(一)目标设计
目的或目标不同于希望,它们产生于严密而具体的思维,并使人员和组织为了实现它们而努力。目标的实现程度应当可以验证,目标能起到激励作用,并把个人的工作积极性引导到改善部门和单位的经营管理、提高经济效益和社会效益中去。任何管理者最基本的责任应该是保证组织有一个目标网,一个把个人、部门和单位目标结合在一起的目标网,一个既有总目标又有具体目标的目标网。
设计目标有传统方法和目标管理法两种方法。传统方法是由上级决定目标,并把它强加给下属。这种方法可能会引起下属的不满,也不能充分发挥下属的才智和能力,存在着严重的弊端。目标管理法是让下级在上级确定的范围内建立目标。上级提供范围,下级就目标提出建议,上下级取得一致意见后制订目标,下属对自己的工作进行规划和控制,这就给予了目标制订参加者们更多的机会。目标管理过程包括先确定最高主管部门的目标、明确组织机构的目标、确定下属人员的目标等。目标管理法能导致管理工作水平的提高,有利于明确组织机构的作用与状况,能诱发人们对自己的工作成效控制承担责任,能使规划工作更加有效,有助于开展有效的控制工作。目标管理的评价方法、激励方法、系统方法及长远看问题的方法在管理中得到广泛应用。但是,目标管理法也存在着原理不清、指导方针不明、难于确定、趋向短期、不灵活、未形成网络、随意武断、没有坚持可考核性、过分强调数量指标、标准不适当等弱点。
(二)策略、政策和经营规划设计
1.策略(战略)设计
策略(战略)是一种军事术语,含有一种对抗的意思,但现在已经很普遍地被用来反映企业经营的一种概念。军事上的战略是指规划军事行动和战场的部署等。企业管理上的策略是把单位置于有利的环境之中,作出最基本的和具有深远意义的规划,意指为全面实现目标而部署的工作重点和资源利用的方法。如品牌策略、精品意识等。策略既包含目标、政策,也包含经营规划。策略的总目的就是通过一系列的主要目标和政策来决定和说明所设想的单位状况如何,策略指明了一个统一的方向、重点的部署和资源安排,但没有确切地说明如何去实现目标,主要是指单位的经营思想和行动而言的。正因为它对指导规划工作有用,而且是重要的控制方法,所以,把它从规划中单列出来。策略具有控制作用,在于它不仅能够根据本单位的弱点与力量制订出解除外部威胁与抓住机会的对策,而且还在于它是最高管理部门的职责,一种对各级都有制约作用的精神;同时,还在于策略是一种长期观点,而不是短期行为。
2.政策设计
政策也是一种规划,主要表现在规划中的文字说明,以此沟通或指导决策工作中的思想和行动。所以,有人说政策是决策的指导方针,一种政策反映一种目标并指导管理者和职工通过思考与判断去接近目标。政策的范围包括制定政策、保证政策和目标的一致性以及促成目标实现。政策有助于将一些问题处理方式先确定下来,使不同的人面对同样的问题选择相同的处理方法,并给其他规划提供一个全局性的概貌,从而有利于管理者有可能控制全局。政策的规定有利于缩小决策的范围,限定了决策的幅度。政策层次与机构设置层次相适应,如有单位政策、部门政策及基层的小政策;政策也往往和某一机构职能相关,如财务政策就与财务职能相关。
一个单位有多种多样的政策,如招聘政策、提拔政策、奖励政策、销售政策、价格政策等。政策一般可以分为明确的政策和含蓄的政策两类。以书面的或口头的形式作出规定,即为明确的政策,它向决策者们提供了选择方案的依据。如有的单位明文规定了其吸收具有中级以上技术职称的管理人员的政策或规定了公平招工的政策等。如果把政策寓于既定模式的决策之中,并不写出或说出,即为含蓄的政策。含蓄政策的存在,第一,因为没有必要作出明确规定,只需要按领导者处理问题的方法行事即可;第二,因为有些政策羞于提出或者是不合情理甚至是违法的,不便明确规定。如有的单位不接受女大学生,虽无明文规定,但事实是这样做了。
3.经营规划设计
制定经营规划包括作出具体的安排以及去完成由策略规划确定的目标和政策。经营规划确定了为实现目标的方法、财力和时间。经营规划是策略规划的产物,是一种为了在一定时间内达到某些特定目标,在考虑有关的环境之后所采取的手段。经营规划应详细地反映出规划内容、规划时间、执行地点、执行方式和执行负责人等。综合性经营规划也叫规划,它包括为实施既定方针所必需的目标、政策、程序、规划、任务委派、所采取的步骤、使用的资源以及其他要素等。经营规划的类型有以下两个方面。(www.daowen.com)
(1)程序、规则。
正如政策是思考和决策的指南一样,程序是行动的指导。它规定了如何处理未来活动的例行方法,它详细地说明了必须完成的某种活动及应当采取的准确方式。程序在一个单位无处不有,而且多种多样,越到基层,其规定的程序也就越细,数量也就越多,其原因是要更加审慎地进行控制。程序和其他规划一样,也具有层次性,既有最高领导者的决策程序,也有各主管部门领导人的办事程序,还应该有基层人员处理具体业务的程序;业务执行程序往往要经过好几个部门或好几个人,例如,采购业务程序就要跨越供销、材料、仓储及会计等部门;如果政策只是指导决策的方针,程序就是一种决策的结果或实现目标的方法。例如,单位政策规定职工可以享受休假待遇,程序就要规定如何具体执行这种政策,如确定采取轮休方式,以免影响生产;规定假期内工资支付办法及差旅费报销范围;规定申请休假方法及应办理的手续;规定销假与报销的办法等。程序虽然不能保证完全满意的效果,但有益于特别业务的处理,有益于节约时间和精力,促使业务处理的规范化和制度化。
