项目工作分解是一项非常严密的分析和推导工作,因此需要采用一系列的逻辑推理与分析识别的方法。这方面使用的核心方法有如下三种。
(一)“自上而下”的项目工作分解方法
这是基于上一节中所讨论的项目工作分解层次模型的项目工作分解方法,是根据项目目标和产出物逐层向下分解至项目工作包,从而最终给出项目工作分解结构的方法。由于这种方法使用“自上而下”逐层分解的方法,因此被称为“自上而下”的项目工作分解方法。这种方法一般用于首次开展的全新项目,因为此时没有历史信息或同类项目工作分解结构模板可供参考,所以只能使用依据项目产出物去分解得到项目工作包的方法。这种项目工作分解方法的主要步骤如下所述。
1.根据项目目标分解给出子项目
如前所述,一般项目是根据组织使命和目标分解而来的,项目可以进一步分解成一系列的子项目(图4-9中的“工厂设计子项目”和“工厂建造子项目”),这些子项目可以进一步分解得到项目的系列产出物,然后根据项目产出物即可分解得到项目工作包。这种分解得到子项目的步骤或做法就是要分析和解答一个问题,即要实现项目目标,人们需要去生成哪些子项目。人们可借此给出项目工作分解结构第二层的子项目部分。图4-9给出了按项目目标分解得到子项目的示意图。
图4-9 按照项目目标分解得到子项目的示意图
2.根据子项目而分解得到项目产出物
在分解给出子项目之后,人们还需要进一步向下分解一层而给出项目的产出物(图4-10中的设计子项目和建造子项目产出物)。这种项目产出物是下一步分解得到项目工作包的根本依据。这种生成项目产出物的分解步骤和做法也要分析和解答一个问题,即要完成子项目,人们必须生成哪些项目产出物。人们可借此给出项目工作分解结构第三层的项目产出物部分。下面的图4-10给出了按照子项目分解得到项目产出物的示意图。
图4-10 按照子项目分解得到项目产出物的示意图
3.根据项目产出物分解得到全部项目工作包
在分解给出项目产出物之后,这种方法的最后一步是进一步向下分解一层给出项目的全部工作包(图4-11中最下一层的所有工作包部分)。使用这种方法分解得到的项目的工作分解结构多数是三层或四层,而项目工作包永远是整个项目工作分解结构中最下一层的部分。这种项目工作包的分解步骤和做法同样要分析和解答一个问题,即要生成项目产出物,人们必须开展哪些项目工作。人们可借此寻找给出项目工作分解结构最下层的项目工作包部分。所以这种方法分解得到的项目工作包都是与项目产出物对应的。图4-11给出了按照项目产出物分解得到项目工作包的示意图。
图4-11 按照项目产出物分解得到项目工作包的示意图
使用这种“自上而下”的项目工作分解方法的前提条件是项目本身具有一定的层次性和结构性,对于那些具有高复杂性和高不确定性的项目难以使用这种结构化和层次化的项目工作分解方法,所以这种项目工作分解的方法并不是适合所有项目管理的。
(二)“自左至右”的项目工作分解方法
这是在第二节给出的基于项目阶段的工作分解模型基础上给出的一种按照项目阶段分解给出项目工作包的具体方法。这种方法是依据项目全生命周期的阶段划分情况,然后向下分解给出项目工作包并最终给出项目工作分解结构。由于这种方法所依据的项目阶段是按照时间自左至右安排的,所以分解得到的项目活动包实际上具有自左至右的时间顺序关系,因而它被称为“自左至右”的项目工作分解方法。这种方法的项目阶段是根据实现项目目标的需要确定的,然后人们根据项目阶段去逐步分解给出项目所需的工作包并最终给出项目工作分解结构。这种方法适用于没有同类项目工作分解结构模板的情况下使用,是一种按照项目工作的时间顺序展开的结构化和程序化的方法。有关这种项目工作分解方法的主要步骤、内容和做法分述如下。(www.daowen.com)
1.根据项目目标分解给出项目生命周期的阶段划分
一般来说,这种方法首先要根据项目目标分解给出项目全过程中的项目阶段划分,所以“自左至右”的项目工作分解方法首先需要使用项目阶段分解方法,去将一个项目分解成一系列前后接续的项目阶段。项目阶段分解方法的基本原则和具体做法是:首先要确定项目全过程中存在哪些项目里程碑(工程项目也叫项目节点);然后将这些项目里程碑安排好时间的先后顺序,两个项目里程碑之间的项目过程工作就是一个项目阶段,从而就可以给出项目全过程的阶段划分了。这是从项目起点到项目终点按照“自左至右”去安排项目阶段,从而构成项目全过程(或叫项目生命周期)的具体方法。在这种项目阶段分解的过程中,人们不但要考虑项目业务过程,也要考虑项目管理过程对于项目阶段划分的需要和要求。下面的图4-12给出了按项目阶段分解方法去确定项目阶段划分的示意图,其中给出的项目定义与决策阶段的里程碑就是项目获得了最终批准(做出了项目的最终决策),其后面接续的项目设计和计划阶段就始于这个里程碑而终于给出项目全部设计和计划的里程碑。从时间顺序上说,人们只有在做出项目最终决策之后才能进一步去开展项目设计和计划,所以项目设计与计划阶段就只能安排在项目定义与决策阶段之后。
