如果把所有控制方法都当作控制措施来理解,并非不可以,但这里主要是指方针政策控制措施(合法性措施)、记录控制措施(可靠性措施)和财产控制措施(安全性措施),这些控制措施都以特定的控制目标为对象,甚至采用的是特殊的控制方法,其适用的范围受到局限。
(一)方针政策控制
方针政策控制主要是指以单位的方针政策及计划预算作为其控制手段。每个单位的经营方针体现了管理者的经营思想,也决定了单位的经营方向及总体计划和预算,它是指导和控制各业务部门及有关人员进行业务活动的有效工具。单位的经营方针、经营政策及计划与预算既要符合国家的经济政策,又要符合经济发展的趋势,应随着国家经济形势与市场需求的变化而不断地、及时地进行调整和修正。单位的经营方针、经营政策及计划与预算不仅要明文规定,而且要纳入单位的规章制度,作为考核实际绩效的一种依据,并要督促各部门照章执行,以保证经营活动的合法性和合规性。预算控制是最常见的一种合法性控制,它使用财务预算手段来控制财务收支,以保证单位收支预算来制约单位本期总收入和总支出;以投资预算来控制添置设备和扩大经营规模的投资支出。为了有效地发挥预算控制的作用,一要明确承担预算责任的部门或人员,二要及时提供预算执行情况、存在的问题及原因,三要进行预算指标分解与落实,把单位所有部门和个人均纳入预算控制范围之内。
(二)记录报告控制
任何管理的形式和程序都要有对行动负有责任的授权记录,在正式说明经营状况和经营成果时,应有记录报告制度。涉及管理当局的经营控制和决策制订的各种经济业务,必须迅速载入入账记录,记录业务处理过程中的一切事项,并进行分类、汇总与报告,对经营成果要作出及时、准确、简明、易懂、可靠和利用确定会计责任的说明。
要使各种记录有效,必须要进行可靠性控制,各种记录资料的可靠性主要来源自经济业务的真实性及反映的合理性与准确性,各种资料的记录反映应符合其内在联系的规律性。要保证会计记录的可靠性,必须采取以下五方面的措施。
(1)建立会计凭证的审核制度。对会计凭证的内容和连续编号进行审查,对各部门或个人领用的空白凭证进行登记,并定期检查其使用情况。
(2)建立账账核对制度,要定期或不定期地进行账账核对,特别要进行总分类账与有关明细账的核对。
(3)建立复核制度。对凭证填制、记账、过账和报表编制进行复核,做到账证、账账、账表相符。
(4)建立分批控制和检查差错的制度。按经济业务的特点划分批别,或按经济业务发生的时间进行经常性地检查。(www.daowen.com)
(5)采用科目控制、凭证控制、账簿控制、报表控制、核算形式控制及电算化控制等。
(三)资产管理控制
资产管理控制是指为保护财产的完整和安全所采取的控制措施。一个单位要拥有为经营而使用的财产,而经营的成功又与有效地使用这些财产密切相关。内部控制要使这些财产的使用限制于管理当局所授权的目的。实行安全性控制,不仅要求对业务活动实行合法性控制和授权控制,对生产、销售、成本实行目标性控制,对每个环节实行职务分管控制,对会计核算资料和会计信息实行可靠性控制;也要求对单位的财产物资建立健全入库和出库手续与安全保管制度,及时记账核对,进行财产清查。具体来说,有以下五方面的控制措施。
(1)建立严格的入、出库手续。任何财产物资的购进、领用、销售均要填制合格的凭证,进行准确地计量,及时记录入账和进行结算。特别要重视现金销售和购进的控制。
(2)财产物资要实行“永续盘存制”,即在账上随时反映出结存数额。
(3)建立安全保管和科学保管制度。在安全保管方面,如在选择库址、库防设施、安全保卫等方面,均要有一定的制度。在科学保管方面,如进行科学化编号(如“四号定位”)和合理的码垛(如“五五码垛”)等,便于发料、盘点、核算、做到账卡及账实的核对,同时有利于提高工作效率。
(4)建立定期财产清查制度。
(5)建立管理档案的保管制度。对各种管理资料(如会计财务资料、计划统计资料、业务核算及其他管理资料)均要编造清册,定期清查,妥善保管。
在西方国家企业里广泛实行“职务轮换”控制,不定期地调动包括财务人员在内的管理人员的职务。
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