规则也是一种规划,它往往是一种最简单的规划,它同其他规划一样,也是从选择方案中所选取一种行动或一种处理问题的方法。规则要求按一定的情况采取或不采取某种特定的行动,它不同于政策,虽然规则也起指导作用,但人们运用它们时,没有自由处理权。规则与指导行动的程序有关,但它不说明时间顺序。可以把程序看作是一系列的行为规则,但规则不一定都是程序的组成部分,因为有些规则可以单独出现,或不连贯出现,如“禁止随地吐痰”或“禁止在车间内吸烟”等,都与任何程序无关。
(2)预算。
预算是决定某一预期时期内(一般为一年之内)收入和支出量的规划。预算作为一种规划,是以数字表示预期结果的一种说明书。有反映收支的财务预算;有涉及经营方面的预算,如费用预算、销售预算、生产预算、原材料预算等;有反映资本支出情况的预算,如基本建设费用预算;有说明现金情况的预算,如现金预算。预算是基本的规划工作手段,也是一种控制方法,它反映了规划的要求,可以用来作为控制的切实标准。
预算规划工作就其精确性、详细程度和拟订的方法而言,有相当大的不同。某些支出或成本对整个时期来说都是固定的,而不管销售或生产的规划和实际完成情况之间的差别影响,反映这种固定成本的预算称作固定预算,如折旧、维修、资产税、保险费和其他基本管理费用预算等。而有些成本随实际的销售额或产量而变,如用于产品生产的直接动力、原材料及某些企业管理费和车间经费等,对它们的预算为可变的或灵活的预算。另一种是专项预算或方案预算,如企业要研制特定产品时,就要编制专项费用支出预算;政府机构要解决某种问题,要达到某种目标、就必须编制方案预算。还有一种新的预算方法,即把可变预算和方案预算结合起来的方法,称为零基预算。零基预算是把每一项都作为一项新的规划提出,事事都从零开始,把所要达到的目标和为实现这些目标所需要做的工作从始点做起,这种做法可以促使规划工作做得更完善,而又不依赖于过去的规划。事实上,预算工作的主要优点就是它促进人们去作规划,而做得很完善。
经营规划除了上述内容以外,还有时间安排规划,即就一项确定完成特定活动的时间期限进行规划。无论是简单的还是复杂的,时间安排均是一种关键性的规划工具。
(三)决策
决策渗入全部管理机能和过程,它是从体现某种工作方针的各个选择方案中进行选择,是规划工作的核心部分。只有拟订了决策,才能说有了规划,决策是管理者的中心任务。决策实质上就是解决问题,合理思考和决定方案就是解决问题。(如某些事情发生了,它需要回答;某些事情应该得到更好地处理,或者应该做些新的事情等,这都需要解决问题。)决策的过程已经描述过,这里主要关注决策方法。
要进行决策,首要要提出问题与确定诊断问题,为了更好地把握现实,一般应进行系统思维来确定问题。在假设条件与获得事实阶段,应获得全部事实,更主要的是要有选择地获得关键事实,事关问题关键的事实就是能够决定成败的问题。当人们充分地了解了事实以后,头脑中就已经形成了一种或几种解决问题的方案,事实掌握越多,解决方案的数目也就越多,但人们必须通过研究和判断,借以发现各方案的限定因素或战略因素,以利于进一步评价方案。选出一些决策方案后,就应对其进行评价,然后再从中选出一个或多个最有利于达成目标的方案,这是决策的最后一步,也是关键的一步。评价工作既要考虑定量因素,如各种固定费用、经营费用等;还要考虑定性因素,即那些无形的从而无法定量的因素,如劳资关系的特点、技术变革的风险、政治气候变化等。在比较方案中,理应对数量和质量因素要同样重视。评价方案时,要进行边际分析、费用效果分析,要反复权衡;每一种方案对实现目标有多少贡献,是否符合单位既定的决策;每一种方案实施起来所费大不大,费用和收益相比的结果如何;怎样才能贯彻得更好等。选取方案时,应充分考虑三个方面的根据:第一,经验。要认真地总结过去的经验,正确地对待经验,要把经验作为分析问题的基础,而不能仅凭个人经验作为未来行动的指导;第二,实验。对准备选取的方案要进行实验,并仔细观察它们所发生的结果,然后加以确定;第三,研究和分析。首先,应了解问题本身,对影响每个方案实施的关键变量、限定因素,应研究前提条件及相互之间的关系;其次,要把每个方案分解成有待研究的组成部分和各种定量与不可定量的影响因素,然后加以详细地推敲,如使用持平法、报酬矩阵、决策树、存货决策分析、线形规划、排队理论等定量分析方法。研究和分析方法的一个主要特点是拟出一个模拟问题的模式,以便于执行中对照检查。
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