以文字或图解描述的各种内部控制制度即为制度文件。内部控制制度的主要文件有组织系统图、工作说明书、方针、程序手册和业务流程图等。组织系统图、工作说明书及职责划分表等表达了职责划分情况；方针和程序手册、业务流程图或工作进程图等表达了业务处理的程序和方法。

（一）组织系统图设计

组织系统图主要是描述单位内部各阶层的组织机构，以显示每一职位在单位中的地位及其隶属关系与纵横关系。现代企业组织庞大，部门众多，层次不一，关系复杂，只有用组织系统图把它描述出来，才能使人一目了然。从组织系统图中，可以准确地知道每一个部门或主要工作人员应对谁负责，在其指挥监督下的是什么部门或个人；还可以看出部门与部门之间、个人与个人之间的相互关系。组织系统图是采取图表方式，概括地标明职责划分的一种方法，每个单位都应该绘制本单位的组织系统图，以便明确地表示其职责划分概况。在设计组织系统时，应注意以下几个问题：

（1）要充分了解与分析单位的机构设置状况，特别要注意调查组织机构的层次结构、隶属关系、横向联系等情况。

（2）要充分了解各机构及有关个人的职权与责任范围。

（3）组织系统图以“方框”表示机构，以“直线”表示联结关系，同一层次表示平行关系，上下层次表示隶属关系，使之一目了然。

目前，国外企业组织主要有两种形态，即以职能为基础和事业部门为中心（详见图1 4和图1 5）。

图1-4　职能型组织系统图

两种组织形式所不同。采用职能型组织，各所属厂类似我国的各车间，只负责生产制造，不负收支盈亏责任，生产以外的管理工作和核算工作由有关处室分别管理，如销售由业务处负责，材料由材料处统购，其他业务由公司各有关主管处室办理。事业部型组织的各事业部负全部产销盈亏责任，一个事业部就如同一个独立的小公司，这种组织形态适合分散管理及责任中心制度，国际上的很多大企业都采用这种管理组织形式。单位组织系统究竟采用何种为宜，其层次及部门如何设计，应根据单位性质、业务范围及管理者的理念而定，制度设计人员应与管理当局详细研讨，然后作出恰当的决定。无论采用何种组织方式，均要有利于管理。

（二）职责划分表设计

一个单位有很多业务，也有很多部门，各个部门职责的划分应该详细且明确，使每一事项的发生都有负责部门去处理，做到不重复、不遗漏；如果一项业务需要两个以上部门共同完成时，各部门应负责任的范围也应该有明确的规定。职责划分表是进行职责划分的一种具体方法，它比组织系统图更能具体详细地表明职责划分情况。进行职责划分表设计时，除了应注意系统图设计时应注意的问题外，更重要的是要明确各部门或有关个人的职责范围；每一项业务发生后，要由哪些部门处理，有关部门应负事项处理哪些方面的责任；对同一事项业务处理，职责划分有无重复或遗漏现象等。此外，职责划分应采取表格形式。

（三）工作说明书设计

工作说明书是描述工作性质的文件，实质上是职位工作说明书，它是职责具体划分的一种重要方法。其表示方法是将单位中每项工作的职位编制一份详细的说明，用来反映担任该职位的人应该履行的任务及其相应的权责。其主要内容有以下八项。

（1）工作名称；

（2）工作部门或地点；

（3）工作概述；

（4）应负职责；

（5）所使用的机器及设备；

（6）工作过程或操作程序；

（7）所予或所受的监督；

（8）工作条件或其他规定等。

工作说明书主要用来告诉员工应该做的工作、为什么要做、如何去做以及应达到的期限、数量和质量要求。工作说明书可以使职工明确单位对他的工作要求以及他应该做什么和不应该做什么，既可避免越权行事，也可防止推卸责任；工作说明书也可以为考核职工绩效与工作态度提供具体标准。编制工作说明书，应详细了解每个职位应负的职责范围及与其相邻职位的关系；当工作性质发生变化时，应对该项工作说明书及时进行修改。

（四）方针和程序手册设计

方针和程序手册主要是指以书面形式来规定管理当局的指令及同类业务处理方法的形式，也可以说是以书面形式来详细描绘处理方针与程序。编制方针和程序手册时应注意的问题是：

（1）应了解管理层对业务处理的方针要求，以便编制总则说明。

（2）应详细了解各类主要业务应遵循的处理要求与处理过程，借以编制各类业务处理程序说明。

（3）程序说明既可以按业务分类制订，也可以按部门经管的内容制订。

（五）业务流程图设计

业务流程图是系统程序图的一种。程序图是将一项制造过程或工作周期用图示方法系统地进行描述，其中包含足够分析用的细节和作为改善方法的依据。程序图有多种图示技术，如操作程序图、流程程序图、线图、多动作程序图、人机程序图、操作者程序图等。每一种程序图设计都是为了便于管理者能直观地了解目前的工作过程。程序图是用标准符号由线条连接表示的。

