项目全过程成本集成管理方法主要是针对项目所具有的过程性和集成性,去开展项目成本管理的一种项目成本集成管理方法。这种方法的基本内容包括:项目全过程的阶段划分方法、项目工作包与活动分解的方法、项目全过程成本估算与预算的方法、项目全过程成本控制的方法。这些项目全过程成本集成管理方法的先进之处在于,它们并不像传统项目管理方法只是针对项目成本开展管理工作,而是集成了对项目全过程中包括的项目阶段、项目工作包和项目活动及其方法等方面的管理工作,从而去实现人们设定的项目成本管理的目标。因为实际上项目成本是由于开展项目活动而形成的,所以只有集成管理好项目活动及其方法等各个方面,人们才能够实现项目成本管理的目标。有关项目全过程成本集成管理方法的介绍如下,具体将在后续章节中做深入而详细的讨论。
(一)项目全过程的阶段划分方法
项目是一种人们通过开展项目活动,将各种项目所需占用和消耗的资源,转化成人们所需要的项目产出物的独特过程。项目的过程性使得任何项目都具有明确的时间起点和终点所界定的项目全过程,而且项目的过程性还使得项目全过程具有明确的阶段性,即每个项目的全过程都可以按照某种标志或方法划分成一系列的项目阶段。在项目全过程中的每个项目阶段都有自己的独特任务和明确的项目阶段起点和终点,最重要的是每个不同的项目阶段都有自己完整而独立的阶段性项目成果。通常人们使用最多的项目全过程阶段划分的标志或方法是按照工作的相同性和工作结果的完整性去划分项目的阶段,所以不同的项目及项目产出物会导致不同项目有不同的项目阶段划分结果。
但是,一般性项目的全过程应该划分成四个阶段,即定义与决策阶段、设计与计划阶段、实施与控制阶段和完工与交付阶段。其中,项目定义与决策阶段始于项目提案而终于项目起始决策,这一阶段的工作结果或里程碑就是项目方案的界定和项目起始决策的确定;项目设计与计划阶段始于项目起始决策而终于项目设计方案和计划安排的确认,这一阶段的里程碑就是项目设计方案的敲定和项目集成计划与项目各个专项计划的确定;项目实施与控制阶段则始于设计与计划的确定而终于项目各种实施工作的终结,这一阶段的里程碑就是项目方案和计划任务的完成;项目完工与交付阶段始于项目实施的结束而终于项目成果的投入使用,这一阶段的里程碑就是项目的成果全面交付或项目成果投入日常运行。
由此可知,项目全过程成本集成管理的核心作用是将一个项目全过程的项目管理工作进一步划分成一系列的项目阶段的成本管理,从而使得项目成本管理更为有效和科学。
(二)项目工作包与活动分解的方法
如上所述,项目全过程是由一系列项目阶段构成的,而每个项目阶段又是由一系列项目工作包构成的,并且每个项目工作包又是由一系列具体项目活动构成的。例如,对于一个大型建设项目而言,人们首先将该项目(工程)划分成一系列项目阶段(见前述的项目四个阶段),然后进一步将这些项目阶段划分为一系列的项目工作包,进一步再将这些项目工作包划分为一系列具体的项目活动。所有项目全过程成本集成管理方法不但要有项目阶段划分的方法,还必须有关于项目工作包与项目活动的分解方法。
项目工作包与项目活动的分解方法是一种层次型的结构化分析与设计的方法,这种方法首先需确定出项目整体目标,然后根据项目整体目标去向下分解得到项目产出物,再进一步向下分解得到项目工作包,从而给出一个项目的工作分解结构。这本来是现代项目管理中范围管理的基本方法之一,但人们也必须借此将项目全过程分解成一系列项目工作包,进而将项目工作包作为项目成本初步估算和设计概算中确定项目成本的直接对象和依据,这也是基于活动的项目成本管理方法的基本方法之一。
同理,任何一个项目的工作分解结构中的项目工作包又都可以进一步划分成一系列的项目活动,这些项目活动都是为生成项目产出物或项目可交付物而必须开展的项目作业。这本来也是现代项目管理中范围管理的基本方法之一,但人们也必须借此将项目工作包分解成一系列项目具体活动,进而将项目活动清单作为项目成本详细估算和预算中确定项目成本的直接对象和依据,所以这也是基于活动的项目成本管理方法的基本方法之一。这样人们就可以将项目先划分成项目阶段,再分解成项目工作分解结构和工作包,最终分解得到项目具体活动的清单,从而可以使用基于活动的项目成本确定和控制的方法。对于项目全过程的分解所涉及的系列项目分解方法可用下面的图3-1给出示意和说明。
