人们使用上述项目活动分解的方法,最终得到一份项目活动清单。这种分解得到的项目活动清单还必须经过相应的验证和确认后,方能作为后续项目成本确定和控制的依据使用。有关这种项目活动分解结果及其确认的内容和方法,将分述如下。
(一)项目活动分解的直接结果
项目活动分解的最终结果是给出一份项目活动清单和相关文件与信息,这些文件和信息都是指导下一步项目全过程成本确定与控制的主要依据。它们的具体内容分述如下。
1.项目活动清单
项目活动分解工作最终给出的最主要文件是一份项目的活动清单,这份项目活动清单列出了一个项目所需开展和完成的全部项目活动。这种项目活动清单实际上是一种项目工作分解结构(WBS)的细化和扩展,所以在项目活动清单中列出的项目活动比项目工作分解结构中给出的项目工作包更为详细、具体和具有可操作性。
2.项目活动清单的细节文件
这是指有关项目活动清单的各种具体说明的细节文件。这些细节文件的内容既包括项目的假设前提条件和限制条件的说明与描述,也包括对项目活动清单的各种解释性说明等。这些项目活动清单的支持细节都必须整理成正式的文件,以便在开展项目成本的确定和控制中使用。这种项目活动清单的细节文件在格式和内容上与项目工作分解字典类似。
(二)项目活动分解的派生结果
除了上述项目活动清单和项目活动清单的细节文件以外,在项目活动分解中或其后续工作中,人们还可派生出其他的一些项目活动分解的结果,比较常用的几种分述如下。
1.项目工作分解结构的更新
在开展项目活动分解过程中,人们会发现前面确定的项目工作分解结构中存在遗漏、错误和不妥的地方,所以人们有时需要对原有项目工作分解结构进行必要的增删和修订,从而获得一份更新后的项目工作分解结构文件,这是项目活动分解的派生结果之一。当出现这种情况的时候,人们还需要同时更新其他的相关项目文件,以防因项目活动分解文件与项目其他管理文件不匹配而使项目管理陷入混乱或出现问题。
2.项目活动所需资源清单
项目活动所需资源清单也被称为项目资源清单(Bill of Resources,BOR),这是在项目成本管理中使用的一种项目所有活动所需资源的清单,也是项目工作和活动分解的一种辅助结果和产物。例如,在建设项目成本管理中人们就需要用项目工料清单(Quantity List)来描述一个项目所需材料、人工、设备等资源的情况。多数项目都需要制定项目活动所需资源清单,这种清单是项目成本管理的最根本的依据和最基础的文件之一。
由于上述项目活动分解的结果是人们用来开展项目成本确定与控制的依据性文件,所以这些文件都必须经过承担责任的项目相关利益主体(如项目业主或承包商)的确认。
(三)项目活动分解结果的确认(www.daowen.com)
在使用上述方法完成了项目活动的分解以后,人们还需要对这种分解工作的结果,即项目活动清单等进行必要的分析验证和确认。在这种验证和确认的过程中有两个基本要求必须满足:其一是项目活动清单中必须包括能够生成全部项目产出物的项目活动(即满足“充分”的要求条件);其二是任何项目活动清单中不能包含不是为生成项目产出物而开展的项目活动(即满足“必要”的要求条件)。另外,项目活动清单经正式确认和批准以后,应该成为项目业主和承包商等各方共同认可的项目成本、范围和工期等方面项目管理的基础和依据。有关项目活动清单确认的内容、要求和做法分述如下。
1.项目活动分解结果确认的概念
这是指由承担确认责任的项目相关利益主体(项目业主或项目发起人等)对项目活动分解结果正式认可、接受或批准的工作。在项目活动分解结果的确认工作中,人们要审核项目活动分解结果是否充分与必要和是否切实可行。这既可以确保所有项目必需的活动均已包括在了项目活动分解结果之中,还可以确保任何与实现项目目标和生成项目产出物无关的项目活动都未包括在项目活动分解结果之中,同时还可以确保项目活动分解的结果都是切实可行的,从而确保项目活动分解结果的科学性与正确性。
2.项目活动分解结果确认的对象
项目活动分解结果的确认对象就是在项目活动分解过程中所生成的项目活动分解结果及其说明文件,包括在项目活动分解中给出的项目活动清单和项目活动清单的细节文件以及相关的项目说明等。因为项目活动分解结果中所包含的全部活动都是为生成项目产出物和项目可交付物服务的,所以人们在开展这种确认的过程中还必须依据项目产出物和项目可交付物的分解结果及其描述或说明文件。但需要注意的是,不同项目对项目产出物和项目可交付物的描述文件的称谓会有所不同,如有人将其称为项目说明书,而有人将其称为项目规格书,还有人将其称为项目技术要求文件等。
3.项目活动分解结果确认的依据
在项目活动分解结果的确认中所使用的主要依据包括:在上述所有项目工作分解与项目活动分解工作中所使用的各种依据,以及有关项目产出物和项目可交付物的技术要求文件等。其中,人们在此工作中使用的最主要依据包括:项目目标、项目产出物和项目可交付物的分解结果以及相关要求和技术文件。在进行项目活动分解结果的确认中,人们还必须依据项目在此之前所做的各种决策和计划的文件或结果,特别是涉及法律、法规、国家标准或合同等方面的文件或结果,这些都是在对项目活动分解结果确认中必需的依据。
4.项目活动分解结果确认的方法
在项目活动分解结果的确认工作中,人们所使用的主要方法是核检表法和会议确认的方法,这些方法的具体内容和做法分述如下。
(1)项目活动清单的核检表法。项目活动清单的核检内容主要是检查和确认分解给出的项目活动清单及其细节文件是否正确,即它们是否达到了“充分必要”与“切实可行”两方面的根本要求。所以这种项目活动清单核检表的主要核检指标包括:项目可交付物的描述是否清楚和准确,项目可交付物是否都是构成项目产出物的有机组成部分,项目各种可交付物的度量指标是否正确和有效,项目活动清单中的各项活动是否都符合“充分”与“必要”的要求,项目活动清单中的各项具体活动是否都有资源保证和切实可行等。
(2)项目活动分解结果的会议确认方法。对于项目活动分解结果的检验和确认同样可以采用会议确认的方法,这种方法需要负有责任去开展项目活动分解结果确认的相关利益主体共同开会确认并以会议纪要的方式做出最终的确认表示。这种方法所要检查和确认的对象及内容,以及所使用的依据都与上述核检表法一致。在这种会议中,人们需要回答与项目工作分解结果的核检表法中相同的问题,然后负责确认项目活动分解结果的一方要根据这种确认会议的结果去做出会议纪要,最终使用这种会议纪要的方式去给出项目活动分解结果的核检、确认或批准。
5.项目活动分解结果确认的产出
项目活动分解结果确认的产出就是经过全面审核后获得批准的项目活动清单及其细节书面文件,或者是拒绝批准及需要修改的项目活动清单及其细节说明文件。如果项目活动清单存在较大问题而没有获得确认和接受,则人们或者需要中止或终结整个项目,或者需要去重新开展项目活动分解工作。任何项目活动清单在得到了正式确认后,人们都需要使用书面方式给出确认项目活动清单的正式文件。如果项目活动清单的确认是附加条件的,人们还需要将附加条件加入到这种确认文件中。确认后的活动清单才是项目成本确定与控制的依据,才是项目成本、时间和质量等管理的基础文件。
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