业务流程图是利用图解形式描述各个经营环节业务处理程序的一种图示。它显示了凭证和记录资料的产生、传递、处理、保存及其相互关系，从而直观地表达内部控制制度的实际情况。也就是说，把各种业务凭证、资料所通过的部门、各部门应处理的作业和信息流向等在一张图上表示出来，对于无法在图中表示的问题，可用简要文字进行说明，作为流程图的附件。用特定符号编制的流程图表示业务处理的标准化程序，可以直观地反映某项业务处理的全过程，它是实现管理现代化的一项基础工作。

业务流程图一般是根据主要经济业务的经营环节编制的，编制业务流程图的技术要点包含下列八项。(www.daowen.com)

（1）充分了解业务处理程序。绘图前，应做好详细调查，熟悉每一个经营环节或业务的内容与处理程序及其与前后环节的相互联系，应反复核实有关文件凭单的填制、传递和保管。

（2）运用特定的符号和线条。流程图的最大特点是用特定符号和线条来描绘整个过程。所有设计图例说明书一定要预先规定每一个符号、每一条线条所代表的意义。一般地说，图例说明要尽量标准化，以便在一个系统内统一掌握和方便检查控制。

（3）标明不同环节或业务流程线。流程图绘制一般是以每个业务环节为一个单元。在图内划分为若干栏，分别代表经办业务的部门或人员。在每栏上端标明涉及的部门或人员，以明确岗位职责。流程线始于左上角，从上至下，从左到右。线条、符号之间的关系要尽量表述清楚，尽量避免使用交叉线，不可避免时，要尽量保持线条的含意清楚。

（4）列示职责分工及相关控制措施。在流程图中，必须标明各项业务处理的分工，以便测试分析业务的授权、批准、执行、记录等控制措施是否合理有效，既要注意流程图的合理性，又要注意简单易行与适当的控制。

（5）注明每张文件凭单的出处与去向。各业务环节的文件通常来自或流向企业外部、不同业务环节以及有关环节的有关部门。这些都要在流程图中加以描绘，如果有关文件已归档或正常销毁，均应作出说明。

（6）说明会计记录编制。利用特定符号标出会计记录的有关凭证、账册及其填制人员，而且要说明它们的保管与存放地点，以便于查阅。

（7）附加图解注释。流程图内的符号或线条往往代表不同的文件、凭证、账册或报表，某些控制措施难以用图例显示，需要注释或文字说明，以便于理解。

（8）试验、修改与颁布。流程图绘出后，要组织有关人员进行认真讨论，并进行局部试验或修改，经过实践证明的流程畅通、切实可行的流程图方可确定为某项业务的标准化程序，再由单位负责人颁布执行，作为控制业务活动的标准。

编制流程图的规则有下列八项：

（1）平面制图法；

（2）图中的竖行表示职员或部门；

（3）避免叙事性说明；

（4）使用符号板绘图；

（5）业务流程应自业务发生起直至进入永久性档案的终点或销毁止；

（6）当流程图无法在一页内表示，可采用多页续接的方式；

（7）当一个制度分布在几个方面时，应将最主要的路线画在主图上，其他的路线则应在分开的流程图或用脚注说明；

（8）流程图应尽可能简单明了。

类似业务流程图的还有工作进程图，它是利用简单图形及符号表示工作过程的一种图示。工作进程图简单明了，特别有助于对工作过程的分析与改进。进程图原来仅用于工程方面，泰勒的学生吉尔勃期是第一个将它应用于非工程方面。以现金报销为例，它的进程图如图1 6所示。

图1-6　现金报销进程图

（六）工作分配图设计

以简单图形及符号表示有关工作在部门间的分配情况，即为工作分配图。工作分配图的主要功能有三个方面。

（1）表示各部门的工作分配情形；

（2）说明各部门及各工作人员所负担的工作是否均衡；

（3）表明工作有无重复、有无退回。

工作分配图的构成简单明了，十分有助于对工作分配的研究分析，详见图1-7。

图1-7　工作分配图

（七）表单分送图设计

以简单图形表明表单分送情形，即为表单分送图，它表明各种表单分送是否适当、有无必要。详见图1 8。

图1-8　表单分送图