（一）合同调查控制设计

合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。该环节存在的主要风险是：

①忽视被调查对象的主体资格审查，对方当事人不具有相应民事权利能力和民事行为能力，或不具备特定资质，或与无权代理人、无处分权代理人签订合同，导致合同无效或引发潜在风险；

②在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙受损失；

③对被调查对象的履约能力给出不当评价，导致合同对方当事人难以满足生产经营需要。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上，评价主体资格是否恰当。

②获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。

③对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。

④与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

（二）合同谈判控制设计

初步确定拟签约对象后，企业内部的合同承办部门应当在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平的原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。该环节存在的主要风险是：

①忽略合同重大问题或在重大问题上做出不恰当让步；

②谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益受损；

③泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于不利地位。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业的谈判策略。

②关注合同核心内容、条款和关键细节。具体包括合同标的的数量、质量或技术标准、合同价格的确定方式与支付方式、履约期限和方式、违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。

③对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。

④必要时，可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。

⑤加强保密工作，建立严格的责任追究制度。

⑥对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。

（三）合同文本拟订控制设计

企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟订合同文本。该环节存在的主要风险是：

①选择不恰当的合同形式；

②合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突；

③合同内容和条款不完整、表述不严谨、不准确，或存在重大疏漏和欺诈，导致企业合法利益受损；

④有意拆分合同、规避合同管理规定等；

⑤对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①企业对外发生的经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。

②严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，保证其协调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经营目标。

③合同文本一般由业务承办部门起草，由法律部门审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同，应当由法律部门参与起草；国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。

④通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。

⑤由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时，应注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。

⑥合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。

（四）合同审核控制设计

合同文本拟定完成后，企业应进行严格审核。该环节存在的主要风险是：

①合同审核人员因专业素质或工作态度等原因，未能发现合同文本中的不当内容和条款；

②审核人员虽然通过审核发现问题，但未提出恰当的修订意见；(www.daowen.com)

③合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同，导致合同中的不当内容和条款未被纠正。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

②建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、内部审计部门、法律部门、业务关联的相关部门进行审核，各相关部门应当认真履行职责。

③认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时，对合同条款作出修改并再次提交审核。

（五）合同签署控制设计

企业经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署并加盖企业合同专用章。该环节存在的主要风险是：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的合同被篡改，因手续不全导致合同无效等。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。对外正式订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。

②严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后，保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度地消除可能带来的负面影响。

③采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。

④按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。

（六）合同履行控制设计

合同订立后，企业应当与合同对方当事人共同遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。该环节存在的主要风险是：

①本企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务；

②合同生效后，对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充，导致合同无法正常履行；

③在合同履行过程中，未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况，或未能采取有效措施；

④合同纠纷处理不当，导致企业遭受外部处罚、诉讼失败，损害企业利益、信誉和形象等。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面、适当地执行本企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合同全面、有效地履行。

②对合同对方的合同履行情况实施有效监控，一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低。

③根据需要及时补充、变更甚至解除合同。第一，对于合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致，对原有合同进行补充；无法达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定；第二，对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜；第三，对方当事人提出中止、转让、解除合同的，造成企业经济损失的，应向对方当事人书面提出索赔。

④加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。企业内部授权处理合同纠纷的，应当签署授权委托书。在纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

（七）合同结算控制设计

合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审查，也是对合同执行的监督，一般由财会部门负责办理。该环节存在的主要风险是：

①违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款；

②疏于管理，未能及时催收到期合同款项；在没有合同依据的情况下盲目付款等。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。

②未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。

（八）合同登记控制设计

合同登记管理制度体现合同的全过程封闭管理，合同的签署、履行、结算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记。该环节存在的主要风险是：合同档案不全，合同泄密，合同滥用等。

为了制约上述风险的发生，企业应当采取以下控制措施：

①合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭管理。

②建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本的遗失。

③加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。

④规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。

合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理活动的重要痕迹，也是企业风险管理的主要载体，为此，合同管理内部控制指引强调，企业应当建立合同管理的后评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时采取有效措施加以改进。