（一）存货控制的内容

虽然企业的业务以销售和生产为主，但财物管理不善，同样会使企业经营失败。一般管理者均十分注重现金和有价证券的管理与控制，而忽视财物存货的管理。通常认为内部控制的主要目的是防止和揭发欺诈舞弊，而财产物资则不易被窃，因此，没有必要实行严格的控制，这就完全忽视了内部控制事实上具有比防止舞弊更为重要的功能。

事实上，存货控制为一般生产企业中最复杂又最需要的一种控制，存量的计划及其实施涉及单位各个部门的业务，如生产、销售、采购、财务及会计等；存货种类多、范围广，渗透企业整个经营过程，如需对商品、产品、在产品、原料、购进的零件及物料等进行控制，直接影响到对顾客服务的好坏，生产成本的高低，营业收入以及资金的周转等。为了适应瞬息万变的经济环境，如何适时采购？如何获得低廉价格？如何适应生产需要？如何计算经济采购量以降低储存成本？如何避免物资积压以加速资金周转？如何防止发生呆废料以免造成损失？如何做到安全保管？这些都是十分重要的管理与控制工作。良好的内部控制是提供正确的存货数据、销售成本数据及报告准确数量的工具；不健全的存货控制会导致存货成本、产成品成本及销售成本失真，会导致财务报表中所反映的财务状况及经营成果虚假，从而影响单位各管理机构不能发挥应有的作用。加强存货控制，有利于解决生产阶段的供需矛盾，以尽可能少的存量满足生产和经营的需要，以缩短生产周期，减少物资积压，节约流动资金，并能稳定生产秩序。

存货控制的最根本任务是要设计能够决定各阶段的需要量、发放量及其预测方法、各阶段的标准库存量和安全库存、需要、供给、发放和补充的方式，以及能够明确地检查预测量和实绩之间差异的库存管理系统。必须使购进、保管、发放作业合理化，使库存品调动记录合理化，并且需要完备的有关库存的资料。要搞好库存控制，必须考虑下列影响因素。

（1）销售因素。即要考虑订货量的多少及其波动与订货的频率；考虑销售预测的可能性与预测值和实绩之差（预测误差波动的精确度）；考虑适应需求服务的条件，如要求立即交货或容许拖延时间很短，即要加大库存，反之，可减少库存；考虑销售途径，即考虑是直接销售还是间接销售，前者要求存量大，后者要求存量小。

（2）生产因素。库存控制应考虑生产类型与生产方式，即考虑是大量生产还是单件或批量生产；考虑生产过程中各道工序中的库存；考虑产品特殊化的程度，即各种产品在各工序阶段的在产品都要以符合通用化、组合化的形式保持适当的存量；考虑生产的灵活性，库存应适合于灵活、机动生产的需要；考虑生产能力与仓库能力；考虑优质保管等。

（3）时间因素。即应考虑从订货准备、购进、生产、检查、验收等筹备时间的需要。

（4）运输因素。即应研究运输场所、距离、方法和当时库存量的全部成本，最大限度地降低等问题。

（5）费用因素。即应全面、综合地研究和调整库存费用，以争取最小的库存耗费。

存货控制的宗旨既在于防止损失和滥用，作为采购与销售计划的依据，又在于保证生产与销售的需要，防止存量过剩或不足。存量控制是存货管理的中心问题，必须建立一定的政策、计划及标准，以便于管理控制者遵照执行。

存货业务控制主要包括以下内容：

第一，编号控制。

对存货的分类编号是存货控制的第一步。如果每一种存货都有一个确定编号，存货分类就可以实现系统化、永久性与确定性，就有利于进行材料收发、管理、书写、记录、编表等工作。

编号的方法很多，如流水编号法、分段编号法、类级编号法、小数编号法、数字示意编号法等，唯有类级编号法最适合于材料的编号。该种编号利用不同的数字及不同的位次，代表不同类、级，例如，第一位数字代表大类（一级），第二位代表中类（二级），第三位代表小类（三级）……。假如采用十位数字编号：第一位数字为材料管理别代号，如［0］表示集中管理材料，［1］表示非集中管理材料，［3］表示待分类材料，［5］表示呆料，［6］表示废料，［7］表示下脚料等；第二位数字为材料性质分类代号，如［1］表示电器材料，［2］表示机械器材，［3］表示建筑材料等；第三位数字为材料性质别分类明细项目代号；第四位至第八位数字为各类材料编号；第九位数字为核对码，供电子计算机自动验证材料编号是否正确；第十位数字为材料使用价值别代号，如［0］表示新料，［1］表示旧料，［2］表示废料。存货编号应以便于确定存货种类、规格、节省工作时间、利于机器处理为原则。一种存货只能有一种编号，一种编号只能代表一种存货，一一对应，防止重复混乱；编号中，每一位数字都有不同意义，使人一见编号，即可知道是什么存货；编号位数越少越好，可节省书写工作，便于机器处理；每个单位均应编制一份材料分类编号表，便于查对。

第二，记录控制。

存货记录是存货控制的重心，只有正确记录，才能提供有利于控制的资料。存货记录的主要内容有：过去每月、每年需用量；实际库存量；已经订购数；已经装运及何日可以到达数量；自请购至到货的所需时间及此期间内耗用数量；最高标准存量及最低标准存量；经济采购量及批次；存货单位成本及总金额等。上述记录，有些是现成的，有些需要查询，有些可根据过去的统计资料获得，有些要根据各种因素事先设定。无论什么样的数字，都应完备无缺，才能进行有效控制。

