方面控制工作的具体原理讨论如下。
1.项目活动必要性的控制
如果人们能够消除无效的项目活动,就可实现降低项目成本的目的,所以人们需要不断地对项目活动开展必要性的分析和改进。这涉及两方面内容:其一是借助项目工作分解结构(WBS)去分析既定项目工作包的必要性,凡对实现项目目标和生成项目产出物没有贡献的项目工作包都需要去掉(一个也不能多);其二是借助项目活动清单(AL)去分析既定项目活动的必要性,凡对生成项目可交付物没有贡献的项目活动都需要去掉(一个也不能多)。这种项目工作包与项目活动的必要性控制应该是动态的,因为随着项目及其环境与条件的发展变化,会有某些项目工作包和项目活动变成不必要的。
2.项目活动充分性的控制
如果人们遗漏了项目的有效活动就会导致项目价值的降低,所以人们还需要不断地开展项目活动必要性的控制工作。这也会涉及两方面内容:其一是借助项目工作分解结构(WBS)去分析既定项目工作包是否能够满足实现项目目标和生成项目产出物的需要,如果存在遗漏或缺失就必须立刻补充上(一个也不能少);其二是借助项目活动清单(AL)去分析既定项目活动是否能够满足生成全部项目可交付物的需要,如果存在遗漏缺失的项目活动也必须立刻补充上(一个也不能少)。同样,这种项目成本控制也是动态的,因为随着项目及其环境与条件的变化,会需要新的项目活动,以便提高项目价值。
综上所述可知,项目成本控制的首要原理是必须开展项目活动的必要性和充分性的控制,以实现必要的项目活动一个也不少和不必要的项目活动一个也不多,进而实现降低项目成本和扩大项目价值的目标。
(二)项目活动技术与方法的控制
项目成本和价值大小还取决于人们开展项目活动所采用的技术与方法,因为同样的项目活动采用不同的技术或方法所需占用与消耗的资源会不同,结果会导致项目成本和价值的不同。所以从基本原理上说,项目活动技术与方法是开展项目成本控制的关键内容。当然,此处所要讨论的项目活动技术方法控制只涉及项目业务活动的技术与方法。
1.项目活动技术和方法的选用与优化
任何项目活动都需用某种技术和方法,而不同的技术与方法所需消耗与占用的资源不同,从而会导致项目成本和价值也不相同。所以从基本原理上说,项目成本控制必须开展好项目活动技术和方法的选用与优化工作。项目活动选用的技术和方法不但有先进与落后之分,而且有是否适合项目及其环境与条件的要求之分。因此项目活动技术与方法的选用要充分考虑其先进性和适合性,随后人们还需要根据项目及其环境与条件的变化去进一步优化和改进所选用的项目活动技术与方法,从而实现降低成本和提高价值的目标。
2.项目技术装备和技术能力的保障与提升
任何项目活动的技术和方法都需要特定的技术装备和组织的技术能力做基础和保障。所以从基本原理上说,项目技术装备和组织技术能力的保障与提升也是项目成本控制的重要工作。因为采用不同的技术装备去开展项目活动所需消耗与占用的资源会不同,而项目实施组织的技术能力和水平不同,所需消耗与占用的资源也会不同。所以项目成本控制还必须包括对项目实施组织技术装备的建设与保障,以及项目实施组织技术能力的建设与提升,这样人们才能实现降低项目成本和提高项目价值的目标。
(三)项目活动组织与管理的控制
项目成本和价值的大小还取决于人们对项目活动的组织和管理方法,因为这些组织与管理方法会影响项目活动的效率和效果以及资源的合理配置等情况。所以从基本原理上说,项目活动的组织与管理方法控制也是项目成本控制的重要方面,因为使用不同的项目组织与管理方法会造成不同的项目成本和项目价值,因此这是项目成本控制的关键所在。
1.项目活动组织方法的控制
从原理上说,项目活动和管理需要使用基于团队的组织模式和方法,这也是一种面向工作授权的组织模式和方法。但在我国的许多项目活动中,人们却使用直线职能制组织模式和方法,将项目活动按照专业性质组织和安排给职能部门去完成。这不但造成了项目成本的提高和项目价值的降低,而且会带来组织内部各职能部门之间的冲突和项目业主、承包商、供应商等组织之间的冲突,从而导致项目成本的上升和项目价值的下降。所以从基本原理上说,这方面控制应该包括两个层面的内容:其一是项目实施团队的组织模式和方法,其二是项目全团队组织模式和方法(所有项目相关利益主体按合作伙伴式去组织和建设)。这方面的控制能够提高项目活动的效率和效果,从而降低项目成本和提高项目价值。
2.项目活动管理方法的控制
从原理上说,项目是具有一次性、独特性和不确定性特征的工作。所以正确的项目活动管理方式应该是一种“例外”管理的模式和方法。但我国现有项目活动管理模式和方法也多沿用企业日常运营的管理模式和方法,所以项目会出现“停工待料”之类的资源配置失误所造成的项目成本损失或浪费。按照项目成本控制的基本原理,项目活动的管理模式和方法应该按照例外和独特原则去开展项目活动的管理,只有这样才能提高项目活动的资源配置效率和效果并降低项目的成本和提升项目的价值。所以项目活动管理方法的选用和控制,尤其是项目资源配置管理方法及其控制也是项目成本控制的主要内容之一。(www.daowen.com)
