人们使用上述项目工作分解的方法,最终会给出一系列的项目工作分解的结果,这些结果还必须经过相应的检验和确认以后方能作为后续项目成本确定和控制的依据使用。有关这种项目工作分解结果及其确认的内容和方法,将分述如下。
(一)项目工作分解的直接结果
项目工作分解的最终结果主要是两个:其一是给出项目的工作分解结构(WBS),其二是给出描述这一工作分解结构的项目工作分解结构字典(WBS Dictionary,WBSD)。另外,项目工作分解还有一些其他的结果,有关这些项目工作分解的结果分述如下。
1.项目工作分解结构(WBS)
项目工作分解的最终结果主要是给出项目的工作分解结构(WBS)。这种项目工作分解结构就是由一个具体项目中所包含的子项目、项目工作包组合和项目工作包按照一定的原则所构成的一种层次型或其他类型的结构,是对项目全部工作的一种结构化描述。项目工作分解结构既可以表示为一种层次性和结构化的图示,如前面给出的图4-11和图4-12都是项目工作分解结构的实例;另外,项目工作分解结构也可以表示为一种表列,如前面给出的表4-2就是一种项目工作分解结构的描述。
2.项目工作分解结构字典(WBSD)
项目工作分解的主要结果中还包括描述这一工作分解结构的项目工作分解结构字典(WBSD),这是对项目工作分解结构中的内容按照逐条说明的方式给出的描述文件。所以项目工作分解结构字典通常是按照对项目工作分解结构中每个要素(如上述图4-13中的每个方块)分列词条单独说明的方式而给出的一种项目文件,所以这个文件包括项目工作分解结构中的项目、子项目、项目工作包组合和项目工作包全都应该单列词条而在项目工作分解结构字典中予以记录和说明。另外,有些项目工作分解结构字典的内容还包括有关项目工作计划安排等方面的信息,以便这种字典能够更好地发挥项目计划依据的作用。
(二)项目工作分解的派生结果
除了上述项目工作分解结构和项目工作分解结构字典外,在项目工作分解过程中或其后续工作中,人们还可派生出其他的一些项目分解结构,其中比较常用的几种分述如下。
1.项目合同工作分解结构
项目合同工作分解结构(Contract WBS,CWBS)是项目工作分解结构的一种派生物,它是用来界定项目承包商或分包商应该向项目业主提供的产品和劳务的一种文件。在不同的情况下,项目合同工作分解结构可以是项目工作分解结构的整体或其中的一个部分,这取决于项目工作是总体承包还是部分承包给承包商。但是,项目合同工作分解结构和项目工作分解结构的作用是不同的,前者是用作项目承发包双方对承发包项目工作范围的界定,后者则是用作对整个项目工作范围的界定。
2.项目的组织分解结构
项目的组织分解结构(Organizational BS,OBS)也是根据项目工作分解结构派生而来的,它用于表明项目工作包分别由哪些项目实施组织、哪些项目团队或哪个具体人去负责实施,以及这些项目实施组织、团队或个人之间的相互关系是如何安排的。这是一种有关项目组织结构的说明性文件,侧重于对项目实施组织、项目团队和个人的责任、任务和报告关系的描述。
3.项目的资源分解结构
项目的资源分解结构(Resource BS,RBS)同样是根据项目工作分解结构或项目合同工作分解结构,通过进一步的分解而得到的一种项目管理文件。它是一种关于项目资源分解结构情况的描述文件。当一个项目的工作包被分配给具体的项目实施组织或某个项目团队时,人们就需要使用项目资源分解结构去说明这些项目实施组织或项目团队有权得到哪些资源以及一个项目资源的整体分配情况。
上述这些项目工作分解过程中或后续工作中所产生的项目合同工作分解结构、项目的组织分解结构和项目资源分解结构文件都是开展项目成本确定与控制的基本依据。
(三)项目工作分解结果的确认
这是指由负有责任的项目相关利益主体(如项目业主或项目负责人)对项目工作分解结果进行检验和正式认可与接受的工作。在这种确认工作中,人们要审核项目工作分解结果是否正确和是否符合充分与必要原则,以确保所有项目必需的工作均已包括在了项目工作分解结果之中并都是切实可行的,从而最终做出对项目工作分解结果的确认和批准。(www.daowen.com)
1.项目工作分解结果确认的概念
这是由负有责任的项目相关利益主体对项目工作分解结果进行检验、认可、接受和批准的工作。在这项工作中,人们要审核项目工作分解结果是否正确和是否符合充分与必要的要求。同时,人们还必须检查和确认任何与实现项目目标和生成项目产出物无关的工作或活动都未包括在项目工作分解结构之中(即不在项目范围之中)。项目工作分解结构的确认工作不同于一般的工作质量检验,它还包括对分解给出的项目工作的正式认可与批准。
2.项目工作分解结果确认的对象