由图3-1可知,项目全过程成本集成管理方法中首要和基本的方法是项目阶段划分、项目工作分解和项目活动分解的方法,正是这一系列方法将项目全过程的成本管理细化成了基于项目阶段、项目工作包和项目活动的成本管理方法。这样人们就可以从对项目各项具体活动的成本管理入手,最终实现对整个项目全过程的成本管理。
图3-1 项目全过程工作与活动分解示意图
(三)项目全过程成本估算和预算的方法
项目全过程成本集成管理的核心内容包括两个方面:其一是合理地确定出项目全过程的成本,其二是科学地控制好项目全过程的成本。因此项目全过程成本集成管理的方法中就必须包括项目全过程成本估算的方法和项目全过程成本预算的方法,有关这两方面的方法介绍与讨论如下。
1.项目全过程成本估算的方法
在项目全过程成本估算中,人们需要根据上述三种详细程度不同的项目全过程的分解结果信息和资料,分别确定出项目初步估算、项目设计概算和项目详细估算三种不同的项目成本确定的结果,所以就会有三种不同的项目成本估算的方法。这三种不同的项目估算方法的基本做法大致相同,主要使用的是将项目各阶段成本、项目各工作包成本或项目各项具体活动的成本进行加总的方法。因此,项目全过程成本估算的方法就可以用如下的公式3-1给出示意。需要注意的是,当人们连项目阶段的划分资料也没有时,此时的项目成本初步估算就会使用类比法或参数法等更为粗略的项目成本估算的方法,这些方法将在本书后续章节进行讨论。
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其中:i=1,2,3,...,n;n为项目阶段数量、项目工作包数量或项目具体活动的数量;Ci代表第i个项目阶段、项目工作包或项目具体活动的成本大小。
2.项目全过程成本预算的方法
项目全过程成本预算是人们根据项目成本详细估算的结果和项目各方面的不确定性所带来的风险性成本确定的,所以这种项目成本确定的方法涉及两个方面的具体技术方法:其一是确定项目风险性成本的技术方法,其二是最终确定出项目成本预算的技术方法。如何确定项目风险性成本是项目成本预算的关键,这方面的内容将在后续章节中详细进行讨论。此处可以使用下面的图3-2给出项目全过程成本预算的示意。从图3-2中可以看出,项目成本预算是在项目成本详细估算基础上进一步增加了项目风险性成本而得出的结果。需要说明的是,项目业主和项目承包商各自应该有自己的项目成本预算,因为他们各自分担的项目风险不同,从而使得项目风险性成本不同,所以他们的项目成本预算是不同的,因此必须各自都有自己的项目成本预算。
图3-2 项目全过程成本估算与预算曲线示意图
(四)项目全过程成本控制和变更的方法
人们要实现对项目全过程成本的管理,首先是要合理地确定项目全过程成本的估算和预算,然后是要科学地控制好项目全过程成本以实现项目成本管理的目标,因此项目全过程成本集成管理的方法中还必须包括项目全过程成本控制的方法。
1.对于项目活动和活动方法的控制
由于项目全过程成本是在开展项目各阶段和各工作包中的各项具体活动时消耗和占用资源所形成的,所以对项目全过程成本的控制就必须从控制项目全过程的每项具体活动入手。人们需要通过努力消除与减少无效的项目活动和改善项目活动方法去提高项目活动的效率,从而减少项目活动对各种资源的消耗与占用,最终实现项目全过程成本的降低与节约和项目价值的提高。
2.对项目活动所需资源及其配置的控制
同时,人们还必须从项目各项活动消耗与占用资源的直接控制入手,通过科学合理的采购与物流管理的方法去降低资源消耗和占用,借助项目各种资源科学配置的方法去减少由于项目资源配置不当所造成的项目资源损失以及项目成本的提高。例如,使用第三方物流企业的专业物流服务,消除项目活动中可能出现的各种“停工待料”的资源配置方面的问题,从而控制好项目成本。
3.对项目成本结算与变更方面的控制
另外,人们需要进一步通过项目成本结算的方法、时间、币种和套期保值等途径去设法控制项目的成本,并通过科学合理的控制项目成本变更的方法去控制好项目的成本。例如,在大宗商品采购的项目中通过使用集中采购和购买期货到期实物交割以及在涉及外汇结算项目中通过科学选择币种和外汇套期保值等方法和途径,人们就可获得采购数量优惠和降低项目采购风险成本等方面的好处。
上述有关项目全过程成本三个方面的控制方法之间的逻辑关系可由图3-3给出示意,有关这些项目全过程成本控制的方法将在后续章节中展开详细的讨论。
图3-3 项目全过程成本控制的主要内容示意图
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