一个主动且有效的董事会或董事会领导下的委员会,可以提供重要的监督功能。因为管理层有逾越控制制度的能力,因此,在确保内部控制制度有效时,董事会扮演着重要角色。
(一)独立与质疑
董事会或监事会应独立于管理层之外。无论在什么情况下,董事会或其下的监事会均应提出必要的质疑。
(1)董事会是否会对管理层准备要去作的决策(例如,准备要进行的策略或重大交易)提出积极性的建议或对过去的营业结果(如预算差异)要求管理层提出解释。
(2)在小规模单位,董事会成员虽然全是公司的干部及员工,但董事会是否仍质疑及评查已进行的交易,提出不同的观点,并在必要时,采取适当的行动。
(二)子委员会
是否根据深入了解某些特殊事项的需要,在董事会下设子委员会。具体包括以下两个方面。
(1)是否设有子委员会。
(2)子委员会人数是否足够,为使其能适当处理重要争议,其对问题的了解是否充分。
(三)董事知识及经验
董事是否具备充分的相关知识、工作经验及时间。
(四)董事会与相关方联系
董事会、监事会与财务主管、主办会计、内部审计和外部审计联系的情况如何,提供指导及监督的程度如何。
(1)监事会是否与主办会计、内部审计及外部审计进行联系,讨论与财务报道程序、内部控制制度、评论及建议以及管理层的绩效有关的事项。
(2)监事会是否每年复核内部审计及外部审计工作的内容。
(五)资讯获取
提供给董事会及监事会成员的资讯,能充分及适时地监督管理层的目标及策略、单位的财务状况、经营成果及重大合约条款的程度。
(1)董事会及监事会获悉的资讯是否与单位的目标与策略、财务状况及经营成果、现金流量、重大合约条款等重要问题有关,能否用于监督单位的营运。
(2)董事会成员是否相信他们所收到的资讯是适当的和适时的,获悉资讯的程度与速度如何。(www.daowen.com)
(六)资讯评估
董事会及监事会评估敏感性资讯、调查结果及不当活动(如高层主管的差旅费、重大讼案、政府机关的调查、单位资产的侵吞、挪移或滥用、违反内线交易的规定,不法支付等)的充分性及适时性。
(1)董事会及监事会获悉敏感性资讯的程度与速度如何。是否制定有将重要资讯向董事会反映的程序规定。
(2)董事会及监事会是否能够充分而适时地评估敏感性资讯、调查处理不当活动。
(3)各种资讯是否能及时沟通。
(七)重要决定的监督
监督给付于高层主管、内部审计主管薪酬的决定及员工指派、免职的决定。
(1)凡按绩效计算的管理层的激励办法,是否均须经薪资委员会核准。
(2)内部审计负责人的薪俸及去留,是否经薪资委员会及监事会共同决定。
(八)高层道德观念的树立
董事会在树立适当的高层道德观念方面扮演着重要角色。
(1)董事会及监事会是否充分参与对高层道德观念有效性的评估。
(2)董事会是否采取某些措施,以确保高层道德观念的适当性。
(3)董事会是否明确要求管理层坚守行为守则的规定。
(九)董事会的监督行为
董事会监事会就其发现的问题必须采取必要的行动,必要时,应进行特殊调查。
(1)董事会是否指示管理层必须照办某些详细的行为规定。
(2)董事会对管理层行为是否进行监督,必要时,是否进行追踪。
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