项目工作分解结果的确认实际上是对具体项目范围的一种确认,其确认的对象是在项目工作分解中生成的上述两项主要文件及其派生文件。这包括项目工作分解结构、项目分解结构字典和派生的各种项目分解结构以及相关的说明书和细节说明文件等。因为只有这些项目工作分解的结果或派生结果都得到了确认,人们才可以依据它们去开展项目成本的确定和控制等方面的工作。
3.项目工作分解结果确认的依据
在项目工作分解结构确认中所使用的主要依据包括:在项目工作分解过程中所依据的项目目标、项目产出物的要求和技术文件、项目产出物之间关系的各种描述文件等。在进行项目工作分解结果的确认中,人们还必须依据在项目工作分解之前所做的各种项目决策文件和结果,特别是相关的法律或合同文件等,因为所有这些都是项目工作分解的依据,所以它们就必须作为项目工作分解结果确认的依据使用。
4.项目工作分解结果确认的内容
项目工作分解结构的确认实际上就是对项目工作分解结果所进行的一种审查、确认和批准的工作,其主要内容是人们对项目工作分解结果“是否充分必要”和“是否切实可行”的确认。其中,对项目工作分解结果“是否充分必要”的确认是要明确项目工作分解结果中是否包括了项目所需的全部工作包,而对项目工作分解结果“是否切实可行”的确认是要明确项目工作分解结果中所包括的全部工作包是否都能实现。项目工作分解结果确认的具体内容包括如下三个方面。
(1)项目工作分解结果的“充分必要”性检验和确认。首先要检验和确认的是项目工作分解结果中的项目工作包是否满足“充分必要”性的要求,即首先要检验和确认每个项目工作包是否都是实现项目目标和生成项目产出物所必需的。如果其中存在不“充分”或不“必要”的项目工作包,则必须对项目工作分解的结果进行必要的修改或增删。
(2)项目工作分解结果的可实施性检验。对项目工作分解结果要检验和确认的第二个问题是项目工作分解结果中的每个项目工作包是否具有可实施性。如果这方面存在问题或缺陷,人们也需要重新考虑和更新项目工作分解的结果,最终每个项目工作包都需要在项目质量、时间和预算以及实施技术等方面是切实可行并能够顺利实施的。
(3)项目工作分解结果的完整性的检验。第三个要检验的问题是项目工作分解结果所得到的每个项目工作包的界定是否清楚和完整。这需要仔细分析每个项目工作包的产出物和进一步细分出的项目可交付物是否达到了“清楚和完整”的要求。否则就必须对项目工作分解结果进行修改,重新分解和界定直到达到这种“清楚和完整”的要求为止。
5.项目工作分解结果确认的方法
由于项目本身的复杂程度不同,为完成项目的实施组织安排不同,项目实施组织的管理水平不同等原因,项目工作分解结果的确认方法就会有所不同。在这种项目工作分解结果确认工作中经常使用的方法主要包括如下几种。
(1)项目工作分解结果的核检表法。这种方法主要用于核检和确认给出的项目工作分解结果是否正确,是否达到了“充分”与“必要”的原则要求。这种项目核检表的主要核检内容包括:项目的目标是否完善和准确?项目的要求指标是否可靠和有效?项目的约束或限制条件是否符合实际情况?项目的主要假设前提条件是否合理和正确?项目的不确定性和风险性是否可以接受?项目产出物的描述是否清楚和准确?项目产出物是否都是为实现项目目标服务的?子项目和项目工作包组合的分解是否正确和有效?项目工作包的分解是否符合“充分必要”和“切实可行”等要求?人们可以根据这些需要核检的内容去设计给出项目工作分解结果的核检表,然后使用这种核检表去做出核检和确认。
(2)项目工作分解结果的会议确认方法。对于项目工作分解结果的核检、检验和确认也可以采用会议讨论的方法去开展。这种方法需要有负责开展和负责确认项目工作分解结果的双方共同参与并以会议纪要的方式做出最终的确认表示。这种方法所要检查和确认的对象,所使用的依据和所要确认的内容等都与上述核检表法是一致的。在这种会议中,人们需要回答与项目工作分解结果的核检表法中相同的问题,然后负责确认项目工作分解结果的一方根据这种确认会议的结果去做出会议纪要,最终使用这种会议纪要的方式去给出项目工作分解结果的核检、确认或批准。
6.项目工作分解结果确认的产出
项目工作分解结果确认工作最常见的产出一般有两种:其一是全面接受项目工作分解的结果,其二是部分接受项目工作分解的结果但部分项目工作分解需要做进一步的改进。这两种确认结果都要求使用书面的形式给出,以确保项目工作分解结果确认的正确性、合理性和权威性。这种工作最终需要给出确认的结果就是接受或拒绝项目工作分解结果和相关说明的文件。通常,如果项目工作分解结果没有获得确认和不为人们所接受,则人们需要中止或终结整个项目;如果项目工作分解结果得到了正式的认可和批准,就需要给出正式的确认和批准文件;如果项目工作分解结果的确认是有附加条件的,就需要将这些附加条件加入到有关的确认说明文件中。
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