图4-12 项目阶段分解方法的示意图
2.根据项目阶段分解得到项目产出物
在分解给出了项目阶段之后还需要进一步向下分解给出项目产出物,这实际上就是一个项目阶段中生成系列项目产出物的组合。这种项目产出物的分解方法的基本原则和具体做法是:首先要依据项目阶段里程碑去生成项目产出物,即需要将一个项目阶段所需生成的项目产出物全部找出来;然后再按顺序给出。在这种项目产出物的分解过程中,人们必须充分考虑项目产出物的时间序列。下面的图4-13给出的就是按照这种原则和方法分解得到项目产出物的示意图。这种项目产出物的分解必须既要考虑项目产出物的完整性以有利于开展项目的分工合作,又要考虑项目产出物的相似性以有利于开展项目的管理。
图4-13 项目产出物分解方法的示意图
3.根据项目产出物分解得到项目工作包
这是“自左至右”的项目工作分解方法的最后一步工作,即分解给出项目全部工作包和生成项目工作分解结构。这种项目工作包分解的方法中最重要的原则是每个项目工作包必须能够生成一个完整的项目产出物。其具体做法是首先分析一个项目或项目阶段有哪些项目产出物,然后借此去分解和给出所有项目工作包的分解结果,以保证项目工作包与项目产出物一一对应。下面的图4-14给出了使用这种项目工作包分解方法得到的项目工作分解结构的示意图。
图4-14 项目工作包组合分解方法的示意图
(三)项目工作分解结构模板法
第三种项目工作分解方法是人们使用过去已完成类似项目所使用的工作分解结构作为新项目的工作分解结构模板,按照新项目的具体需要增删给出新项目工作分解结构的方法,即项目工作分解结构模板法。这种方法与前面讨论的项目活动分解平台模型的原理是一致的,只是这种方法是用来分解获得项目工作分解结构,并且这种方法既可以使用自己公司或组织的项目工作分解结构模板,也可以使用其他公司或组织的项目工作分解结构模板,甚至可以使用项目管理咨询公司提供的商业化的项目工作分解结构模板,然后根据新项目的具体需要去增删项目工作包从而给出项目工作分解结构。
这种方法可以使用前面给出的各种项目工作分解结构做模板,甚至可以使用前面给出的项目活动分解的平台模型作为模板。人们只要根据类似新项目的各种独特情况和条件,通过增加或减少这些模板中的项目工作包去给出新项目的工作分解结构即可。因为虽然每个项目都有自己的独特性,但是许多相同专业领域中的项目会与已完成的同类项目具有较大程度的相似性,所以这些已经成功完成的类似项目的工作分解结构就可以被当作新项目工作分解结构的模板使用。实际上一个企业或组织所开展的业务项目多数是同一专业领域的类似项目,再加上企业或组织的项目作业和管理模式相对稳定,所以企业和组织可以使用已经完成项目的工作分解结构作为新项目工作分解结构的模板。
另外,在很多专业应用领域中有一些标准化或半标准化的项目工作分解结构,这些也可用作新项目的工作分解结构模板。例如,图4-11和图4-12中给出的项目工作分解结构示意图就是一种半标准化的工厂项目工作分解结构模板。不管是特定行业提供的项目工作分解结构模板,还是企业自己根据历史项目给出的项目工作分解结构模板,实际上都是一种人们开展项目工作分解的经验累积。使用这种经验累积去开展新项目的工作分解是十分有益的,所以项目工作分解结构模板的方法是一种行之有效的和广泛使用的项目工作分解的方法。但是,在没有任何项目工作分解结构模板可用的情况下,人们就只有使用前面介绍的两种方法去逐层分解得到一个新项目的工作分解结构了。
综上所述可知,有多种可供使用的项目工作分解的方法。但是需要指出的是,对于不确定性很高的科研项目,人们不但没有项目工作分解的模板可用,而且在项目初始的计划阶段甚至无法知道项目最终产出物是什么和项目阶段应该如何划分,所以就没有办法使用上述各种项目工作分解方法,而只能使用“摸着石头过河”的方法,随着项目的开展逐步找出项目工作的内容和结构。另外,在某些情况下人们使用的“实物期权”的决策方法就是一种分阶段进行项目工作分解与决策的方法,这种方法甚至会将整个项目前期工作部分或全部放弃,而重新寻找后续项目阶段的工作。
当然,上述这些项目工作分解方法各自有确定和不同的适用情况。例如,人们使用最多的“自上而下”的项目工作分解方法,其最大优点是能够确保项目工作包分解的充分必要性(因为这有后面讨论和说明的“自上而下”的“充分必要”检验),从而使项目分解更加科学和有效;但是其最大缺点是这种方法不考虑项目工作包的时间顺序和安排。人们使用较多的“自左至右”的项目工作分解方法,其最大缺点是无法确保项目工作包分解的充分必要性(因为这种方法不便开展“充分必要”检验);但是其最大优点是这种方法充分考虑了项目阶段和项目工作包的时间顺序和安排。
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