任何单位的物料采购工作主要包括：决定应购入的物料项目及数量；决定最适宜的采购时间与采购数量；决定最适合的采购方式；办理订购手续，签订购买合约；催索供货单位交货；验收到货并填制验收单；处理购货退回及折扣事项；采购凭证送会计部门列账；依购买合同规定，如期结算货款；保存每一采购事项的完整记录。采购内部控制的基本原则是将采购工作与验收记录及付款结算分开，其基本做法有以下五个方面。

（一）请购审批

物料采购的第一步工作是由用料部门或生产控制部门或仓储部门提出物料请购单。请购单应根据采购预算填制，请购单应填制购料名称、编号、规格、品种、需用数量、需用日期、请购单编号及请购主管核章等项；请购单应填制数份，一份由请购部门存查，一份送采购部门办理，有的单位也规定须先通知财务或内部审计部门。采购部门办理好采购后，可连同订购单或购买合同副本，退回请购部门，表示所需的材料已经订购。

（二）选择订购

物料采购的第二步工作是由采购部门根据审批后的请购单选择供货单位和填制定购单。采购部门在整理请购单后，应根据物料的来源及市场竞争情形，拟订采购方式（集中采购或分散采购）及日程呈报核准后，选择供应单位。在选择时，应充分考虑价格高低、质量好坏、交货日期、交货条件、运输费用、供货单位社会信誉等，以力争能购到物美价廉的物料。

供货单位确定后，应初步确定购买的物品及数量、价格，并征询会计部门支付条件后，方能正式办理订购单。订购单应填明供应单位名称及地址，订购材料的名称、规格、品种、数量、单价、总价与折扣，交货日期、地点，付款及其他条件，订购日期，订购单编号，填制与核准人等；订购单还应根据实际情况增列各种附加条款，如运输方式、意外灾害处理、包装及保险费用负担以及在何种情形下退货等。订购单是买卖双方事前承诺履行的交易契约，只要双方同意的事项而又不违背政府法律规定的，原则上均可列入。订购单通过核准后，采购部门留一份副本存查；正本两份寄给供货单位，一份由对方签字邮回，表示已接受订货，另一份由对方供内部作业之用；交请购部门副本一份，表示所需物料已经订购；交收料部门副本一份，作为以后核对收料之用；交会计部门副本一份，作为核对发票之用；交其他部门副本一份或数份，如交给检验部门、法律部门、内部审计部门等。很多企业的订货单需办妥三方面的手续后，方可编写：确定所需采购的项目；索取公开标价单；取得财务部门允诺付款等。

订购单寄出后，经一段合理的时间后尚未得到答复，采购部应立即追查，询问对方是否接受订货；如已到交货日期，尚未交货，应催促交货；采购部门应有专人负责追查工作，可以采用信件、电报、电话或口头等多种追查方式，追查过程应进行详细记录，以备日后查阅。

（三）验收入库

所购物品到货后，无一例外地要进行数量及质量验收。按照内部控制的要求，其验收工作应由独立于购买、存储和运送部门以外的验收部门进行，其职责是查明所收货物的数量；查明货物品种、规格、质量是否符合要求；填写验收报告；立即将所收货物送交存储部门。目前，我国大多数单位均由仓库部门自行验收，自行填制入库单，但这样不符合控制要求，至少材料部门或其他人员应参与验收工作。验收单位如未收到订购单，概不收料。验收单应编制四份，一份送采购部门，一份附在订购单上以示结案，一份附在发货票送交会计部门作为结算依据。货物未经验收不得核准发票，发票应选送至采购部门，由其加盖订单号码、收到日期及验收戳记；采购部门将核准的发票与收料单核对后，一并交会计部门；会计部门将发票与订购单比较后，核算收货的总金额，制作发票，转由出纳备款；出纳付款后在发票上加盖“付讫”及日期戳记，与订购单副本一并归档。所有发票及凭证应由被授权者批准。

值得注意的是，进货发票在核准付款前，应具备书面证据以资证实。

①发票上所列货物应根据正式订货单办理，两者所示的单价、数量与其他条件均相符；

②发票上所列货物，已经验收部门收讫，并编制验收单；

③发票上的乘积、直加、折扣及其他计算，均经验算无误；

④凭证上已列明会计科目。

验收中，如发现商品短缺、退回或折让等，应开具借项通知单。

（四）退货处理

购进的物料如发现不合规格、质量不符或其他不合订购条件时，应及时与对方商量退回、更换或折让等事宜。一般可采取以下四种处理方式。

（1）将材料退回卖方，取消订购合同，所有运费应由对方承担；有时可要求赔偿损失。

（2）不合格材料退回更换，运费应由卖方负担。(www.daowen.com)

（3）如不合格材料不退回卖方，应由双方商洽折减一部分价款。

（4）不合格材料如由买方代为加工，加工费应由卖方负责，在货款中扣除。

发生退货及折让时，应由双方协商解决，同意后应由采购部门编制退回及折让通知单，分送有关部门，作为处理依据，送交会计部门的通知单，可作为冲减应付账款凭证。

采购作业一般流程如图3 3所示：

图3-3　采购及应付账款流程图

①由储存部门或用料部门填制请购单；

②由采购部门填制订购单或其他契约；

③由检验部门验收并编制验收报告；

④储存部门对照验收报告收料入库，如有差异，应报告给会计部门；

⑤会计部门比较购货订单、验收报告及卖方发票，如果发票经核准付款，则编制凭证；

⑥凭证移送出纳处付款。

（五）采购报表控制

为了更好地反映、分析和控制采购业务。一般要编制以下五种管理报表。

（1）市场分析报表，反映现在及预测未来材料或商品供需状况。

（2）购进材料明细报表，分别列明向各供货单位所购材料的种类、数量及金额，并注明违约次数等。

（3）采购作业分析表，即分析采购作业的好坏、衡量采购工作绩效的报表。主要列明采购中心订购材料数量、实际验收数、退回及折让的百分率、如期交货百分率、自接到请购单至办妥订购手续平均耗用时间、自请购至材料到用料部门平均耗用时间等数据。

（4）采购费用分析表，详细反映每种材料单位运费、装卸费及采购成本等，以便与上期实际成本及计划成本比较。

（5）价格变动分析表，分析市场价格变动情况，检讨单位采购工作，以助于适应市场变动需要。