(四)项目成本和价值的直接控制
实际上项目成本和价值的直接管理和控制是更为重要的项目成本控制内容,因为这方面的控制会直接影响项目成本和价值。所以从基本原理上说,这方面更应该是项目成本控制的核心所在。这包括项目成本科目设置、项目成本核算、项目成本结算和项目资源采购与配置等项目成本与价值的直接控制工作,具体讨论如下。
1.项目成本科目与项目成本核算管理
从基本原理上说,在项目成本中没有任何成本科目是“固定不变”的,所以在项目成本科目设置中应将现有“固定成本”的概念改变为“项目占用资源成本”的科目,以便人们能够为那些“项目未占用资源”去寻找新的用途而实现节约项目成本的目的。同时,项目成本控制在很大程度上还取决于项目成本的核算管理,这包括项目业主和承包商各自成本核算管理中的核算时间、方式、方法、核算结果处理等一系列的项目成本核算管理工作。所有这些项目成本科目设置和项目成本核算管理都属于项目成本控制的重要内容。
2.项目成本结算与项目资源采购管理
项目成本结算管理事关项目业主支出和项目承包商收入管理,而项目资源采购管理事关项目承包商或业主支出和项目供应商的收入管理。因此,它们二者也是项目成本控制中的核心内容。有关项目成本结算的管理会直接影响到项目成本结算双方的利益和项目的成本与价值,当涉及海外或国际项目时还会涉及以何种货币计价和何时进行结算等管理工作,因为项目结算时间和币种管理可能会直接带来项目成本的汇兑损失,从而造成项目成本增加和项目价值降低。在项目资源采购及其管理中会涉及采购方式(期货还是现货)、采购方法(甲方、乙方还是第三方采购)、采购数量(这涉及数量优惠等)、资源交货期、采购结算方式等问题,这些都会直接影响到项目采购双方的利益和项目的成本与价值。
综上所述可知,项目成本控制还必须针对项目成本结算和采购管理去开展工作,并且还必须按照全面、全过程、全要素、全风险和全团队模式去进行(后续章节会讨论)。
(五)项目成本的集成控制工作
从基本原理上说,项目成本控制必须是一种集成性的管理控制。因为项目质量、范围和进度等方面的变化都会影响和导致项目成本或价值发生变化,任何项目活动方面的变化也会影响和导致项目成本或价值发生变化,而任何项目相关利益主体的要求或期望的变化同样会影响项目成本或价值发生变化,任何项目所处环境与条件的变化也都会影响和导致项目成本或价值发生变化。所以项目成本控制工作的内容中还必须包括项目成本的集成控制工作,即项目成本或价值的全过程控制、全要素控制、全团队控制和全风险控制。这些方面的项目成本集成管理说明如下,详细内容见本书最后三章的讨论。
1.项目成本全过程的集成控制
从项目成本全过程控制原理上说,项目成本控制的内容应该是涉及项目全过程各项活动的成本以及它们之间相关关系的控制。同时,项目成本全过程集成控制还包括对项目整个成本以及每个项目活动成本的事前、事中和事后的控制工作。这些都是项目成本控制的重要内容,将在后面章节中详细地开展讨论。
2.项目成本全要素的集成管理
从项目成本全要素控制的原理上说,项目成本控制不能独立地去对项目成本进行项目单一要素的控制,而必须全面集成地考虑项目成本、时间、质量、范围和资源等项目所有要素的集成控制,因为这些要素的变化都会对项目成本产生影响,反之亦然。项目成本全要素的集成管理内容涉及项目四个目标要素的集成管理,以及项目目标要素与项目资源要素的集成管理等项目成本控制的内容,这将在第十章中全面讨论。
3.项目成本全风险的集成管理
从项目成本全风险控制的原理上说,项目成本控制也不能只对确定性的项目成本开展控制,还必须对项目的风险性成本和完全不确定性成本进行控制,即全面而集成地考虑这三类项目成本的控制。我国现有许多项目成本控制只是对确定性项目成本的控制,但实际上项目风险性和完全不确定性成本控制才是项目成本控制的真正对象,因为确定性项目成本已经是确定不变的了。项目成本全风险控制也十分重要,这将在第十一章中全面讨论。
4.项目成本全团队的集成管理
从项目成本全风险控制的原理上说,项目成本控制不仅是项目业主或承包商各自独立的控制,而且必须全面而集成地考虑项目业主、承包商、供应商等所有相关利益主体(即全团队)的利益、成本和价值,这被称为项目全团队成本控制。从项目成本控制原理上说,项目成本控制既包括所有项目相关利益主体的利益、成本和价值的集成管理,也包括所有项目相关利益主体共同完成的项目成本控制,这部分将在第十二章中全面讨论。
综上所述可知,项目成本控制有狭义和广义之分,有专项控制和集成控制之分。项目成本控制必须按照全面集成的思想,通过开展项目全要素、项目全风险和项目全团队的集成管理,真正实现项目成本控制的根本目标。
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