第三，发货控制。

存货领用时，应由生产部门签发领料单，用料部门持单去仓库领货，被授权人审签后，仓库人员填制出库单，并照单发料，及时送会计部门登账或作为成本计算或费用分摊的依据。

对发出加工制造的各种物料，更应建立必要的控制，监督盘点其数量和状况的变动。对在产品的控制，应包括定期盘存检验程序，防止废品、次品的增加。在发运业务中，所有产品都要经过审批后才能办理装运手续。由销售部门签发销售发票或销货通知单，仓库部门据此签发出库单，用以发货；发运部门应填制多联式装运单，分送保管、会计等部门。

领料单必须根据用料单填制，一式三份，一份领料部门留存，一份作为仓库的收据，第三份通知会计部门作为分摊成本依据。

用料单位如有剩余物料，应填退库单，将余料退回仓库。退料手续及记录方法与收料时相同。

第四，存货成本控制。

为了正确地计算存货采购、使用和销售的价值，应实行必要的存货成本控制，它是存货内部控制的一个重要部分。存货成本从理论上讲包括购进价格及运达买方仓库的一切费用，如运费、装卸费等，但由于有些零星费用归属问题不好确定，只能记入间接费用。存货使用或销售价格一般按单位沿用的方法计算，如简单平均法、加权平均法、先进先出法、后进先出法或计划价格法等，但不得随意变动，应保持前后一致。如采用计划价格核算，对已使用料的差异应进行分摊调整。

第五，盘存控制。

加强存货或销货成本内部控制的另一项重要措施是采用存货永续盘存制。导致存货的账面记录与实际库存数量往往不符的主要原因有：收料时点收差错；验收单数量与实际入库未核对而发生不符；发料数量错误；物料账中的收入、发出、结存数量记错；被盗或因受损失未经处理认定；库存中消耗等。通过盘点和核对存货记录，做到账实相符，最后确定库存数量与价值，为正确进行存货采购、使用和销货的成本分配提供必要数据。永续盘存制还有利于控制存货的增减变动，提高存货记录的正确性和可靠性，及时揭露或防止对各种存货项目的盗窃、浪费或损毁等行为。

追查实物与记录是否相符的方法是实地盘点存货，盘点方法有全部盘点、轮流盘点及经常查点等方式。全部盘点一般在年终时进行，多为定期盘点；轮流盘点既可以是定期盘点，也可以是不定期盘点；经常查点则为不定期的随时盘点。任何单位理应将盘点办法列入管理制度，明确规定盘点目的、盘点工作组织及职责、盘点时间表、盘点方法、盘盈盘亏处理以及盘点所用标签、表单、报告等格式。

第六，存货控制报表。(www.daowen.com)

为了更好地反映和分析存货管理工作，存货控制还应编制下述报表。

（1）存货收发存状况表。借以反映各种存货的收入、发出及结存数量，供决定再行采购和互相调拨之用。该表每月、每半年或每年定期编制。

（2）废坏料损失报表。借以反映废坏料名称、数量、金额及损耗率，供考核存货管理完善状况。调度适宜性与使用有效性。该表每周、每旬或每月编制一次，编报时间越短，其控制作用越大。此外，还应编报废坏料处理报表。

（3）盘盈盘亏报表。借以反映盘盈或盘亏物料的名称、数量、金额及原因等，供考核存货管理水平及记录可靠性之用。该表一般在每次盘点后编报。

（4）用料变更损失表。借以反映无效能的用料损失，供考核用料部门用料计划性与有效性之用。

（5）周转率分析表。借以反映各种材料使用情形，供促进管理控制之用，对周转率很低的物料，应提醒注意并及时处理。

（二）存货控制主要措施

存货控制有以下主要措施。

（1）存货管理与生产、销售的计划和预算应协调一致。

（2）对存货库存水平进行计划和管理，以便使存货的订购成本、持有成本和缺货成本达到最理想的水平。

（3）负责存货永续盘存记录的职员应与负责采购、仓储、运输等业务的职员职责分离。

（4）除了那些金额不大、重要性不高的存货以外，其他存货应采取永续盘存制，并及时对总分类账进行核对和调整。

（5）存货记录由计算机处理。

（6）永续盘存记录应包含金额和数量。

（7）永续盘存记录应反映出存货收发的最新动态。

（8）永续盘存记录由存货保管人员以外的职员负责。

（9）合理设计存货的存放地点和保管设计。保证存货免受自然人和人为的损失。

（10）对各类存货分别指定专人进行保管。

（11）存货的收发情况及存货保管过程中发生的意外情况，应由存货保管人及时通知会计部门。

（12）存货保管人应在审查领料单、销售发票、发货单和提货单等单据后，才能发出存货。

（13）领料单、销售发票、发货单和提货单等单据应预先顺序编号、妥善保管、严格控制。

（14）定期检查存货，以便及时发现存货的短缺、毁损和呆滞等情况，并及时做好有关的记录和处理工作。

（15）因存货变质、过时等原因造成的存货价值的变化，应予以合理地估计并正确地进行记录。

（16）定期（特别是在年末）对存货进行盘点。盘点由存货保管人以外的人员参与，并把盘点结果记录于盘点表。盘点表应由专人进行审核。

（17）永续盘存记录和实地盘存记录如果发生差异，应及时进行处理，处理要经审批，并正确入账。