任何小型单位都可采用简单控制法或业务循环控制法。
(一)简单控制设计方法
根据单位主要经营业务和容易发生错弊的环节所采取的简便易行而有效的控制方法,即为简单控制方法。其主要内容有以下六个方面:
第一,预算标准控制。
(1)采取简单的计划预算控制方法,以帮助了解管理中的失控及弱点,如财务收支是否平衡、资金是否过剩或短缺、周转是否正常、存货是否过多或不足、成本是否太高等。
(2)确定工作目标和作业标准,或建立简单的标准成本制度,以衡量工作绩效。
第二,程序、记录控制。
(1)简单规定各种业务处理方法及工作程序,使一切作业可按规定顺利进行,并有基本的牵制。
(2)任何经济业务的发生都要取得原始凭证,各类销售发票、订货单、验收单等原始凭证要进行顺序编号。
(3)合法的经济业务要及时、完整地登记入账,总账记录要与明细账记录定期核对,及时纠正差错。
(4)定期编制简明的业务报告和财务报表,彼此了解业务执行情况,财务月报表要详细揭露收入和费用中的差异。
第三,货币资金控制。
(1)每日现金收入要及时入账,当天要全数解存银行,尽量减少单位库存现金。
(2)现金支出要按规定支付,并进行严格控制,以防止重复付款,避免发生差错。支付款项尽量用顺序编号的支票支付。
(3)注意现金安全保管与记录正确,应经常不定期地盘点库存,核对记录,查明不相符的问题。
(4)无论何种付款,必须取得批准和核对清楚原始凭证后方能支付。
(5)每月要与银行对账,并编制银行账户调节表,其副本应存档备查。
第四,债权债务控制。(www.daowen.com)
(1)经常清理债权债务,将记录与往来单位核对,并查明不合法的债务。
(2)采取有效措施收回应收款,并及时处理坏账损失。
第五,工资费用控制。
(1)根据职工花名册和考勤记录核对工资计算与实发工资数。
(2)经常了解工资总额变化、工作效率及工资费用在成本中的比例。
第六,存货设备控制。
(1)经常检查实物存放处是否安全,并定期盘点、核对实际存量与账面记录是否相符,分析有无超储和库存不足的现象。
(2)对重要的保管职位进行定期轮换,以利于暴露问题和促进责任心。
通过上述简单控制,一定能大大减少重要错误或未能及时查出重大欺诈的风险。如果单位的规模足可以使出纳、记账、保管等工作分离,控制就可以达到一定的合理程度。万一有关重要职位得不到分离,单位主管人员应主动参与某些重要的控制活动,如集中审批、检查、核对等权限,以防止隐瞒欺诈或错误。
(二)循环控制设计方法
循环控制方法是指按照主要业务循环体系所实行的控制,如进行收入循环控制、支出循环控制和生产或加工循环控制等。
(1)收入循环控制包括收入与应收账款控制和现金收入控制;
(2)支出循环控制包括购货控制,验货控制,应付账款控制,应付工资控制和现金支付控制;
(3)生产或加工循环控制包括实地盘存控制,永续盘存控制,成本控制,验收领料控制与装运控制和财产与设备控制。
上述业务循环控制方法既适用于小型单位,也适用于业务不多的中型单位,它可以用最小的代价,确立最基本的内部控制制度,强化单位管理,增进单位安全。
由于小型企业受到人事限制,企业所有者或经营者应积极参与并替代有关的控制业务。
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